ワークフローサンプル: 事業方針

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「通帳のログ、転記してるの？」

日本の銀行は「通帳」という冊子をくれる。ATM に挿し込めば、入出金の記録を全てキレイに印字してくれる。しかし「通帳」が紙としての冊子である限り、そこに記載された情報にアクセスできる人間が限られてしまう。かと言って「銀行帳.xls」に手入力するのもメンドウだ。

以下の業務フローは、銀行の入出金ログを Google SpreadSheet に流し込むという業務だ。

銀行のオンラインサービスで入手できる「入出金ログ」をインポートすれば、指定した SpreadSheet に、自動的に追記される仕組みとなっている。この例では「みずほ銀行」や「多くの地銀」が提供している『ANSER-API形式』というタブ区切りファイルを取り込むスクリプトがセットされている。

「オンライン通帳」とでも言えば良いのだろうか。。。便利だ。

[入出金のログ登録]

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前回は日本における「民事訴訟」について、そのプロセス図（BPMN図）を紹介した。（BPMN: Business Process Model and Notation）

以下は日本における「刑事訴訟」の裁判プロセスを表している。

このプロセス図は、刑事裁判における「三審制」や「簡易裁判所の位置づけ」の概要理解に役立つ。また「民事訴訟」の裁判プロセスと比較することで「民事訴訟と刑事訴訟の違い」についても理解できる。

例えば、民事裁判では「簡易裁判所が第一審」の場合の控訴審が「地方裁判所」になっているのに対して、刑事裁判では「高等裁判所」にてその控訴審が開かれることは、意外と認識されていない。あるいは、民事裁判では「原告」による「訴状の提出」が裁判のきっかけ（トリガー）になっているのに対して、刑事裁判では「検察官」による「起訴状の提出」が裁判のきっかけとなっている点も、フロー図で認識することで理解が進む。

法律文にせよ、社内規定にせよ、その「ルール」を理解するうえで「プロセス図」は欠かせない。

＜参照＞

※ いま日本で導入検討されている「司法取引」は、起訴状を提出するこの「検察官」が主人公だ。はたして犯罪組織の「黒幕」を供述させることができる制度になるか、注目されている。

[刑事裁判フロー]

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およそ「ルール」と呼ばれるモノは「文字」で記述されている。

法律
行政手続
社内規程
学校の校則

そして、その中には「手続きの流れ」についても記述されている。

言うまでもないが、もし『プロセス図』があれば「ルール全体を理解させる／する際のコスト」を大きく下げることができるだろう。前回紹介したプロセス図「法律案の審議プロセス」も、日本の立法ルールを理解するには非常に有用だ。 (BPMN: Business Process Model and Notation)

以下に紹介するプロセス図は「民事訴訟の裁判プロセス」だ。

日本における「司法ルール」が描かれており、「三審制」や「簡易裁判所の位置づけ」を理解するに有効な図と言える。例えば Web サイト「裁判手続きのご案内」にこの図を貼り付ければ、サイト訪問者の理解に資することは間違いない。
※ http://www.courts.go.jp/saiban/syurui_minzi/index.html

ちなみに、以下の業務プロセス図が、「民事訴訟」のうち「通常訴訟」（個人の間の法的な紛争）に限定して記述されている点に注意されたい。（刑事訴訟・行政訴訟・特許訴訟・家事事件・少年事件などは含まれない）

[民事裁判フロー]

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「なるほど、日本では『衆議院』と『参議院』の両方で審議されて法律ができあがるのね」

もし、この基本的な仕組み（だけ）を理解させたい場合であれば、前回紹介した業務プロセス図（業務フロー図）は少し情報量が多すぎる。見やすい／理解しやすいとは言えない。つまり、可能性がある様々なフローを詳細に記述しているが故に見づらいのだ。

確かに、これでも「現実的に選択されうる経路」に絞って記述されているのだが、、、（例えば）注目されるべき「60日ルールの流れ」（参議院審議が長期化した際の、衆議院による再可決成立）が理解しやすいとは言い難い。もし「公民科の教科書」や「新聞の記事」で利用するなら、更なる「簡素化」を検討したいところだ。

