ウチの『就業規則』を見たい!
  • 勤続5年、オレの「有給休暇」は何日?
  • そう言えば「副業禁止」って、どんな表現?
  • 新しい「テレワーク制度」、就業規則上はどうなってる?
あらためて『就業規則』を読みたくなる動機やタイミングは様々だ。しかし、(「労働基準監督署」の手前、大っぴらには言えないが)、いざ「読もう」と思っても、スグに読める状態になっていないのが実情だろう。
  • 手元の印刷物は最新版じゃなさそう(涙)
  • ていうか、そんなのもらったっけ?(涙)
  • そして最新版が、どこにあるか知らなひ(号泣)

以下のワークフローは、社内規程の「作成」と「周知」に関する業務プロセスだ。

全ての社内規程が、このワークフローに従って改廃される。自動的に(必然的に)全ての規程ファイルが記録される。(どんな規程が改定され、どんな規程が廃止されたかも確認できる)。

つまるところ、社員はいつでも『最新版の社内規程』をオンラインで確認できる。たとえば「出退勤報告プロセス」の業務画面にリンクを貼っておく、といった工夫も良いだろう。

[社内規程の作成フロー]

[社内規程の周知フロー]

「イラスト」や「4コマ漫画」を多用したい。

たとえば、ホームページ・チラシ・提案書などにイラストやマンガを活用すれば、直観的に情報を伝えることができるようになるだろう。時には「1枚のイラスト」が「100行の文章」よりも多くの情報を伝えるケースすらある。(百聞は一見に如かず?)。事実、「コミュニケーション・ロス」を減らすイラストやマンガは、ビジネスにおいても会社案内資料や会社ホームページなど幅広く活用されるようになった。(特に世界中にマンガ文化を発信している日本には、マンガ人材が豊富だ。)

マンガ制作の受託を行う会社や個人事業主に依頼するケースもあれば、マーケティング部門で直接雇用して、「イラスト」や「4コマ漫画」を制作するケースもある。(テレワークとも相性が良い業務といえる)。

もし、マンガ制作担当者を社内で雇用しているのなら、是非とも業務プロセスを標準化したい。


以下のワークフローは、マンガ制作フローだ。

標準プロセスに従って成果物を記録すれば、(つまり「メール」でのやり取りを控えれば)、組織として納期遅れを未然に防ぐことができ、またチームとして過去データを活用できるようになるだろう。「原作シナリオ」さえキッチリと供給できるようになれば、制作工程自体は1ページ1~2万円程度のコスト感で量産することも可能になる。(もちろんクオリティ/気合の入れ方によって大きく左右されるが)

※もちろんマンガ以外の様々な制作系フローにも転用できる

[マンガ制作フロー]
そもそも「代理承認」とは何か?

一言で「代理承認」(代理決裁)といっても、プロセス設計の世界では以下の4つの形態がある。(これら以外にも更に「分任」という概念があるが、ここでは触れない)
  • A. 副部長は、いつでも、部長の代わりに承認できる
  • B1. 副部長は部長が不在の時、代わりに承認できる
  • B2. 副部長は部長に事故ある時、代わりに承認できる
  • B3. 副部長は部長が欠けた時、代わりに承認できる

もし、サーバシステムに詳しい人であれば「冗長化」という概念と対比させてワークフローを設計するのも良いだろう。すなわち、システム構成機器の一部が故障してもシステム機能が損なわれないという思想で設計するのだ。(部長が故障しても、副部長が承認できる!)
  • A.(ホットスタンバイ) 副部長は、いつでも承認できる
  • B.(コールドスタンバイ) 部長が承認できない時だけ、代わりに承認できる

以下の稟議フローは、案件の金額によって代理承認ルールが変わる複雑な業務プロセスを表現している。
  • a. 100万円以下であれば、A(ホット)の代理承認が許される
  • b. 100~500万円以下であれば、B1,B2,B3(コールド)の代理承認が許される
  • c. 500万円超の案件は、部長しか承認できない(代理承認が許されない)

[稟議フロー-代理承認]

会社組織にとって「人事評価」は避けて通れない。

しかし「人事評価プロセス」(人事考課プロセス)は会社によって様々だ。たとえば、
  • アウトプットに重きを置くのか?
  • スキルに重きを置くのか?
などの『評価軸』は、各社それぞれのアイデンティティに関わる問題だ。つまり「他社の例」はほとんど参考にならない。
  • [自己成果] 社内ルールに従って、十分な質と量のアウトプットを出している
  • [組織効率] より良い社内ルールを提案し、社内ルールの改善に貢献している
  • [自己能力] 情報技術や社会システムに関する最新知識を、常に吸収している
  • [他者貢献] 情報技術や社会システムに関する最新知識を、社内発信している

更に言えば
  • 絶対評価にする
  • 相対評価にする
  • 一次評価は絶対評価で、二次評価は相対評価にする
といった『基本的な考え方』も企業によってそれぞれ違うだろう。また『評価の実施頻度や報酬反映の仕組み』においても、会社規模や事業内容によって大きく異なる。
  • 一年ごとに実施
  • 三か月ごとに実施
  • 一か月ごとに実施

以下のワークフローは、毎月人事評価を行う例だ。社員は毎月、それぞれの評価軸に対して0~5点の自己評価(相対評価)を行う。それを受けて、部長や役員も同じように、全員分の評価(相対評価)を行う。

[人事評価プロセス]