ワークフローサンプル: 2014/09

「社内アンケート業務」とよばれる業務について考える。ナンてことは無い、社内に対して行われるアンケートだ。

(1) たとえば「回答用の Web フォーム」を作成し回答してもらうという方式。
Questetra の業務プロセス定義でいえば、先頭に [フォーム開始イベント] を配置すればよい。「回答用の Web フォーム」が自動生成され、アンケート回答が入力されるたびに、ワークフローが起動する。（社内ユーザに限らない）
⇒ 使い方220 自動開始公開フォーム画面に入力があった時に自動的に開始されるように設定する

(2) あるいは定期的に「アンケートに回答する」というタスクが割り当たるという方式。
Questetra の業務プロセス定義でいえば、先頭に [タイマー開始イベント] を配置すればよい。「毎月１日」や「年に４回決まった日時」など、セットされた時刻になると関係者のマイタスク一覧に「アンケートに回答する」という仕事が一つ増える。
⇒ 使い方217 自動開始決められた日時に先頭処理が自動的に開始されるように設定する

いずれの方式もその下流工程において、「アンケート回答に対して御礼を送る」や「どちらとも解釈できる記述について回答者に確認する」といった様々な作業工程を設計する事ができる。だが、、、これらの方法は、アンケートごとに業務プロセス定義を作成する（[プロセスモデル] を作る）ことを意味する。重要なアンケートであったり、何度も行われるアンケートであれば、これらの方法で良い。

多様なアンケートを、もっと気軽に流せないものか？

たとえば、理解度を確認したり、意見集約をしたり、飲み会のお店候補に投票してもらったり、、、、、汎用的に使えるアンケート・ワークフローとは、どの様なプロセス図になるのだろうか？（もちろん [プロセスモデル] の複製を行い、編集すべきトコロを編集し、別の業務として定義すれば良いだけではあるが。。。）

[汎用アンケート・レビュー]

「リモートワーク基盤」の進化も凄まじい。たとえば

メール
カレンダー
ファイル管理
Web会議
ワークフロー(!)

などのクラウド型サービスは急速に進化している。5年前・10年前には社内LANでしか実現できなかった様な「ファイル共有」も、今や「いつでもローカル同期されている状態」にすることができる。つまり、翻訳の仕事であれ、Webデザインの仕事であれ、サポートサービスの仕事であれ、、、もう仲間とのファイル共有に空間的制約はない。

最近では、無料利用枠が拡大されたリモートワークツール『Sqwiggle』（スクウィグル）なども注目だ。簡単に言えば、自宅等での勤務の様子（リモートワークの様子）を、「5分おきの静止画」でチーム共有する仕組み。動画でライブ中継される訳ではないので、自然な形でお互いの「在席」を確認できる。つまるところ「デスクを並べて仕事をしている様な緊張感」を実現できる。まぁ、細かい話をすれば「カメラ画像から社内情報が漏洩される可能性がある」とか、「カメラが CPU をムダ遣いしている」とか、色々なレベルでネガティブ意見は上がるだろうが。。。（Questetra からも連携させる？）

いずれにせよ、今までは体験できなかった新しい「働き方」を簡単に体験できる環境が整ってきた。

企業としては、新しい情報通信技術を取り入れ、新しい「働き方」を体験し続けるしかない。試行錯誤の中で順次体験して行かなければ、次の道具を体験する事すらできなくなる。（「パソコン入門講座」を学びに行く人に対して同情しているだけでは、いつしか同情される側に回る）

さて、以下は、日報を兼ねたオンライン・タイムカードの仕組みだ。

ワークフローの１つとして提供しておけば、他のワークフローに流れてくる仕事をこなすのと同じように毎日の作業報告を行う事ができる様になる。わざわざ専用のタイムカードシステムを導入する必要もない。『リモートワーク』（テレワーク／テレコミューティング）の第一歩として『仕事時間』の開始と終了をハッキリさせる試みとして体験してみては如何だろう。（リモートワークは『仕事時間』と『仕事成果』の計測がポイント）

[日次報告フロー]