以下の業務プロセス図は、前回の業務プロセス図を簡素化したモノだ。
業務手続きの「骨格」を説明するためのフロー図と言っても良い。「現実に発生しうる手順」が一部省略されてはいるが、仕組みを理解したり、審議ステータスを確認したりする上においては不都合ない。（後議院が「修正可決」した場合など）

[法律案の国会審査２]

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「法律案の成立プロセスが分かりにくい」

日本の法律は日本の国会で作られている、、、そこまでは誰でも知っているのだが、「どのように作られているか？」（ルール・手順）となれば、ナカナカに説明しづらい。

そもそも国会の『業務』には、「法律案の審査」以外にも、、、「予算」や「内閣総理大臣の指名」、あるいは「条約の締結に必要な国会の承認」をはじめとする承諾や承認、「内閣不信任決議案」をはじめとする決議など、様々な業務がある。もちろんそれらの業務プロセスはそれぞれ似ているのだが、違うところも少なくない。たとえば、最近毎日のようにメディアが伝える「60日ルールで再可決」といった手順は、「予算」を決める業務においては存在しない。

以下は、国会における「法律案を審査するプロセス」だ。「みなし否決」（60日ルール）の位置づけも良く分かる。

ちなみに、ココでいう「プロセス」に、議院運営委員たちの「根回しプロセス」は含まれない。（そんなモノは複雑すぎて書ききれない…）

[法律案の国会審査]

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「"値引き要求" に応じてでも、売りたい！」

もちろん業種に依存する話だが、ビジネスの現場において「承認が必要な見積書」が必要になるケースは少なくない。「納期」や「見積金額」などが微妙に違う見積書、、、が何枚も必要になることだってある。

しかし上司にしてみれば、似たような「見積書」をタクサン見せられても、スグには承認できない。

「納期」はコレで良いのか？
「値引金額」はコレで良いのか？？
「見積有効期限」はコレで良いのか？？？

承認者のシゴトは、他の見積書と比較して判断するコトだ。（転記ミスや誤植を探すのがシゴトではない）

以下の見積承認プロセスでは、見積データが承認された後に、自動的に「見積書PDF」が生成される仕組みだ。承認判断の工程では、業務データに集中して承認できる。たとえば、過去に承認した見積書や、過去に否決した見積書の［データ項目］を比較して判断する事もカンタンだ。

当然のことだが、このワークフローに従って日頃の見積承認業務を処理していれば、見積データが綺麗に蓄積されていく。また、承認された見積書PDFも全て自動的に蓄積されていく。前任者のナレッジも引き継ぐことが出来る。すばらしい。

[見積承認フロー]

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『業務プロセス改善』（Business Process Improvement）なる言葉がある。

BPI などと略して言う人は、かなり重度の「カイゼン病」だ。しかし、常日頃から「業務プロセス」のあるべき姿（To-Be）を妄想し続ける事はスバラシイ。所詮、全ての日常業務は科学技術の進歩とともにカイゼンされるべき存在なのだ。『業務プロセス管理システム』（BPMS）なんてカイゼンを構想するためのツールにすぎない。そうだ。カイゼンなくして、成長なし！（荒、鼻息）

さて、、、各社員が「業務カイゼン案」を報告する業務プロセスは、これまでにも紹介してきた。すなわち

前々回のサンプル、社員自身がいつでも自発的にカイゼン案をエントリできる仕組み
前回のサンプル、なかば強制的にカイゼン案をエントリさせる仕組み

の2つのフローは、組織として改善アイデアを集約する上で非常に有効な仕組みと言える。

しかし、アイデアと言うものは、ふとした瞬間に舞い降りてくるもの。特に、「良いアイデア」ほど、舞い降りてくるタイミングが悪い。。。寝床の中、トイレの中、風呂の中。。。そして次の瞬間から徐々に揮発していく。（もう少し都合良いタイミングで舞い降りてきて頂きたいものだ。 by ピタゴラス）

そんな時には、（防水）スマホのメーラで「アイデア」をメモしておこう。

以下の業務プロセス定義は、「アイデア乱文メモ」をメール受信するとメール送信者のマイタスクに下書き保存しておく仕組みが追加されている。つまり、次に仕事デスクに座った時に、その「アイデア乱文メモ」を清書しキチンとした「改善案」として提出するのだ。

[カイゼン提案フロー（強制割当・メール開始対応）]

