先日紹介した「出退勤申請フロー」では、出退勤時刻の報告が行われずに締め切りを過ぎた場合、勤怠ステータスが「休暇」となる仕組みとなっていました。ということは、出退勤申請フローの処理記録、すなわち出勤簿を見れば、本人や上司、管理部門は、いつ休暇を取ったのかを確認することができるのでしょうか?

いや、ちょっと待てよ。。。出退勤申請を忘れてしまって、出勤したのに休暇になってしまっている可能性もあるのではないでしょうか?そもそも、「休暇」については、事前に申請し、上司に承認されて初めて取得できるものですね。

管理部門は、「休暇申請」と「出勤簿(出退勤申請の記録)」を突き合わせて、毎月の勤務実績を確認しています。出勤簿では休暇となっているのに、該当する申請が提出されていない場合は、、、出勤簿の修正(再申請)か休暇申請(事後申請)を依頼することになります。管理部門の余計な手間を減らすためにも、出退勤申請や休暇申請は正しく行い、月末には抜け漏れがないかを自ら確認するのが望ましいですね。

[休暇申請フロー]

新年度も半月が経ち、新入社員も新しい環境に慣れてきた頃ではないでしょうか?
この2週は、「出退勤報告フロー」「日次報告フロー」とふたつの新入社員向け(とも限りませんが)のワークフローを紹介しました。毎日、きちんと「報告」してきた方なら、ワークフロー基盤の操作にもすっかり慣れたと思います。

第581話:新入社員は勤怠報告でワークフローに慣れよう!
第582話:毎日の業務報告で1日を振り返ろう!

このふたつのワークフロー、見比べてみると(使ってみると)、とてもよく似ていることがわかります。

  • 毎朝、自動開始され、全社員の[マイタスク]に入れられる
  • 社員が報告し、上司(リーダー)が確認する
  • 締め切りが設定されていて、それまでに完了しないと自動終了する

「出退勤時刻」「業務内容」と報告すべき内容は異なりますが、ワークフローの大きな流れは同じです。それなら、ひとつにまとめちゃえば良いのでは?!


[出退勤・日報フロー]


春というより初夏のような日が続いていますね。桜はもう見納めでしょうか。

前回は、新入社員も毎日行う「出退勤報告フロー」について紹介しました。初期値や入力画面を工夫することで、入力負荷を軽減し、毎日きちんと報告されることを念頭に設計されていました。毎日きちんと報告する、と言えば、日報もそのひとつでしょう。研修期間中であれ、配属されてからであれ、「実施した業務」や「日々の学習事項」を上司や先輩に報告することは、新入社員にとって大切な仕事と言えます。

日報を通じて、ビジネスマナーや仕事の仕方を学んだり、上司や先輩、あるいは他の社員とコミュニケーションを図るきっかけにもなります。何より、1日を振り返り、学んだことや気付いたことを整理する機会は、新しい環境では特に大切ですね。

[日次報告フロー]

春、桜の季節、新生活の季節です。
今日から新年度、多くの会社で入社式が行われます。新入社員が配属されると、上司や先輩社員、あるいは人事担当者が会社生活のアレコレをレクチャーすることになります。その中にはきっと「勤務報告の仕方」も含まれているハズですね。

「働き方改革」や「裁量労働制」が話題となることが多い昨今、労働時間を適正に記録し、把握できるようにすることは非常に重要です(勤怠管理)。古くは紙への記入やタイムカードへの打刻にはじまり、ICカードでの打刻、専用の勤怠報告システムなどなど、様々な方法で出勤・退勤時刻の記録、報告が行われていますが、汎用なワークフローシステムを利用するのもひとつの方法です。

「出退勤報告フロー(勤怠報告フロー)」は、基本業務パックで紹介した「稟議フロー」「物品購入依頼フロー(調達購買フロー)」「立替金精算フロー」と合わせて、『ワークフローの4大アプリ』と呼ばれることもあります。クラウド型ワークフローを利用して、勤怠管理を行うことで、次のようなメリットがあります。

  • テレワーク/リモートワークや外出の多いスタッフも、作業場所や外出先から記録できる
  • 毎日の処理により、新しいメンバーもワークフローの操作に慣れることができる
  • 組織に合わせて、継続的に、使いやすく改善できる(働き方改革にもつながる)


[出退勤報告フロー]
過去2週に引き続き、クラウド型ワークフロー『Questetra BPM Suite』にプリインストールされている「基本業務パック」の業務について紹介します。

第3弾は「立替金精算フロー」(経費申請フロー)です。
第464話:立替金精算依頼を回す(基本業務パック) (2016-01-04)

領収書をスマホ撮影した画像をメール添付して申請する業務フローです。逐次申請することで、領収書画像との対応を管理しやすくするところに主眼があります。これは「スマホ撮影の領収書画像で領収書原本を破棄できるようになる制度」を念頭においた業務プロセスとなります。

[立替金精算フロー]


先週に引き続き、クラウド型ワークフロー『Questetra BPM Suite』にプリインストールされている「基本業務パック」の業務について紹介します。

第2弾は「物品購入依頼フロー」です。
第463話:物品購入依頼を回す(基本業務パック) (2015-12-28)

消耗品から設備備品まで、社員であれば誰でも購買を依頼できる業務フローです。「購入判断保留中」や「納品待ち」などのステータス管理が自動化されているため、いつでも進捗を確認することができるようになります。

[物品購入依頼フロー]


「第577話:作業依頼フローこそ、ワークフローの基本」では、どんな組織にもオススメできる業務として「作業依頼フロー」を紹介しました。クラウド型ワークフロー『Questetra BPM Suite』にプリインストールされている業務フロー(アプリ)のひとつですが、他にも3つの業務フローがプリインストールされています。今回から3回にわたって、「基本業務パック」の業務について紹介します。

第1弾は「稟議フロー」です。

第462話:稟議書を回す(基本業務パック) (2015-12-21)

社員が稟議書を「申請」し、申請者の上司が「決裁」する、シンプルな業務フローです。外部支払金額が100万円以上の場合は、役員の「承認」にも回るような流れになっています(24時間放置で自動承認)。

[稟議フロー]