ワークフローで申請する時、「自分の名前」を入力したり、「今日の日付」を選んだり、、、って不毛。
そんなの分かりきっているんだから、「初期値として入力されている状態」にしておいてくれ!!

以下のワークフロー定義は月報を報告する業務フローだ。毎月5日までに前月活動のダイジェストを上司に報告する。毎月1日の朝に『1.月報を書く』と言う仕事が自動的に全員に割り当てられる仕組みだ。

申請時には、多くのフォームに「初期値」やら「雛形」やらが入力されている。

[月報フロー-初期値]

日報報告のワークフロー。
書く方は1日1件だが、読む方は部下の数。「後でコメントしよう」と思って保留してたら「1000件溜まっちゃった」なんて話も…。

もし「『情報鮮度』が落ちた時点で意味が無くなる仕事」なのであれば、その時点で「自動的に流してしまう」と言う設定を検討したい。例えば「日報承認フロー」の場合、1日経てば「次の日報」が来てしまう。2日を過ぎてしまった報告は「自動承認扱い」にしてしまっても良いかも知れない。いずれにせよ、実運用において、無意味タスクが「仕事一覧(マイタスク)」を占拠してしまう事態は避けたい。

以下のワークフロー定義の「上司:コメントする」は、プロセス開始日時から48時間が経過したら(到達時点で48時間が経過していた場合を含む)、「上司:コメントする」タスク自体が自動消滅する設定だ。

[日報承認フロー]

日本のソフトウェア業は「システム受託開発」を中核として発展してきた。通称「SI事業」だ。そして今、衰退期にある。

もっとも「洋服」や「住宅」などと同様、裕福なスポンサー(パトロン)が存在する限り、請負型事業は存続するだろう。しかし一方で、この後退する景気局面にあっては、業務プロセス(ワークフロー)の効率化は避けられまい。加えてサービス品質の向上も模索しなければならないだろう。

ここでは、SI会社(元請け会社)の業務委託契約(外注契約)業務に関するワークフロー・サンプルを例示したい。


[外注契約フロー]

「発行済みの見積書」の中で、現在有効期限にあるモノは何枚?

データ指向な業務システム「SFA」で管理するのも良い。しかし、プロセス指向な「BPM」でもしっかり管理できる。

確かに、BPMは『汎用的』で『自由度が高い』だけに、業務プロセスの整備はメンドウである。しかし、業務の流れそのものを改善するモチベーションがあるなら、見積書発行も「プロセス指向」で行きたい!


[見積書提出フロー]

「契約を更新する」と言う仕事。様々な業種で登場する。
  • 不動産の賃貸契約
  • 労働者派遣契約
  • コンサルティング契約
  • インターネットドメイン
  • 顧問契約(弁護士、税理士、弁理士、などなど)
  • 各種保守契約(ソフトウェア、サーバ、エレベータ、などなど)
一般的に契約更新の手続きは受託側からのアナウンスで開始される。しかし意外と、その「アナウンス」をヌケモレなく実施する事は難しい。そこで、以下のワークフロー定義では「契約更新のアナウンスメール」の自動送信を予約する工夫がなされている。

[契約フロー]