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業務プロセス管理（BPM）の目的は、「継続的な業務改善」だ。

確かに、一度「業務プロセス定義」を作成すれば、業務データは効率よく受け渡しされるようになり、業務標準化の名のもとノイズの少ない業務データが蓄積されていくだろう。つまり大きく改善された気になる。しかし一方で、もしそのままその「業務プロセス定義」を使い続けたとすれば、やがて業務の進め方は陳腐化し市場環境の変化に対応できなくなるだろう。

言うまでも無い話だが、継続的な改善を実現するためには、「業務プロセス定義」の改良案が社内から自然と湧き上がり続けることが望ましい。すなわち、

【業務の流れ】をXXXの様に変えてはどうか？
【入力画面の文言】をXXXの様に変えてはどうか？

といった改善案が各社員の自由意思によって継続的に発信されるべきだ。前回記事『業務プロセスを改善するための業務プロセス!?』では、全社員がいつでも提案できる環境について考察した。

ただ、現実的に継続的に課題を指摘し続ける事はムツカシイ。そこで今回は前回サンプルをさらに拡張し、なかば強制的に改良案を提出させる仕組みについて考察する。

[カイゼン提案フロー（強制割当対応）]

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業務プロセスを改善し続けたい。みんな、そう思う。

「フロー」を変えたい
「データ項目」を変えたい
「チーム編成」を変えたい

とは言っても、(a)「改善すべきポイント」が何なのか？、を把握できている上司は少ない。いくつもの課題を把握できているとして、(b)今どの改善の優先度が高いのか？、も把握している上司は珍しい。更に課題の優先度を把握しているとして、(c)どの様に改善すべきか？、まで把握している上司はほとんど居ない。。。

業務プロセスを改善するプラットフォーム（BPMシステム）があっても、実際にルールの変更を行うのは人間だ。

コンピュータが、会社の方針、メンバの個性、社会の情勢、、、などを理解して、人間に対して「このような改善が宜しいかと」と、、、「あるべき業務プロセス」を提言してくれる日は残念ながらマダマダ先の話だ。まずは改善すべきポイントの把握から、地道に実践していくしかない。

a. 改善ポイントの把握
b. 改善ポイントの優先順位の考察
c. 改善方針の策定（コンセンサス）

以下のワークフローは、（まずもって）、上司が「a.改善ポイントの把握」を行えるように、現場社員が「改善ポイント」を提案する業務プロセスだ。仮に全社員が週に一つ提案するだけでも、相当な数の「改善すべきポイント」が蓄積されるだろう。

ちなみに、コレ、、、「言うは易し、行うは難し」だ。

すべての提案に対して、一律500円の報奨金を出す
最も価値ある提案に対して、毎月 MVP （Most Valuable Proposal）の表彰をする

などの工夫を講じるべきかもしれない。

[カイゼン提案フロー]

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「自動メールへのデータ埋め込み、便利だよね！」

誰かが開始させた『案件』が、業務フロー図を流れ、そしてフロー図の中の「とある地点」を通過する。すると、

自動的にメールが送信されたり、
自動的にPDF帳票が生成されたり。。。

そう、、、業務の自動化は、「業務コスト」を大幅に下げ、「ミスの発生」を減らし、「し忘れ」を撲滅する。特に【自動メール】は、社内の関係者に「業務アラート」として送信したり、社外の方に「受付完了通知」として送信したり、応用範囲が非常に広い。

以下は【自動メール】へのデータ挿し込み（差し込み）を体験できるサンプル（業務テンプレート）だ。

文字列型だの、日付型だの、ファイル型だの、、、色々なデータをメール本文に挿し込んだ際に、実際どの様なメール本文が生成されるのか？、を体験できる。以前、『【入力インターフェース】を体験できる』と言うサンプルを公開したら、意外にも人気コンテンツになってしまったので、いわゆる「二匹目のドジョウ」だ。いつもの記事にある様な「仕事の進め方についての考察」は、今回もなーい。（なんか寂しい）

★『文字列型(!)、日付型(!!)、ファイル型(?!)、掲示板型(?!!)』 (2014-02-24)

▽公式マニュアルはコチラ▽
M224 自動イベント業務データを挿し込んだメール文が、自動的にメール送信されるように設定する

[自動メールのテスト]

