ワークフローサンプル: 2012/01

法人向けビジネスで『提案書』は大事だ。

現実的な話、提案書は「営業マン一人ひとりの裁量で作成させる」しかないとは言うものの、営業担当役員の視点では「イイ加減な提案書を出しているのではないか？」と気が気でならない。ひょっとすると、今、「営業マン人生(!?)をかけた一世一代の提案書」を作っている奴が居るかも知れない・・・。（報連相ヨロシク）

何とかして、提案書の「作成状況」を可視化して提案書の再利用性を高めたり、同僚助言を受けたりしやすい環境を整備したい。ここでは、「少なくとも誰か一人にはレビューしてもらってから出せ」と言う業務ルールをワークフローで実現する！

[提案書レビュー＆提出フロー]

業務システムだけでなく、UNIX/LinuxなどのOSや、ディレクトリサービス等、多くのシステムで採用される「グループ」の概念。 Google Apps は、近年になって『Organization』と『Group』の２つのグループ概念を持つようになった。

会社の組織構造をツリー構造で管理するのが『Organization』だ。「営業部」「マーケティング部」「経営企画室」・・・。それぞれに、所属メンバが設定される。異動や組織変更の機会を除いて日頃あまり設定しない。

対して『Group』は、組織構造に関係なく様々なまとまりを設定できる。「サッカー同好会」「取締役」「部長（50万円決裁可）」など。

Questetra BPM Suite では、組織構造に関係なく設定できるまとまりを『ロール』と呼ぶ(ことになった)。（Ver 8.3 以降）　では早速、『組織構造』と『決裁権限ロール』の両方を活用した稟議プロセス（稟議ワークフロー）を定義してみたい。

[稟議フロー（組織・ロール）]

消耗品管理の基本は「購入承認プロセス」と「使用プロセス」の管理だ。
業務フロー管理が進歩すれば、上記に加えて「変換プロセス」なども管理したくなるかも知れない。

ただ、それぞれを別々の業務プロセスで管理していたのでは、いわゆる『在庫数』が分からなくなる。ここでは『消耗品管理系』の全プロセスを統合させた「消耗品購入使用申請」を考えたい。当然ながら「使用申請」の時には、品目の数量を「-1」する。

そうすれば、ExcelダウンロードやGoogleSpreadSheetボタンで、いつでも『最新ログ』や『在庫の増減グラフ』を確認できるようになる(スバラシイ)。

なお、最初から管理対象とする消耗品の範囲を広げ過ぎると業務が上手に回らない。最初は「切手」と「収入印紙」くらいで始めて見るのはどうか？

[切手印紙申請]

日本には「手続き」を代行する資格がある。

税理士 (Certified Tax Accountant) [税務署]
司法書士 (Shiho-shoshi Lawyer) [法務局/裁判所]
行政書士 (Gyosei-shoshi Lawyer) [役所]
弁理士 (Patent Attorney) [特許庁]

つまり、会社視点で言えば「依頼」して手続きを行うか、「自力」で手続きを行うか、を選ぶことになる。ただ、いずれを選択したとしても、会社の業務としてキッチリと記録されなければならない事に代わりは無い。

ワークフローを導入してキッチリと業務を記録したい。増資手続きの成果物をキッチリと過去に残すだけでなく、リアルタイムで登記進捗の共有も図りたいものだ。

ここでは「資本金増資」のワークフロー（増資手続き）を紹介する。ワークフローの最終完成書類は法務局に提出する『株式会社変更登記申請書』だが、そこまでには「長い工程」がある・・・。

[増資手続き-株主総会有無選択]

謹賀新年

前回の記事では『ガンダム出撃ワークフロー』の途中で紙面が尽きてしまった。（編注：だから「紙面」ってナンダョ？）
と言う事で新年早々ナンだが「続き」を書きたい。前回記事が未読の方には、まずは前回記事を読んでいただきたい。

…で、さらに続く重要な業務は「3.出撃命令」だ。
これもブライト・ノア艦長の「意思決定」に従う。しかし実際の「指示」は、通信士セイラ・マス（Sayla Mass）から発せられる。この様に業務の「監督」と「執行」が分かれている様なケースにおいても、ワークフローシステムは非常に有効だ。

すなわち、監督者はワークフローに流れるプロセスに対して重要な判断を行った後は、プロセスの進捗をモニタリングするのだ。そうする事で「次の判断」や「緊急指示」等に集中する事ができる。監督者の操作画面はシンプルであればあるほど良い。

そして、アムロ・レイ（Amuro Ray）は出撃する。（編注：ついに…）
業務プロセス定義としては、通信士であるセイラ・マスからの「3.出撃命令」を受けて「4.出撃了解」と反応するだけだ。ここのフローでは「差し戻し」が許されない。言うまでもないが「２度もぶった」などと議論しているイトマもない。
もっとも、17歳のキレイなお姉さんから「でもねアムロ、あなたには才能があるわ」などと言われると、15歳のオスとしては、出撃しないわけにはいかない。（編注：意味が分かる様な分からない様な…）

[ガンダム出撃ワークフロー２]