第595話：アンケート回答期限、もうひとつの設定方法

前回、「イベント参加者アンケートに回答期限を設定」では、サービス工程を利用して『7日後に締め切り』をセットしました。アンケートに期限を設けることで、未回答であった場合にも、業務プロセスが滞留し続けることを防ぐことができます。

[イベント受付フロー-アンケート（期限セット）]

『7日後』の設定には、データ設定式を利用しています。
「#now.addDays(7)」と書くことで、「回答期限設定」工程にトークンが到着した時点（#now）から『7日後』を「回答期限（日付）」にセットすることができます。

＜「回答期限設定」設定画面＞

日付日時を表すデータ設定式には、他にも、

• ・2時間30分後：#now.addHours(2).addMinutes(30)
• ・月末：#now.getLastTimeInMonth()
• ・翌月5日：#today.getFirstTimeInMonth().addDays(4)

といったものがあります。
（他のデータ項目でも「データ設定式」を利用可能です。詳細は「M227: 業務データの結合や四則演算が自動実行されるように設定する」を参照）

第594話：イベント参加者アンケートに回答期限を設定

前回は、「少人数セミナー」といったイベント受付を行うためのワークフローに、イベント開催後にアンケートを行うための仕組みを追加しました。参加者にアンケート回答してもらい、イベントの感想やフィードバックをもらうことで、次のイベントをより良いものに変えていくヒントになります。

ただ、前回のワークフローでは「アンケート回答されるまで待ち続ける」必要がありました。全ての参加者がすぐにアンケートに回答してくれたら、業務もスムーズに進みますが、残念ながらそういう訳にもいきません。（自分も含めて）アンケートに回答しないときもありますよね。。。

ということで、今回は、「アンケート回答に期限を設ける」ようにワークフローを改良します。期限を過ぎても回答がない場合、案件は自動的に終了するようになっています。

[イベント受付フロー-アンケート（期限セット）]

第593話：イベント終了後に参加者にアンケートを依頼

前回は、「少人数セミナー」といったイベント受付を行うためのワークフローを紹介しました。

担当者によるメール対応を卒業し、受け付けの仕組みをワークフロー化しておくことが、A. データ管理、B. フロー改善、の視点からも望まれます。

イベントが無事に開催された後には、参加者にイベントの感想やフィードバックを聞きたいものです。参加者の声を聞き、次のイベントに反映することで、「イベント開催業務」自体もカイゼンしていくことができます。そのイベントが、セミナーであれば、セミナー内容の見直しにも繋がりますね。

「イベントアンケート」収集用のワークフローを準備して、回答用URL（フォーム開始）をイベント参加者に一括でメール連絡する方法もありますが、今回は、「イベント受付フロー」の後工程にて、アンケートの入力を待ち受ける方法（フォーム待ち受け）を紹介します。

[イベント受付フロー-アンケート]

第592話：ワークフローでイベント申し込みを受け付ける

イベントやセミナーの参加受付、どうしてますか？

申込件数が100人、500人、1000人の想定なら「自動処理システム」を必死に考えるのが良いでしょう。

一方で、10人、20人、50人と言った規模ならどうでしょうか？？？

例えば「少人数セミナー」などのイベント受付。。。
イベント用のメールアドレスを設定し、受付業務は≪担当者によるメール対応≫とするのが手っ取り早いかもしれません。それはそれで良い面もあります。何事にしても素早く行動に移すコト、とても大切です。

しかし、「繰り返し開催されるイベント」になる様なら、どこかのタイミングで≪担当者によるメール対応≫は卒業すべきかも知れません。すなわち、その業務について「担当者しか知らない」と言う状況をやめ、キッチリと（できるだけ半自動的に）【記録】される様にしておきたいものです。

• A. データ管理
• B. フロー改善

２つ視点を踏まえてワークフロー化しておけば、受付担当者の【交代引き継ぎ】も容易になります。受付担当要員の【増員】の際にも協調的な対応が素早く実現できるようになるでしょう。そして、仮に「１年に１度」のイベントであったとしても「去年どうしたっけ？」と言う状況に陥らなくなります。

[イベント受付フロー-公開フォーム]

第516話：ワークフローを「メール」で起動しておく方法

新年あけましておめでとうございます

日本のお正月は、1月1日から3日が「休日に近い状態」となり、4日から少しずつ「平常」に戻っていきます。

たとえば『証券取引所』が取引を始めるのは、（土日が重ならない限り）、1月4日と決められています（12月31日から1月3日は全面休場）。また『行政機関の休日に関する法律』では、12月29日から1月3日が「行政機関の休日」と定められています。

ということで、今日（1月2日）は、日本中の多くの社会人が、ぼぉ～っと過ごしています。

しかし、企画系のオシゴト（※）をしている人であれば、こんな休日であっても「閃いたアイデア」をワークフローに載せておきたいと考えるかも知れません（？？！）　※ 記者、作曲家、新商品企画、などなど

