ワークフローサンプル: ルート営業の活動報告も「業務フロー」だ！その書き方は？

会社の「利益の源泉」はセールス活動にこそある。

そのセールス活動（営業活動）を単純に大別すれば、(a)「新規顧客」に対する販売と、(b)「既存顧客」に対する販売に分けられる。(a)系のセールス活動は「飛び込み」とか「テレアポ訪問」と呼ばれる事もあり、また(b)系のセールス活動は「ルート営業」と呼ばれる事もある。

以下のワークフロー図は、(b)「ルート営業」の業務日報だ。大切な点は、日次報告型ではなく逐次報告型になっているところだ。建材品・飲食業食品・人材派遣サービスなどなど、幅広い様々な業界で活用できる。
「セールス担当」は往訪完了後、主にスマートフォンを使って訪問実績を入力する。すなわち、訪問先の企業名を選択し、「問い合わせを受けた製品(話題の発生)」や「見積依頼を受けた製品(商談の発生)」等について記録する。
セールスメンバの多くに「往訪後スグに報告する習慣」がつけば、自ずと往訪件数がリアルタイムに可視化される。上司視点で言えば、営業戦略の遂行状況（戦いの状況）をつぶさに把握できるようになる。また折々に往訪実績と成約実績を分析する事で、人材配置や新しい営業戦略についても、そのあるべき姿が見えてくるだろう。

[ルート営業報告フロー]

[ルート営業報告フロー：「1.往訪実績入力」画面]

この往訪報告プロセスの登場人物像は「営業担当」と「営業リーダ」の２種類だけだ。例えば、100人の「営業担当」と、20人の「営業リーダ」で構成される。その場合「営業リーダ」は自分の部下（5人程度）の活動に対して『2.助言入力』を行う。

このシステムを導入する際には、データの閲覧権限設定を広めにしたい。すなわち、この業務フローに流れる「営業データ」は、営業担当役員のみならず、少なくともリーダ層には広く閲覧権限を与えておくべきだ。
たしかに部下に対する『2.助言入力』は、その直属の上司が行うのだが、場合によっては、営業担当役員や他チームの営業リーダが助言すべき案件もあるだろう。業務手順の中には定義されていないが、その様な「助言行為」は『社内SNS』をおススメしたい。（Questetra なら『社内SNS機能』を標準装備している！）
例えば営業担当役員は社内SNS上で、いつでもタイムリーな助言を「営業データ」に紐付けて発信できる。

ちなみに、ここで活用される「往訪先企業リスト」は、（業種業態にも寄るが）、およそ「週次」と言った頻度で日常的にメンテナンスされるべきなのだろう。

PS
このワークフローには、業務フロー構成視点で（あるいは BPMN 的に）、「特に秀逸なポイント」が２つある。
１つ目は、事前に往訪予定を入力しておくことが可能な点だ。各営業担当者は事前にタスク『0.往訪予定入力』で往訪先等の情報を入力しておくことでスマホからの入力を減らすことができる。しかも『往訪日時』が締切になるので、往訪予定の管理もできる。
２つ目は、営業リーダの『2.助言入力』タスクだ。通称「時限処理」とも言われるが、往訪日時の翌日昼12時になると『2.助言入力』タスク自体が自動終了（分離トークンの一方が自動消滅）する。助言する時間が無く時期に、沢山の『2.助言入力』タスクが滞留してしまう事態を防ぐことができる。

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