ワークフローサンプル: 2018/06

前回は、「少人数セミナー」といったイベント受付を行うためのワークフローを紹介しました。

担当者によるメール対応を卒業し、受け付けの仕組みをワークフロー化しておくことが、A. データ管理、B. フロー改善、の視点からも望まれます。

イベントが無事に開催された後には、参加者にイベントの感想やフィードバックを聞きたいものです。参加者の声を聞き、次のイベントに反映することで、「イベント開催業務」自体もカイゼンしていくことができます。そのイベントが、セミナーであれば、セミナー内容の見直しにも繋がりますね。

「イベントアンケート」収集用のワークフローを準備して、回答用URL（フォーム開始）をイベント参加者に一括でメール連絡する方法もありますが、今回は、「イベント受付フロー」の後工程にて、アンケートの入力を待ち受ける方法（フォーム待ち受け）を紹介します。

[イベント受付フロー-アンケート]

イベントやセミナーの参加受付、どうしてますか？

申込件数が100人、500人、1000人の想定なら「自動処理システム」を必死に考えるのが良いでしょう。

一方で、10人、20人、50人と言った規模ならどうでしょうか？？？

例えば「少人数セミナー」などのイベント受付。。。
イベント用のメールアドレスを設定し、受付業務は≪担当者によるメール対応≫とするのが手っ取り早いかもしれません。それはそれで良い面もあります。何事にしても素早く行動に移すコト、とても大切です。

しかし、「繰り返し開催されるイベント」になる様なら、どこかのタイミングで≪担当者によるメール対応≫は卒業すべきかも知れません。すなわち、その業務について「担当者しか知らない」と言う状況をやめ、キッチリと（できるだけ半自動的に）【記録】される様にしておきたいものです。

A. データ管理
B. フロー改善

２つ視点を踏まえてワークフロー化しておけば、受付担当者の【交代引き継ぎ】も容易になります。受付担当要員の【増員】の際にも協調的な対応が素早く実現できるようになるでしょう。そして、仮に「１年に１度」のイベントであったとしても「去年どうしたっけ？」と言う状況に陥らなくなります。

[イベント受付フロー-公開フォーム]

毎日利用する業務システムでは、入力インタフェース（入力画面）がわかりやすいかどうか、使いやすいかどうかは利用者にとってとても重要です。

ワークフローシステムにおいても、
・「何を入力したら良いのかわからない」
・「入力例やフォーマットがあるとわかりやすいのに」
・「せっかく入力したのに、入力エラーになったり、差し戻された」
・「人によって入力の仕方がバラバラで...」
といった声をよく聞きます。

そして、「出退勤の報告」「稟議の申請」「受注の報告」「問合に対する回答」などなど、、、日々の業務を思い返してみると、そこで発生する遅延や手戻りの多くは『上流工程における誤入力や不適切入力』が原因となっていることがほとんどです。

「業務改善」というと、業務フローの標準化やリソースの最適配置など大きな話になりがちですが、取り組む内容が大きくなればなるほど、その効果がでるまでに時間がかかってしまいます。一方で、「入力画面を工夫して、誤入力や不適切な入力を減らす」といったことは、日々の業務の中ですぐに取り組める小さな「業務改善」と言えるでしょう。小さなカイゼンを繰り返すことが、大きな成果にも繋がっていきます。

今回のワークフローサンプルでは、「入力例ボタン」のクリックで入力できる入力画面の工夫を紹介します。

［入力フォームのテストフロー］

「階層にバラツキがある組織での上司とその上司の指定方法」について、「職位による絶対的な指定方法」や「組織階層に従った相対的な指定方法」「業務プロセスを分離する方法、決裁者を指名する方法」を学んできました。

最後に番外編として、「職位ごとに開始位置を分ける方法」について記載された過去記を紹介します。

「業務プロセスを分離する方法」と近いアイデアですが、この記事では、ひとつの業務プロセスで開始位置を分けることで対応しています。「上司の指定方法」ではなく「上司が開始する方法」ではありますが、階層にバラツキがある組織でのワークフローアプリの設計方法のひとつとしてアタマに入れておいてください。