ワークフローサンプル: 2013/03

『上司』の承認を得て、さらに『上司の上司』の決裁を得る。
「上司とその上司に稟議を回す業務フロー図の書き方１」にて、二段階決裁の方法を紹介した。稟議業務以外でも良くある承認フローだ。今回は、前回の業務フロー図について、違う書き方を紹介したい。

以下のワークフロー図では、２番目のスイムレーンを「マネージャ」（職位による絶対的な指定）ではなく「申請を行った人の上司」（相対的な指定）にしている。
この様に設定すると、申請者が所属する組織の上司に『2.承認／決裁』仕事が割り当てられる事になる。すなわち「部長(役員)2人、マネージャ10人、メンバ50人」の内、『メンバ』が申請した場合は『マネージャ』が『承認』する事になり、『マネージャ』が申請した場合は『部長』が『決裁』する事になる。

[稟議フロー（相対的表記）]

社長1人、部長(役員)2人、マネージャ10人、メンバ50人。実にアリソウな組織構成だ。

仮に、この「メンバ50人」の内の10人が『部長直下』に配属されているとしよう。具体的に例示すれば、

2人の部長が主管する部に直接所属している人が『5人×2』
10人のマネージャが主管する「チーム」に所属している人が「4人×10」

の組織を想定してみる。もちろん「チーム」自体は「部」に所属する。もっと具体的に言えば、営業部の傘下に多くのチームがありながらも営業部長自身が営業事務メンバ5人を直接指揮し、製造部の傘下に多くのチームがありながらも製造部長自身が品質管理メンバ5人を直接指揮しているようなケースだ。

この組織構造の特徴は「深さにバラツキ」がある。良くアル話だ。
さて、こう言った「深さにバラツキがある組織」の場合、稟議承認フローのエスカレーションは、どの様な業務フロー図で表記すべきなのだろうか？国際標準記法 BPMN に従った書き方を考えてみたい。議論が分かれる部分は「原則として、マネージャー承認を経て、部長が決裁する」と言う社内ルールを、どの様に描くべきかだ。すなわち、この組織の『5人×2』にとっては「マネージャ」が居ない。

[稟議フロー（絶対的表記１）]

会社の「利益の源泉」はセールス活動にこそある。

そのセールス活動（営業活動）を単純に大別すれば、(a)「新規顧客」に対する販売と、(b)「既存顧客」に対する販売に分けられる。(a)系のセールス活動は「飛び込み」とか「テレアポ訪問」と呼ばれる事もあり、また(b)系のセールス活動は「ルート営業」と呼ばれる事もある。

以下のワークフロー図は、(b)「ルート営業」の業務日報だ。大切な点は、日次報告型ではなく逐次報告型になっているところだ。建材品・飲食業食品・人材派遣サービスなどなど、幅広い様々な業界で活用できる。
「セールス担当」は往訪完了後、主にスマートフォンを使って訪問実績を入力する。すなわち、訪問先の企業名を選択し、「問い合わせを受けた製品(話題の発生)」や「見積依頼を受けた製品(商談の発生)」等について記録する。
セールスメンバの多くに「往訪後スグに報告する習慣」がつけば、自ずと往訪件数がリアルタイムに可視化される。上司視点で言えば、営業戦略の遂行状況（戦いの状況）をつぶさに把握できるようになる。また折々に往訪実績と成約実績を分析する事で、人材配置や新しい営業戦略についても、そのあるべき姿が見えてくるだろう。

[ルート営業報告フロー]

「休み」の種類は意外と多い。
そもそも「休暇」ってナンダ。。。
そもそも「休業」ってナンダ。。。

「休み」の申請は、給与にも関わる大切な申請ではあるが一方、『就業規則』を読み返したり『申請書』のフォーマットを探したり、そんなメンドウはイヤだ。スムーズに申請したい。

以下のワークフローは、多くの企業でスグに適用できる『休暇休業申請フロー』だ。
申請者はアンケートに回答する要領でカンタンに申請できる。例えば「年次休暇と特別休暇」や「代休と振替休日の違い」を気にする必要はない。土日などの「アタリマエの休み」以外について、会社を休む日を気軽に申請すればイイ。しかも申請画面を見る度に、「あー、育児でオヤスミを取る際にも、ココで申請すればイイのね」と、日頃から学習できる。

[休暇申請フロー]