ワークフローサンプル: 製造

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内部監査室や社外取締役が、最大4人の社員に対してアンケート調査を行う。
普通に考えれば、

上流に「調査をセットする工程」を作り、
下流には、４つに分流させた上で４つの「回答工程」を作る、

ことになる。もちろん、各自が記入する回答欄は別々に作り互いに見えないようにすることで、他の人の意見に惑わされることなく回答できるようにする。。。

この業務フローについては、すでに過去３週に渡ってアレコレ考察してきた。

しかしこれらのワークフロー、、、回答内容こそ見えないものの、「他の調査対象は誰か？」は分かってしまう。それぞれの社員が独立して回答すべきケースにおいて…、あるいは調査を行っていること自体を隠蔽（いんぺい）したいケースにおいては、使いづらい。

※ 調査を４回に分けて行えば良い、ともいう話もあるが、色々メンドウ。。。

以下は、アンケート回答工程を別の業務プロセスとして分離することで、「他の回答者」を隠蔽している。

[進捗報告プロセス(親プロセス)]

[進捗報告プロセス(子プロセス)]

「業務プロセス管理」などと説明されると、少し分かりにくい、、、
むしろ、「ルーティーン・プラットフォーム」と説明された方がシックリ来る、、、

という人は少なくない（一般従業員の視点）。説明方法はさておき、、、クラウド上の『マイタスク』(ToDo)を見れば、いま自分が為すべき事がわかるというのは本当に有り難い。「いつでも」や「どこからでも」のキーワードは、リモートワークの視点でも重要だろう。

しかし、その時、「締切時刻を過ぎてしまったタスク(ToDo)」が、大量に残っているとテンションが下がる。

以下は、そのような事態が発生しないようにデザインされたルーティーン（業務プロセス）だ。「調査に対して回答する」というタスク(ToDo)は、『回答締切時刻』になれば自動的に消滅する。

[進捗報告プロセス-締切設定]

最大４人に対して、「プロジェクト進捗度」（0-100）を回答してもらう。

毎週あちこちの調査をおこなう内部監査室にしてみれば、「進捗度の平均値」くらい自動算出されてればイイのに、、、と思ってしまう。

以下のワークフローには、報告者（１～４人）の入力が全員完了した時点で、自動的に「平均値」が算出される仕組み（スクリプト工程）が組み込まれている。（更には、その平均進捗度が90%を超えている場合に、自動的に関係役員宛メールが送信される仕組みにもなっている。）

このような「社内状況把握の自動化」は、業務の効率化のみならず、品質管理体制の強化等にも寄与するだろう。（受託事業、建設業、など）

[進捗報告プロセス-自動計算]

「工事進行基準」の会計処理には、"不正" の影が付きまとう。（東芝さん、ダイジョウブ？）

なんせ「進捗」に合わせて売上と原価を計上するのだから、会社は「真の進捗率」を把握し続けなければならない。もちろん、当初見積もり通りにプロジェクトが進んでいる場合は、「発生原価」と「当初見積」から導かれる「発生原価から算出された工事進捗」でよい。しかし、ゼネコン会社にせよ、SI会社にせよ、、、全てのプロジェクトが目論見通りには行くハズがない！

実際、、、進捗が100％になっても、150％になっても(!)、200％になっても(!!)、その工事が終わる気配がない "泥沼プロジェクト" は、必ず発生してしまうのだ。泥沼の発覚後に、取締役会がどれほど議論を尽くしても、現実の進捗は変わらない。

以下の業務プロセスは、非常にシンプルな「進捗報告プロセス」だ。

最大のポイントは「主観での工事進捗」を、複数人に報告させている点にある。この業務プロセス例では、最大４名のプロジェクト関係者が「報告作業」を行う仕組みだ。しかし、業務の流れとしては、経理部門（あるいは監査部門）が報告者を指名するところに始まる。したがって、「進捗 "調査" プロセス」と言ってもよい。

もし、プロジェクト関係者の多くが、「スケジュールは残り半分。でもマダ10％程度の進捗。」と思っているようならば、早い段階で会計上の修正を行う。それだけの話だ。

[進捗報告プロセス]

受託開発ソフト会社にせよ、BPO受託会社にせよ、お客様との約束事である『納品日』はゼッタイだ。一度の遅延が会社の信頼を大きく失墜させる。しかし、その『納品日』を十分に共有できているとは言い難い。

チームメンバーはむしろ「自分の処理」についての締切を認識し続ける。つまり「全工程」の締切である『納品日』については認識する機会が少ないのだ。≪ワークフローシステム≫の画面を見ていても、各工程担当者にとって「自分が引き受けた処理」についての締切（処理締切）は分かりやすいが、チーム全体として大切なハズの「全体納期」は認識しづらい。

ましてや…「今月末は納品日が集中しているゾ」と言った"案件横断的な情報"は、把握できるハズもない。

以下のワークフローでは「納品日データ」が≪カレンダーシステム≫と同期される仕組みが用意されている。具体的には「受注情報」の中の「納品日データ」が、OAuth （オーオース）と言うセキュア通信を使って Google Calendar に自動的に書き込まれる。カレンダーを見れば、いつでも「納品日の分布」を全体俯瞰する事ができる。これはチームメンバだけでなく、取締役や監査役にとっても非常に重要な情報源となる。

[受託～納品フロー]

新年あけましておめでとうございます。2013年もガンバリマス。

さて、正月早々、「コムヅカシイ記事」を読んで頂くのもナンなので、今年も趣向を変えた記事にしたいと思います。去年はアニメ・ネタで、一部のヒトにしか通じなかった…のですが、今年は…、そうですねぇ、マンガで気軽に「業務改善の基本」を復習して頂くのは如何でしょうか。

◆たけお君の業務フロー改善ものがたり
　http://www.questetra.com/ja/bpm/adventure-in-bpm/