ワークフローサンプル: 2013/10

各支店からの「売上高報告」、その速報値を集計したい？

前回紹介した日報ワークフロー（※）があれば、いつでも売上高の日次変動を確認できる様になる。絞り込み機能を使えば、任意の期間の売上高を集計する事も容易だ。しかし一部の売上高報告が、異なる通貨になっていればどうか？？？
※ 「日報」に気象データを取り込む意味（天気API活用）

以下のワークフローは前回紹介の『営業日報フロー』をベースに、当日の為替レートで売上高を変換する機能が追加されている。すなわち、その日の為替レート情報をインターネットから自動的に取得し、海外店の店長が入力した売上高（現地通貨）を本店通貨表記に自動変換する仕組みだ。実際に本店の通貨に換金するタイミングは異なるにせよ、売上高の「速報値」を自動集計できるようになるのはスバラシイ。

[営業日報フロー-為替]

「天気」に左右される業務は少なくない。

良く議論される事例として「ビールの仕入業務」がある。ウェザー・マーチャンダイジングなどと言われる事もあるが、要するに「売れ行き」を予想して「仕入」を行う業務だ。担当者は天候や予想最高気温などを見て（更に祭事やイベントをチェックして）その発注数量を決めるのだ。

もちろん他にも色々ある。
「建設現場の週間計画」、「農業の悪天対応」、「イベント体制の準備」、「ゴルフ場のキャンセル対応」などなど、様々な業務で天気が影響する。また、一見『屋外』とは縁の無さそうな「通販業の問合対応」なども、実は天候に左右されるらしい。

以下の業務フローは飲食業の売上日報だ。典型的な「日次報告型のワークフロー」と言える。
ここでは天候と気温も併せて報告させ「気象による売上変動」を分析するための基礎データとなるようにしている。特筆すべきは、その気象データがあらかじめ自動的に入力されている点だ。報告担当者は『天候』や『気温』を入力する必要が無い。この雛形は、清掃業・建設業・人材派遣サービス等でも転用できるだろう。（「夏休みの絵日記」に転用してはイケナイ…）

[営業日報フロー-天気]

ホームページ問い合わせの回答、平均何時間？
土日の問い合わせにも、キチンと対応できてる？

処理件数が増えてくると分析したくなる。例えば『問合フォーム』への「平均レスポンス時間」を分析したい。業務を定量的に観測すると、業務改善は加速する。反省会の基礎データにもなるし、目標も立てやすい。

以下の業務プロセス定義例は、分析のための工夫がされている。すなわち

ホームページの『問合フォーム』に投稿があった場合と、
各所に掲載している『問合アドレス』にメールが届いた場合

に、自動的に【問い合わせ対応ワークフロー】が起動するだけでなく、「最終回答までに要した時間」とこの問い合わせ案件が発生した日の「曜日」が、業務記録として自動的にセットされる仕組みになっている。実は過去に紹介したワークフローとほぼ同じだのだが、データ加工を行う『スクリプトタスク』が足されている点で異なる。

[問い合わせ対応フロー-回答時間記録]

(A)「各処理(各工程)を加速させるマニュアル」（ミクロな視点）も欲しいが、
(B)「業務全体について理解が進むマニュアル」（マクロな視点）も欲しい。

ワークフローの処理画面を見れば、経験のない人でも割り当てられた仕事を処理することができる。例えば『休暇を申請する』『休暇を承認する』『休暇の取得を確認する』などなど、およそ表示されたフォーム画面に従って入力すれば良い。（そこには(A)「各処理を加速させるマニュアル」があるかも知れない）
※（Aの例） Google Drive マニュアルをワークフロー処理画面に貼ろう！

しかし、、、

休暇を取ると給料が減るの？
休暇が承認されないケースはどんな時なの？
そもそも休暇制度はどのように規定されているの？

などなど、業務全体視点や制度全体視点での疑問を解決したくなるケースは少なくない。

以下のワークフロー・サンプルには『休暇制度に関する概要』（業務マニュアル）が収録されている。すなわち、(A)「各工程を処理するための処理マニュアル」とは別に、(B)「業務フロー全体についてのマニュアル」がワークフロー内で参照できる様になっている。（Questetra [Ver.9.7] の新機能!!）

[休暇申請フロー]