「業務効率」をカイゼンする。
「業務フロー」をカイゼンする。
ん？？「業務コスト」をゼロにできたりするのかなぁ？？

日々「業務のあるべき姿」を考えていると、ふと究極的な姿を妄想するものだ。何とも単純な発想ではあるが、「手間」がゼロになり、「費用」もゼロになれば、それは究極の姿なのではないか、と。。。

実際、「オンライン見積の自動応答」や「イベント参加証の自動発行」など、人間による処理工程を完全に無くす事が可能な業務プロセスは少なくない。「株式の取引」や「為替の取引」に至っては、売買ロボット達に任せた方がより良い結果になるだろう。

しかし、一足飛びに全工程を無人化してしまうのもまたリスクだ。

たとえば「例外」についての考察が足りなかったり、たとえば「悪意のある利用」が想定できていなかったり、自動システムであるが故の（人間であれば対処できたハズの）トラブルに遭遇してしまうケースもある。はたまた、自動化ツールを使いこなせていなかったが故の、新たなヒューマントラブルに見舞われるケースもあるだろう。

以下のワークフロー『社内リマインダ』は、人間による処理工程の無い業務プロセスだ。（完全自動化業務）

ナンて言う事はない、四半期決算日の半月前に「あと半月で四半期決算だよ！」と言うメールを社内に送るだけの、非常に初歩的で、、、そう！これは非常に小さな業務プロセスだ。。。しかし、、、だが、しかし、、、だがしかしだ、、、、「可能な限りの無人化を目指す組織」にとっては、実は『偉大な第一歩』となるのかも知れない。。。

[社内向け定時リマインダ]

「受け身」で仕事をする！？

とてもネガティブな表現に聞こえる。しかし、そもそも「業務」を概念的に種類分けすると、

A. リーダ主導型の業務プロセス
B. メンバ主導型の業務プロセス

といったカテゴリがあって、この「A.リーダ主導型」に分類される業務工程（タスク）は非常に多い。例えば以下の様なトリガーで始まる業務だ。

a1. 上司が原稿の翻訳を依頼する
a2. 上司が企画書をまとめる様に指示する
a3. 上司が顧客問合の回答担当者を割り当てる

一方で「B.メンバ主導型」に分類される業務工程は、以下の様なトリガーで始まる業務プロセスだ。

b1. 上司に日報を提出する
b2. 上司に稟議書を提出する
b3. 上司に客先に提出する見積の承認をとる

想像するに容易な話だが、リーダから降ってきた仕事をこなす「A.リーダ主導型」の方がラクなのだ。人間そう言うものだ。話が脱線しかねないが、、、現実、会社組織の中ではガンガンと仕事を流す側の鬼部長も、家に帰れば「受け身」だったりする！（はへ？？）

さて、以下に紹介する「時刻が来たら仕事をする」類のワークフローは、「A.リーダ主導」でも「B.メンバ主導」でもない。「T.タイマ起動」と言うべきトリガーだ。コレは、いわゆる「ルーティンワーク」と言う業務に該当する。

実は、これはこれで非常にラクだ。月曜日や金曜日に「T.タイマ起動」系の仕事を入れる人は少なくない。つまるところ自動的に起動される案件は、仕事のリズムを整えてくれる。

[時限メール-タイマー起動]

業務フロー図は、主に「チーム内」の業務改善を目的として描かれる。

しかし、なにも「複数人」で行われるシゴトだけが業務ではない。「たった1人」で完結する業務だって、世の中には沢山存在する。以下のワークフロー（業務フロー図）は『未来の誰か』を勇気づけると言う業務だ。（ん？）

まずは『未来の自分』を勇気づけてみよう！（完全にヒトリ・・・）

方法はカンタンだ。未来の自分にメールが届くようにすればよい。今日（9月1日）から新学年になる人も居るだろう。まずは1週間後の朝9時の自分に「三角関数の加法定理、もう全部暗唱デキテルよね！」とメールしてみては如何だろうか？（ん？？！）

確かに、「1人シゴト」に対して業務フロー図を書くのはナンセンスだ。しかも