スキャナ活用で「ペーパレス」を推進!
社内の稟議書や申請書のペーパレスならそれほど難しくないが、取引先から受け取った書類の電子化(ペーパレス)には法律の壁がある。
しかし2014年秋、日本の『電子帳簿保存法』(※)も大幅に改正される見込みとなった。まさに今、政府内/国会で検討されている最中であり、最新動向については『スキャナ保存 制度 見直し』あたりのキーワードで検索して頂きたいところだが、2015年1月時点での方向性は以下の様になっている。注目すべきは、2015年中にも「3万円以上の契約書・領収書は紙のまま保存!」の制限が撤廃される点だ。
- 「紙保存」じゃないとダメって言ってた重要書類も『スキャナ保存』でOKデス
- 「電子署名」についても、もう要らないデス(タイムスタンプと入力者IDは必要)
- 「税務署への事前申請」についても、もう要らないデス
※ 正式名称: 電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律 (1998-2007)
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日本経済新聞(2014年11月5日)
政府は税務調査の証拠となる領収書や契約書の原本を原則7年間保管するよう企業に義務付けた規制を2015年にも緩める方針だ。3万円以上の場合に紙のまま保管するよう求めていたが、スキャナーで読み取って画像データを保存すれば原本を捨てられるようにする。米国や韓国は税務関連の書類の電子保存を広く認めており「岩盤規制」の撤廃にようやく踏み出す。... 領収書や契約書を受け取ってから速やかにスキャナーにかけることや読み取った日時がわかるように記録することなども求める。画像データは現在の紙の領収書などと同様に7年間の保存を義務付ける。
▽最新動向
参考)自民党・公明党による
「平成27年度 税制改正大綱」 (2014-12-30) の『六.納税環境整備』(p113)にある『3.税務関係書類に係るスキャナ保存制度の見直し』(p115)
では、仕入部門が調達時に交わした「契約書」や、営業マンが持って帰って来た「領収書」を、全てスキャナでパソコンに取り込んでしまえば良いのだろうか?
話はそこまで簡単な話ではない。政府与党の『税制改正大綱』によれば、「内部統制を担保するために、相互けん制、定期的なチェック及び再発防止策を社内規程等において整備するとともに、これに基づいて事務処理を実施している事」が要件となる見込みだ。これは「適正事務処理要件」と言われるのだが、要するに『適正に事務処理される仕組み』が構築されていなければならない。
以下の「経費申請」は、支払証憑(※)の電子化を含むワークフローだ。スキャナの「Scan to Email 機能」を使って書類画像を取り込むところから始める事も可能となっている。(「売上」に分類される取引書類はまた別の機会で…)
※証憑(しょうひょう):取引の成立を立証する書類
[経費申請]