ワークフローサンプル: 立替金申請を完全にオンライン化しよう（電子帳簿保存法）

日本の企業では

[社員] 紙の領収書を本社経理部に届けるメンドウ
[経理] 集められた領収書をバインダーに綴じる(ノートに貼る)メンドウ

そんな「メンドウ」に耐え、毎年毎年バインダーの数を増やしていっている。本棚に眠るバインダー達は、その後「7年間」の眠りにつく。社内の誰に見られるでもない。

しかし2014年秋、そんな不条理も改善される見込みとなった。つまり日本の「法律」もいよいよ改正され『スキャナ保存』が認められる様になるのだ。早速にも、受領した領収書の『スキャナ保存』について準備したい。（ターゲットは2015年10月か？）

…と言う話を、前回投稿にて行った。→ 領収書は『スキャナ保存』のススメ (2014-01-19)

さて、この「紙の領収書のデジタル化」だが、

組織人員の規模
発生する領収書の枚数
発生する領収書の形状や種類
拠点の数
スキャナの台数
スキャン操作者の想定

などなど、様々な条件によって（つまり会社によって）「あるべき業務プロセス」は異なる。

以下は、申請者自身が領収書をスキャンする前提に立った「立替金精算プロセス」（ワークフロー）だ。全てがオンライン＆デジタルで完結しており、テレワーカ（在宅勤務者）が多く在籍する企業でもスグに利用できる。

[立替金精算プロセス]

[立替金精算プロセス：「1.逐次入力／翌月月初申請」画面]

前回記事では、スキャナの「Scan to Email 機能」を使ってワークフローを自動開始させる仕組み、を考えたが、多くの組織ではソコまで自動化する必要が無い。

この例では、毎月1日の朝9時（例えば1月1日の朝）、全社員（例えば鈴木一郎さん）の [マイタスク] に『立替金 2015年1月分鈴木一郎』と言う申請タスクが現れる。鈴木さんは約１カ月近く [マイタスク] に表示させ続け、立替処理を行った都度に申請タスクに書き込んで保存する仕組みだ。そして、月末に至り全ての立替処理を入力し終われば、まとめ撮りした領収書達のスキャナ画像を付け [処理完了] とし、上司承認に流す。

この仕組み、、、もし「1万円未満の薄型スキャナなら日頃多用しているよ」と言う会社なら、各社員が空き時間を利用して逐次「スキャン」できる。「データ入力」にしても誰かが一手に引き受けるより全体完了時刻は早まる。

しかし一方で、申請者全員が、

「200dpi解像度」などの法的要件や
「フォーマットをPDFで統一」などの社内ルール

を認識する必要がある。また、全員がキッチリと申請締切日をまもる必要もある。つまるところ、デザイン事務所やネット関連企業であれば「あるべき業務プロセス」に近いのだろうが、、、、一方で外出セールスが多い職場やパソコンを操作する機会が乏しい職場では不向きだと言える。

「タカが経費申請プロセス」なのだが、考察すべきポイントは意外と多い。

「多機能なハードディスク・レコーダ」の例ではないが、『出来るコト』を増やし過ぎると、『使いこなせるヒト』が減ってしまうので注意が必要だ。

なお、この例では「日付型データ」「数値型データ」と言った一般的な業務データ項目だけでなく、「テーブル型データ」も活用している。現状の Questetra (v10.0) では「テーブル型データ内日付型」は利用できないため、ここでは書式を指定した「テーブル型データ内文字列型」で日付入力させている。また、複数人の申請（テーブル型データ）を結合集計する際にはブラウザ表示データを表計算ソフトにペーストする運用をしている。

＜データ項目一覧画面＞