第502話：ユラギを無くすには「マスター参照」でしょ！

法人名の「ゆらぎ」が頻発！

見積書や請求書の宛先データが、「日本電信電話株式会社」になってたり、「日本電信電話（株）」になってたり、「NTT株式会社」になってたり・・・。やはり、見積書作成フローや請求書作成フローの入力フォームは、（TEXT フォームではなく）、セレクト方式にせざるを得ない。でなければ、集計に耐えないデータが溜まっていく一方だ。

いわゆる『顧客マスター』はスプレッドシートで管理しているのだが。。。


以下のワークフローは、『ワークフロー環境の顧客マスター』が、Google スプレッドシート内のデータによって自動更新される仕組みだ。様々な業務フローで「顧客名選択」というセレクト方式の入力フォームを設置することができるようになる。しかも、その入力フォームは、常に最新の『顧客マスター』が維持されるのだ。

※ ここで使われている［Sheet参照］という自動工程（サービスタスク）は、あらかじめ［アドオンXML］によって機能拡張しておく事で利用可能となる。（v11.1: 2016-09-05）

[取引先マスター同期]

第500話：振替伝票は手作業？？

ここ数年、会計システムにも「クラウド化」の波が押し寄せている。

日本においては、老舗のソフトメーカが『クラウドサービス』を開始したのが大きい。具体的に言えば『MFクラウド会計』と『freee』のマーケットに、2015年7月『やよいオンライン』が参入してきたのだ。中堅・大手向けの機能も拡充されつつあり、もはや「ベンチャー企業」や「個人事業主」だけのツールとは言えない。

最大の利点は「銀行入出金」と「クレジットカード利用」の『明細データ』を一括して取り込めるところにある。すなわち、全ての明細レコードは売上伝票や支払伝票として自動的に取り込まれる。しかも、経理部門が手入力すべき各伝票の勘定科目についても「自動仕訳機能」によってあらかじめセットされているのだ。（仕訳性能は目に見えて向上している）


しかし、そんなクラウド会計も、人間判断に基づく伝票生成については、そう簡単には自動化できそうにない。

※ たしかに「前受金にして売上高計上しない」や「売掛金にて売上高計上する」などについては、いつ誰がその判断を行ったのかキッチリと記録する必要もある。（粉飾決算の抑止、内部統制）

以下の業務プロセスは、前受金登録に関する経理ワークフローだ。たとえば「12か月分のサービス代金」が前払いされた際に12件の「振替伝票データ」が自動的に生成される仕組みだ。

1. 経理担当が「前受金」として判断し、
2. 上司が承認し、
3. 会計担当が「振替伝票データ」を登録する

という流れになっている。

[前受金登録フロー]

Blog システムへの自動投稿 （OAuth 2.0 接続）

企業の「公式ブログ」は珍しいモノではなくなった。。。
いやむしろ「ホームページ」と同様、"あって当然のモノ"になりつつある、のかも知れない。言うまでもない話だが、企業の最新情報を広報する道具として非常に便利だ。場合によっては顧客とのコミュニケーションの場にもなる。

この記事も『ワークフロー サンプル』と言うブログ形式をとっている。。。
クエステトラ社としても『Questetra Blog』と言うブログを運営している。。。
（ん？ Google 社の公式ブログって、ハテサテ？、何種類あるのだろう？？？）

以下のワークフロー定義『公式ブログ公開フロー』は、（プロセス図を見れば一目瞭然だが）、レビューを受けた草稿が、自動的に Blog システム側にエントリーされる仕組みだ。この例の様に「人的なレビュー工程」や「機械的な自動連携」と言った様々な工夫を通して、記事の正確性や読み易さを担保して行きたいものだ。

[公式ブログ公開フロー]

クラウド型 Workflow と Google Calendar (OAuth 2.0 連携)

受託開発ソフト会社にせよ、BPO受託会社にせよ、お客様との約束事である『納品日』はゼッタイだ。一度の遅延が会社の信頼を大きく失墜させる。しかし、その『納品日』を十分に共有できているとは言い難い。

チームメンバーはむしろ「自分の処理」についての締切を認識し続ける。つまり「全工程」の締切である『納品日』については認識する機会が少ないのだ。≪ワークフローシステム≫の画面を見ていても、各工程担当者にとって「自分が引き受けた処理」についての締切（処理締切）は分かりやすいが、チーム全体として大切なハズの「全体納期」は認識しづらい。

ましてや…「今月末は納品日が集中しているゾ」と言った"案件横断的な情報"は、把握できるハズもない。

以下のワークフローでは「納品日データ」が≪カレンダーシステム≫と同期される仕組みが用意されている。具体的には「受注情報」の中の「納品日データ」が、OAuth （オーオース） と言うセキュア通信を使って Google Calendar に自動的に書き込まれる。カレンダーを見れば、いつでも「納品日の分布」を全体俯瞰する事ができる。これはチームメンバだけでなく、取締役や監査役にとっても非常に重要な情報源となる。

[受託～納品フロー]