請求書を発行する。
経理部門を経験したことがある人なら、その「快感」を理解して頂けるだろう。

書類を作る作業はメンドウだ。
お客さんによっては、例外的な処理もある。
しかし、それでも、「この一件一件が仲間達の『努力の結晶』だ」なんて思うと「キッチリとヌケモレなく処理するぞ」と言うアドレナリンが湧いてくるのだ。

[業務テンプレート:請求書発行~入金確認]

誰かに作業を依頼する。多くの場合「口頭」や「メール」など、1対1のコミュニケーションで仕事依頼内容を伝える。しかし現実問題、「依頼された側」も、そして「依頼した側」も、翌日にはその依頼内容をキレイさっぱり忘れる。メールボックスなんて作業依頼の『墓場』だ。

特にワークフローを運用していると『マイタスクの一覧』を消していく事に没頭する。『マイタスクの一覧』にない「口頭依頼」なんて、学園祭に来る芸人みたいなものだ。(確実に忘れ去られる存在、と言う事)

さて、、、ここでは、、、シンプルな「依頼作業」もワークフローに流す事を考える。
当然ながら基本的な業務の流れは実に簡単だ。すなわち「1.作業を依頼する」、そして「2.作業を完了させる」、最後に「3.作業完了を確認する」の3ステップで構成される。

[汎用作業依頼プロセス]

「相見積を取る」なんて日常業務だ。
特に、電気製品や引越サービス等は業者間の価格競争が働く。発注側は、基本的には安価な見積を出してくれた業者さんに発注する。
しかし一方で、システム開発やデザインの委託などの場合、業者によって「発注側社内事情の認識レベル」に違いがあったり、得意不得意があったりで、単なる価格比較は難しい。発注までの手続きに時間がかかってしまうケースも少なくない。

まぁ正直、、、各社様々に調達事情が異なるので、この業務テンプレートがスグに使えるとは思わないのだが、、、『相見積および業者選定フロー』は是非整備して欲しいワークフローだ。
少なくとも「相見積」から「業者選定」や「最終契約」までの経過を記録する意義は、とてつもなく大きい。 10契約も記録すれば、色々と『課題』が見えてくる。

以下のワークフロー定義では、業者さんから見積書を集める調達担当者と、各見積書を見て業者選定する評価担当者が異なる。不正な取引を未然に防ぐ業務フロー定義と言えるだろう。

[相見積および業者選定フロー]

社員に新しい家族が増える。そう、『命の誕生』は無条件に喜ばしい。しかし反面、会社や役所への様々な手続きも待っている。社員にしてみれば、多くても一生に2・3度しかない手続きだけに「面倒」と言うより「不安」だ。

この『慶事』にともなう面倒で不安な手続きは、会社としてバックアップしたいものだ。日本の場合、社会保険関連の手続は会社を通じて行う仕組み上、社員からの「出産連絡」が必ず入る。それをトリガーに、会社として「役所手続を含めたトータルな手続き支援」を開始するのはどうか?

[出産手続フロー]