オフィス用品の総務購買ワークフローも工夫が必要

2010年12月30日
申請系ワークフロー(ビジネスプロセス)として頻出の『調達購買』は、「支出総額の抑止」が大きなテーマ。

まずは「小さな支出」の削減の積み重ねが大切だが、その為にも「購買一元化」と「交渉力強化」を推進したい(SRM: Supplier Relationship Management の王道)。
すなわち各部署からの申請は、極力「商品名」に対して必要数量(希望数)を申請してもらう形で行ってもらいたい。以下の例では、プリンタ用紙やトナーなどの消耗品から、ソフトライセンス、チラシやカタログなどの販促ツール等まで、幅広い調達業務が想定されている。





ちなみに、全体予算の都合などから総務部門によって「申請した数量」が変更されて調達された場合は、その事実を明示的に知りたい。その場合は、「雛型が異なるメール文」が自動的に(しかもCC決裁上司で)届く仕組みにしておきたい。(フロー最下流に「メッセージ送信中間イベント(Email)」)


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