[メール設定画面]

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その【アイデア】は、ビジネスの「種」だ。

【アイデア】無くして、新製品（New Product）の「花」は咲かない。
【アイデア】無くして、新生産方式（New Process）の「花」は咲かない。
【アイデア】無くして、新市場創造（New Market）の「花」は咲かない。
【アイデア】無くして、新原材料（New Source）の「花」は咲かない。
【アイデア】無くして、組織改編（New Organization）の「花」は咲かない。

しかしながら、多くの【アイデア】は未成熟のままに死んでいく。つまり、誰かの脳の中でポンッと生まれても、その9割はその脳から出る事なく蒸発し、また幸運にもその脳から脱出した1割も上手く他の脳に寄生できずに絶滅する。【アイデア】の生存率は、あり得ない程に低い。（思いついた本人も、１晩寝ればキレイに忘れる）

もし、その【アイデア】が大切に育まれたのなら、、、
もし、その【アイデア】が社内に発散できたのなら、、、
イノベーションの花畑が広がったのかも知れないのだが。。。

以下のワークフローは、社内の【アイデア】を集めるフローだ。製品開発現場での利用が想定されている。『顧客の声』とは違い、一歩踏み込んだ生々しい『社内の声』（提案）が集まる。　もちろん、文学作品や映画制作のように「誰かの才能に大きく依存する製作手法」が否定されるべきではない。しかし多くの組織においては、組織内の優れた【アイデア】が有効に活用される仕組みを構築すべきだ。

[製品アイデア育成フロー]

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「入力フォーム、どんなカンジ？？」

ワークフローシステムにとって「Input Form」は重要だ。特に、現場で【プロセスモデリング】を担当する人(※)にとって、データ入力画面がどんな風に出来上がるのか、気が気でならない。例えば、『どこに、どんな注意書きを書けば、組織の仲間たちにとって便利になるか』を真剣に考えたい。（※「プロセスモデリング」を担当する人が創ったモノ⇒【プロセスモデル】）

と言う事で、以下は入力フォームの体験サンプルだ。文字列型だの、日付型だの、ファイル型だの、、、色々な「データ型」への入力を一度に体験できる。大人の事情でクラウド型ワークフロー『Questetra BPM Suite』にインポートできる雛形しかダウンロードできないが、ワークフロー製品の選定過程にあって「データ入力体験」は必須なのかも知れない。

『オンラインデモ環境』にもアップロードしておく。が、編集されてしまう可能性もあるので、『無料版』をご利用の方はとりあえず自分の環境にインポートしておこう。（損はない）

ちなみに当サイト『Workflow Sample』では、もう3年半も「サンプル」を提供し続けているが、これほどまでに「業務カイゼン」と関係ない記事は初めてではなかろうか？（ま、毎回堅苦しいのもナンなので、こういうのがたまに紛れているくらいがイイだろう）

[入力テスト]

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意思決定には、「1つの案に対して可否を決定」するパターンもあれば、「複数の案から選択」すると言うパターンもある。

日本独自の伝統的なビジネス習慣である『稟議書』は、「1つの案」に対して可否を決定するワークフローだ。（恐ろしく大人数の…、そして紙が真っ赤に染まる程の…、印影が押される）

一方、以下のワークフロー定義は、「複数の案」から選択する選定ワークフローの例だ。
この例では上流工程にて「候補地」と各候補地の利点や課題についての考察が列挙され、下流工程で「開催地」が決定される。「セミナー開催地の選定」と言った真面目な業務から、「社員旅行の行先決定」と言ったユルイ業務まで、様々な選定で活用できるだろう。

当然の話だが、最終決定を選択する選択肢は案件毎に異なる。すなわち、下流工程の選択インターフェースを「セレクトボックス(選択型)」で表示したくても、各案件毎に選択肢が変わる。この様な場合、上流工程で入力された「複数行の文字列型」の各行を「下流工程の選択肢」として表示させると言う技を使う。例えば、上流工程で『候補地』(文字列型複数行)に

東京
マドリード
イスタンブール

と言う3行テキストが入力されれば、下流工程の『開催地』セレクトボックス(orラジオボタン)に「東京/マドリード/イスタンブール」が一覧されると言う仕組みだ。

[セミナー開催地選定フロー]

