ワークフローサンプル: 2015/12

2016年版の「基本業務パック」を考える。

今回はシリーズ第２弾、シンプルな「物品購入依頼」を紹介する。

この調達フローは、「買うべき／買ってほしい」と思ったモノを、気楽に申請できるワークフローだ。
つまり「コピー用紙」「飲料水」「洗剤」といった消耗品から、「机」「掃除機」「パソコン」といった備品まで、、、社員であれば何でも申請できる。ただし、実際に購入されるか否かについては調達部門に委ねられる。特に、必要性や緊急性が判断しづらいものについては、「購入判断保留中」のステータスが長く続くことになる。

なお「10万円を超える申請」については、「事前に『稟議フロー』にて決裁承認されていること」が購買条件となる。

[物品購入依頼]

2016年版の「基本業務パック」を考える。

今回はシリーズ第１弾、シンプルな「稟議フロー」を紹介する。

何ということはない、基本的には、

社員が稟議書を「申請」し、
申請者の上司が「承認」する。

それだけの業務フローだ。

この業務フローは、オンラインのワークフロー・システムに「慣れる」には、ちょうど良いテンプレートだ。入力フォームにある「注記」（入力ヒント）をアレンジする程度で十分だ。それでいて長く使える可能性も高い。。

紙の稟議書を止めようと考えている方、
MS-Excel や Google Spreadsheet での稟議書管理に限界を感じている方

は、無料のワークフロー基盤『Questetra BPM Suite』にインポートし、まずは小規模チーム内で試運転してみてほしい。

[稟議フロー]

前回は『法人番号システム』（Web-API 機能）との連携事例を公開した。

◇2015-12-07: 顧客マスタを「法人番号システム Web-API」でクリーニング

この業務プロセスは、「取引先の商号が変更されていないか」を、毎週自動チェックする仕組みだ。日曜日の朝6時に自動的に開始される。人間は、「顧客マスター」（XML）に修正すべき点が発生したことを、自然と検知できる。

ただ「全ての取引先が法人番号を持っている」と言う前提に立っている。つまり、全ての取引先について、1件1件「Web-API 機能」に問い合わせているのだ。現実には『法人番号』を持たない取引先（個人事業主や海外企業など）も存在する。

以下の業務プロセス定義では、「顧客マスター」にダミー番号「9999999999999」（13桁の9）の存在を許容する。

すなわち、海外顧客など法人番号を持たない取引先は「13桁の9」を登録するというルールだ。また『Web-API 機能』へのリクエストも、10件ずつ行う仕組みになっている。

[取引先マスタ登録商号の自動チェック２]

『会社名（商号）が変わります』
『グループ再編で取引会社が変わります』

取引先から「社名変更の通知ハガキ」が届くことは多い。しかし、この手のハガキだけを頼りに「取引先マスタ」のメンテナンスを行う、、、と言うのは、実に心もとない。

2015年12月1日、日本政府は『法人番号システム』の『Web-API 機能』を稼働させた。

もし、アプリケーション側が「取引先の法人番号」(13桁数字)を把握していれば、取引先の商号や所在地等の登記情報をいつでも参照できる。加えて「商号変更」「吸収合併」「会社解散」などの変化情報（処理区分）についても検知できるようになったのだ。

以下のワークフロー定義は、この『Web-API 機能』を活用し「商号変更」を自動検知する仕組みだ。

ここでは、ワークフロー基盤に「取引先マスタ」（Business-Connection.xml）が存在していることを前提にしている。つまり、「取引先マスタ」に登録されている商号が登記情報と同一であるかを確認している。毎週日曜日の朝に自動実行される設定だ。

[取引先マスタ登録商号の自動チェック]