業務:経費の申請と精算
いわゆる『経費精算クラウド』は、システム導入がラクだ。経費(立替金)の精算業務に特化したシステムなので、申請画面も、管理画面も、最初から経費精算業務向けになっている。初期設定についてアレコレ深く悩む必要はない。
一方『ワークフロー・クラウド』でも「経費申請」のシステム化は可能だ。
ただ、ワークフローシステムは汎用システムなので、申請項目を考えたり、上司承認・会計記帳・経理振込といった業務手順を考えたりと、意外と手間だったりする。。。
もっとも、、、実際に申請を行う社員の視点で言えば、『経費精算クラウド』でも『ワークフロー・クラウド』でも同じだ。「特化システム vs 汎用システム、どちらが良いか?」については結局のところ、単に「組織の考え方次第」ということになるのだろうか?? いやぁ、20世紀末の「ワープロ専用機 vs パソコン」という論争を思い出す。。。(シャープの『書院シリーズ』が好きだった)
※ 当時は、ワープロ機能をROM化して組み込んであるワープロ専用機と、汎用的なパーソナルコンピュータで動作するワープロソフトが、よく比較された。
課題:提出遅れ
しかし問題は、、、経理部から「経費申請が出てない!」と怒られてしまうことだ。たとえば展示会出展準備を頑張る担当者は、「稟議フロー」(事前申請)で決裁を取るところまでは頑張るのだが、展示会が終了し支出内容について「経費申請」するのは苦手なのだ。
担当者の[マイタスク]画面に、すでに「〇〇展示会への出展」という申請タスクが並んでいればなぁ。。。
経費申請の画面で、すでに「稟議書のID」や「稟議書の決裁概要」が自動的に入力されていればなぁ。。。
[経費精算フロー]