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「【アドホックなプロセス】は設計困難である」
（↑…ていうかコレ、言っている事が理解困難である）

【アドホック】（ad hoc）とは、平たく言えば「担当者や処理手順が決まってない」と言う事だ。業務プロセスの世界で言えば、処理が３つ存在する事が分かっているものの、〔処理A〕→〔処理B〕→〔処理C〕と処理されるケースもあれば、〔処理C〕が処理されてから〔処理A〕と〔処理B〕が同時に処理されるケースもある、と言う業務だ。【アドホック】のもともとの意味は「反復的でない」とか「恒久的でない」とかと言う意味だ。

少しヤヤコシイ話になるが、、、
そもそも「業務プロセス図の表記法」としての BPMN に『反復可能で事前定義された業務フロー』を、しっかり定義すると言う使命がある。
しかし一方で「業務システム」としての BPMS (BPMシステム) は、（反復可能だろうが無かろうが）あらゆる業務進捗を管理したい。つまるところ BPMS にとって『事前定義できそうにない業務フロー』をどの様に扱うべきか、は非常に悩ましいのだ。

Questetra では、この様なアドホックな処理は「寄ってタカって処理」できるように工夫されている。すなわち、「複数のタスクを１タスクとしてまとめ、その１タスクをみんなで処理しよう」と言う発想だ。具体的には、以下の3つ機能によって協調的な作業を提供する事によって解決しようとしている。実はコレ、IT調査会社や学会からは非常に注目されるポイントだったりする。

複数人が同時に議論できる『チームタスク』（※チームスイムレーン上のタスク）
掲示板型データ（※関係者がタイムスタンプ付コメントを追記し続けられる特殊なテキスト型）
社内SNS （※案件IDをタグ付けした投稿は全て案件に紐付く）

[投資判断フロー]

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「日常業務の手順」をキッチリ決めて、楽しく効率よく仕事を回す。
『稟議』『原稿作成』『クレーム対応』・・・、ワークフローシステムで仕事を流せば、手際よくそしてヌケモレ無く仕事を進められる。

一方で「非日常な業務の手順」をキッチリ決めておく事も、意外と重要だ。
特に、業務処理が自動的に記録される点が良い。いつ、どの様な書類で処理された（されている）のか、参照できるようになる。もし、過去のデータを簡単に再利用できるようになれば、後任者の業務効率は飛躍的に改善するだろう。

以下のワークフロー定義は『第三者割当増資』（資金調達）の事務手続きを定義している。
ベンチャー企業であれば、その発生頻度も少なくない。毎回「司法書士」に任せてしまうのも悪くないが、法務局の登記事務を含めて自分達で処理できれば毎回数万円の「司法書士報酬」を節約できる。さらに登記事務そのものに慣れれば、『新株予約権発行』の登記や、毎年の『役員重任』なども自分達で出来るようになるだろう！

[第三者割当増資の手続きフロー]

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震災後の日本ではＢＣＰに関連する商品やサービスが「特需」だ。ＩＴ業界でもクラウド関連製品などの需要が伸びている。（新聞紙面に「節電」「在宅勤務」「ＢＣＰ」の文字を見ない日は無い）

※ BCPとは「Business Continuity Plan」の略で『事業継続計画』と訳される。『非常事態発生時対応計画』（コンティンジェンシープラン）が「非常時にとるべき行動」に主眼が置かれているのに対し、BCPは「事業を復旧させるための行動」と比較的長期にわたる行動を規定する。

しかし『事業継続計画』（BCP）の作成は容易なことではない。例えば、「社屋の停電」や「交通網の寸断」などの想定シナリオの下で、「主要な業務プロセスをどの様な形で復旧させるべきか」を平時から検討しておく必要がある。すなわちこの検討には、平時の業務の流れを熟知している必要があるだけでなく、場合によっては高度に経営視点での考察も必要となろう。

以下は『「想定する条件下での業務フロー」を準備する業務フロー』だ。

＜各タスク名＞
1.業務フローおよび想定条件の指定、2.業務フロー図の検討、2b. 相談対応、3.検討業務フロー図のレビュー、4.検討業務フロー図の確認

[業務フロー図作成 : 「2.業務フロー図の検討」画面]

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