ワークフローサンプル: 2013/06

FAXなんて、そもそも電話回線で『電送されてきたデータ』だ。受け取ったFAXデータが「紙に印刷」されるのは、本当にモッタイナイ。デジタルデータをアナログ化して、どーする！なぜ、紙を持って社内をウロウロしなければならないのだ！デジタルデータのままであれば回覧もカンタンなのに、、、ワークフローでの回覧もカンタンなのに、、、

以下は、クラウドサービスでFAXを受信し、クラウド型ワークフローで回覧し、クラウド型ストレージにPDFを保存する業務プロセスだ。
最終的に、Google のオンラインストレージ『Google ドライブ』に保存される。たとえば、顧客からの注文書は「受注FAX」フォルダに、仕入先からの見積書は「仕入見積FAX」フォルダに、自動的に保存される仕組みだ。いつ、だれが、どんなFAXを閲覧したのかも、その全てが自動的に記録される。

[オンラインFAX回覧フロー]

「見積書」や「請求書」の発行が可視化されている会社は、残念ながら少ない。たとえば

今、何枚の見積書が発行されているのか？
今、何枚の請求書が発行されているのか？

と言う問いに対して、即答できる担当者は少ない。

多くの会社では、営業部門や経理部門が「Excel手作業」で一枚一枚作成し、プリンタで印刷し、担当者と責任者に押印してもらい、控えとしてコピーを取って、封入して郵送する。。。せっかく最初はパソコンで作ったのに、知らず知らずのうちに「アナログ化」され、集計しづらいものになる。

以下の「請求書発行ワークフロー」は、いわば『請求書発行システム』だ。
ワークフローに入力された「請求データ」は、ワークフロー内で決裁承認され、そのデータから『請求書PDF』が自動的に生成される。言い換えれば、請求書PDFはこのシステムからしか生成されない。請求書PDFの発行を一元的に管理できる。業務プロセスが、ここまで整備できれば、たとえば業務データ「発行日」「請求先社名」「請求額」をCSVダウンロードする事ができる。すなわち、いつでも「リアルタイムの請求台帳」を作成する事だって可能だ。

ちなみに、この「請求書発行ワークフロー」が秀逸なのは、オンラインストレージ『Google Drive』の特定フォルダに「請求書」が自動でバックアップ保存される仕組みだ。

[請求書発行ワークフロー]

『業務プロセス』を改革する前に、『業務プロセス』を改革するツールを学びたい。

「なるほど、ソリャそうだ」と言う事で、今回はかなりシンプルな利用方法を例示してみる。
以下のワークフロー定義は「メールを書く」と言う業務だ。すでに「業務の流れ」とは言えない。処理工程（タスク）は１つしかない。処理担当者も１人だけだ。差し戻しもなければ、ループもない。

[メール送信ワークフロー]