メールでも開始できる業務プロセス

以下のワークフローは、一般的な申請系ワークフローの様に〔1.アイデア登録〕から「プロセス開始」させることもできますが、別途、メールによって〔1x.アイデア登録〕を開始させておくことが出来るワークフローです。

ポイントは、メールの「Fromアドレス」を使って、最初の処理工程（先頭工程のあるスイムレーン）の処理担当者が決められているところです。

「閃いたアイデア」程度なら自分あてにメールするだけでも十分だ、、、というウワサもありますが、この仕組みを理解しておけば、たとえば「他システムとのメール連携」などへの応用もできます。連休を活かして、クラウド型ワークフローの無料版で「業務モデリング」の体験をしてみるのも良いかも知れません。

[メール開始プロセス]

在宅就労システム、無料クラウドでココまで出来る！

みんなが積極的に［引き受け待ち］に溜まってるシゴトをこなす。

とても正しいコトなのだが、たまーに "不公平感" が漂う。。。

• タクサン仕事を引き受けても同じ時給なの？
• 歩合だからと言って仕事を独占しないで欲しい！

なるほど、固定給であれ、成果報酬であれ、不満が出てしまう可能性はある。世の中 "顧客の為に仕事を早く終わらせる" だけが正義ではない。つまり "均等にシェアされるべき業務" も少なくない。

以下の業務プロセス図は、いわゆる "データ入力" の業務フローを表している。注目すべきは、入力担当が "持ち回り当番" で割り当てられる点だ。

• 受け取り伝票のテキスト化
• 紙アンケートの集計
• 応募ハガキの集計
• 音声のテープ起こし
• 過去文献のテキスト化

などの業務に応用可能と言える。

ちなみに、この業務プロセスをインターネット上のワークフローシステムで運用すれば、立派な "テレワーク支援システム" となる。なんと、想定入力量を超えた場合に補償できるように "入力文字数" の自動カウント機能も備わっている。そもそもフロー自体はカンタンなので、各業種業態にあわせた拡張イメージも膨らむ。

"在宅就労" (テレワーカ) や "地方創生" といった日本政府の政策推進にも一役買う事ができそうだ。

[データ入力フロー]

資料請求への対応、「完全自動化」できるか？

• 商品カタログ、
• 製品マニュアル、
• 取扱説明書。。。

この「ペーパレス」な御時世(!!?)、、、情報は『データ』(PDF)で流通させるべきだ。「紙資源」もモッタイナイし、「本棚スペース」も埋まってしまう。

しかし、一方で『紙の冊子』にも長所はある。情報種類によって、アクセス頻度によって、読者状況によって、『紙の冊子』の方が都合が良いケースは少なくない。

• 見やすい。（←高解像度）
• 書き込みやすい。（←鉛筆でも）
• そしてコンピュータに依存しない。（←電源イラズ）

しばしば比較される「情報を探し出す」と言う ≪機能≫ も、コンピュータの検索とは違った "不思議な方法" で素早く見つけ出せるケースだってある。（手垢、折り目、情報のレイアウト、ニオイ…？）

以下のビジネスプロセスは、マニュアル冊子（紙の冊子）を郵送する業務（郵送サービス）を定義している。希望者が Web サイトで「住所」や「宛名」などの情報をエントリすると、ワークフローが自動開始される仕組みだ。エントリフォームは、既存の Web サイトに埋め込む方式になっている。（「Web 資料請求」への対応業務）

[冊子郵送サービス]

メールで仕事するな!!

申込件数が100人、500人、1000人の想定なら「自動処理システム」を必死に考える。
しかし一方、10人、20人、50人と言った規模なら？？？

イベント参加証を PDF で送る （ワークフローの自動化） (ワークフローサンプル 2014-03-17)

例えば「少人数セミナー」などのイベント受付。。。

イベント用のメールアドレスを設定し、受付業務は≪担当者によるメール対応≫とするのが手っ取り早い。それはそれで良い。何事にしても素早く行動に移すコト、とても大切。

しかし、「繰り返し開催されるイベント」になる様なら、どこかのタイミングで≪担当者によるメール対応≫は卒業すべきかも知れない。すなわち、その業務について「担当者しか知らない」と言う状況をやめ、キッチリと（できるだけ半自動的に）【記録】される様にしておきたい。

• A. データ管理
• B. フロー改善

２つ視点を踏まえてワークフロー化しておけば、受付担当者の【交代引き継ぎ】も容易になる。受付担当要員の【増員】の際にも協調的な対応が素早く実現できるだろう。そして、仮に「１年に１度」のイベントであったとしても「去年どうしたっけ？」と言う状況に陥らない。

[イベント受付フロー-公開フォーム]

展示会アンケートを活かす業務プロセス

紙のアンケートは、「データ入力」が大変だ。

とは言うものの、、、「Expo 展示会」や「住宅展示場」などでは、紙とペンを渡すのが現実的だ。翌日、その膨大な「アンケート用紙の束」と向き合う。手分けしてエクセルに入力していくのだ。（良くある話）。出来上がったエクセルファイルは、円グラフが足され、棒グラフが足され、会議で報告される。。。。（おわり？）

