ワークフローサンプル: 第588話：階層にバラツキがある組織での上司とその上司の指定方法２

先週に引き続き「処理担当者の設定方法」について学びます。

「階層にバラツキがある組織での上司とその上司の指定方法１」では、『上司』の承認を得て、さらに『上司の上司』の決裁を得る二段階決裁の方法を紹介しました。稟議業務以外でも良くある承認フローの形式です。今回は、前回の業務フロー図について、違う書き方を紹介します。

以下のワークフロー図では、２番目のスイムレーンを「マネージャ」（職位による絶対的な指定）ではなく「申請を行った人の上司」（相対的な指定）にしています。
この様に設定すると、申請者が所属する組織の上司に『2.承認／決裁』仕事が割り当てられる事になります。すなわち「部長(役員)2人、マネージャ4人、メンバ12人」の内、『メンバ』が申請した場合は『マネージャ』が『承認』する事になり、『マネージャ』が申請した場合は『部長』が『決裁』する事になります。

[稟議フロー（相対的表記）]

前回紹介した業務フロー図では、『マネージャ』の地位にある人が『1.申請』で申請した際には、自分で「1.申請」と「2.承認」を連続して処理する必要がありましたが、この業務フロー図であれば「申請」するだけで部長決裁に回すことができます。

[稟議フロー（絶対的表記１）]

もっとも、この様なルールを実現するためには、組織設定において、『マネージャ』は「チームの責任者として」と「部の一員として」の両方の所属設定が必要となります。こうする事で『マネージャ』は、申請時に「部の一員として上司の承認を得る」という業務になる訳です。なお、部長達にしてみれば、タスク『3.決裁』以外にも、タスク『2.承認／決裁』で決裁処理する必要がでてきます。もっとも『2.承認／決裁』で決裁処理した案件を『3.決裁』に回す必要はありません。

「これはコレで、部長が混乱するな…」
結局のところ「深さにバラツキがある組織」の場合、どうしても業務ルールをシンプルに記述するのが難しいです。実際、規程文自体も、「原則として、マネージャー承認を経て、部長が決裁する」と、例外を記述せざるを得ません。なお、前回（絶対的表記１）および上記（相対的表記）で示した業務フロー図以外にも、次のような書き方もできます。各社それぞれの実態に合わせて、「どの記述が誤解無く運用しやすいか」を検討＆選択して頂く必要があります。

[稟議フロー（絶対的表記２）]