やはり「見込顧客」に対するアプローチ業務は標準化しておきたい。（フォロー計画）

手順が規定され得るのなら、エクセル等（データ指向システム）に入力するのでは無く、ワークフロー（プロセス指向システム）に入力する方が良い。（Excelエクスポートはイツでもできる）
 以下のワークフローでは、１件１件の「見込顧客」がフローの中で「処理」される。つまり、入力された見込顧客データは、営業担当の誰かが引き受け「電話でのアポ取り」で往訪すべきかどうかが確認されるのだ。そして、往訪すべき案件であれば「往訪等を行い商談化」のアプローチで商談になるかを確認する。

リアルタイムで商談化の進捗を確認できる。
と同時に、アンケートに書かれたデータに「商談になったか」と言う情報が加わる。スバラシイ。

[見込顧客アンケート]

Blog システムへの自動投稿 （OAuth 2.0 接続）

企業の「公式ブログ」は珍しいモノではなくなった。。。
いやむしろ「ホームページ」と同様、"あって当然のモノ"になりつつある、のかも知れない。言うまでもない話だが、企業の最新情報を広報する道具として非常に便利だ。場合によっては顧客とのコミュニケーションの場にもなる。

この記事も『ワークフロー サンプル』と言うブログ形式をとっている。。。
クエステトラ社としても『Questetra Blog』と言うブログを運営している。。。
（ん？ Google 社の公式ブログって、ハテサテ？、何種類あるのだろう？？？）

以下のワークフロー定義『公式ブログ公開フロー』は、（プロセス図を見れば一目瞭然だが）、レビューを受けた草稿が、自動的に Blog システム側にエントリーされる仕組みだ。この例の様に「人的なレビュー工程」や「機械的な自動連携」と言った様々な工夫を通して、記事の正確性や読み易さを担保して行きたいものだ。

[公式ブログ公開フロー]

BPM製品、10の選定ポイント

『BPM製品』＝『ワークフロー製品』＋｛便利な機能群｝

間違いではない。うん、正しい。『BPM製品』は『ワークフロー製品』でもある。（一方で「『ワークフロー製品』は『BPM製品』である」…とは言い難い）
IT調査会社Gartnerが「BPM製品の10の評価ポイント」において示している様に、BPM製品の中核は「ワークフローエンジン（プロセス処理および状態監視エンジン）」である。すなわちBPM製品はワークフロー機能を必ず有している。

1. ワークフローエンジン（プロセス処理および状態監視エンジン）
2. モデル活用型のプロセスモデル構築機能
3. 文書ファイルやケースファイルの関連付け機能
4. 組織情報やユーザ情報の関連付け機能
5. 他システム接続機能
6. 工程監視機能／イベント検知機能
7. シミュレーション機能／最適化機能
8. ルール統括機構
9. システム管理／システム統制
10. プロセスモデル定義の構成管理機能

しかしその実、『BPM製品』と『(従来からの)ワークフロー製品』とでは、サポートする「業務フロー図の形状」に違いがある。

[広報制作フロー]

空メールに始まる業務プロセス

「空メール」は現役だ。
「メール会員の募集」、「プレゼントキャンペーンの応募」、「クーポンの発行」など、今日でも色々なところで活用されている。変わった所では「複合機の紙切れ報告」などで使っている会社もあるようだ。

以下は「メール受信に始まるワークフロー」のシンプルな業務プロセスだ。メール受信後の一連の作業をステータス管理できるようになる。少し拡張すれば、様々な業務への応用も考えられる。
この例では、(1)即時にサンキューメールを自動返信し、(2)人間が問題が無いかチェックし、(3)問題ない応募者をリスト登録する、と言うフローを定義している。もちろん「サンキューメール」に HTML を記載し、登録サイトに誘導するのも良い。

[メール登録フロー]

２人で同じ入力作業を行い、結果を自動比較する業務フロー

「BPO は BPM の主戦場だ」
IT調査会社のセリフだが、一般人にとっては既に暗号文だ。エンタープライズ・ソフトウェアの業界に身を置いているオタクにしか通じない。要するに、

• 「申込ハガキなどの画像データをテキストデータ化する」等の仕事は外部委託（アウトソース）される。
• その業務を請け負う会社にとって『BPMツール』は事業の根幹をなすほど重要なツールになろうとしている。
• だから『BPMツール』の開発会社にとって、請負会社で活用されるかどうかは非常に重要だ

と言うカンジになる。

※ BPM: Business Process Management 業務プロセス管理

BPO（Business Process Outsourcing）で委託される業務の一つに「データ入力作業」（アンケート・年金記録・保険契約・プレゼント応募、などなど）がある。この例ではそのデータ入力業務の業務プロセスが定義されている。

[データ入力フロー]