ワークフローの無料試用期間、何を流す？ （日報）

※「スグに試せるシリーズ」、連載その２。

ワークフロー・システムの導入検討、、、少しでも「意味のあるデータ」を流してワークフロー製品を評価したい。

シリーズ第２弾は「日報」をテーマに取り上げる。以下に紹介する『日報フロー』も、ワークフロー製品の試用期間に稼働させるワークフローとして非常に都合が良い。フロー図がシンプルで、小さなチームから大会社まで、どんな組織でもスグに使い始められる。この例も、メインの業務に影響を与えることなく小さく始められる点が良い。

[日報フロー]

ワークフローの無料試用期間、何を流す？ （目安箱）

※「スグに試せるシリーズ」、連載その１。

ワークフロー・システムの導入検討、、、少しでも「意味のあるデータ」を流してワークフロー製品を評価したい。

しかし幾ら探しても、自組織の業務に完全にフィットする業務サンプルはない。つまり業務と言うモノは100社100様で、会社規模・会社業種・所属部門によって「あるべき業務プロセス定義」が大きく異なってしまうのだ。そして、シンプル過ぎる業務プロセス定義例（ワークフローサンプル）をダウンロードし、ワークフローシステムとして稼働させても、『テスト』や『ほげほげ』などのテキトーな入力をしてしまう。

以下に紹介する『目安箱ワークフロー』は、ワークフロー製品の試用期間に稼働させるワークフローとして、非常に都合が良い。フロー図がシンプルで、小さなチームから大会社まで、どんな組織であっても（使おうと思えば）スグに使い始められる。何と言っても、メインの業務に影響を与えることなく小さく始められる点が良い。

[目安箱フロー]

無料クラウドでWebやメールの問い合わせ管理

「回答メールを、協調作成したい」
「回答メールの作成進捗を、可視化したい」

問い合わせ対応フローは複雑だ。『エスカレーション』や『技術調査』、『営業部門依頼』や『FAQ登録』などなど、複雑な分岐フローが存在する会社も少なくない。「組織規模」による違いも大きい。おなじ業種でも10人組織と100人組織、1000人組織では、その流れは全くチガウだろう。すなわち、問い合わせ回答業務は、自分達にとって「あるべき姿」を模索し続けたい業務の一つだ。イマドキであれば「業務プロセス管理ツール」(BPMツール)で、業務フローの最適化を図りたい。

しかし、「フローの変更や改善」は得意な『汎用的な業務プロセス管理ツール(BPM)』ではあるが、入力画面の使いやすさの観点では、どうしても分が悪い。たとえば、自社の業務を考えてキッチリ設定した『入力項目』もそれら全てが「均一な感じ」になり、「どれが重要項目？」が分かりにくくなってしまう。

『Questetra BPM Suite』 の場合、「入力フォーム画面」を徹底的にカスタマイズできる機能を持っている。
HTML の知識が必要になるが、「誰でも処理できる入力画面」や「スピーディに対応できる入力画面」を探究し続ける事ができる。新人社員でも即戦力になれるだろう。（高度なレイアウト機能）

[問合回答業務フロー]

書籍 ISBN のタッチ入力

「会社で書籍を購入する」、良くある話。

例えば、研究機関、Ｒ＆Ｄ部門、マーケティング部門。。。調査仕事に書籍は欠かせない。
例えば、ソフトウェア会社、デザイン会社、建築会社。。。クリエイティブな仕事にも最新書籍が欠かせない。

「欲しいと思った人が、欲しいと思った時に買う」のは良いとしても、せっかく会社の経費で買った本だ、、、社内に情報共有しておきたい。もし、『いつ誰がどんな本を買ったのか』がスグに分かる環境にあれば、「買おう」と思った本を買わずに済むかも知れない。「買うまでも無いかなぁ」と思った本が、隣の部署で立ち読みできるかも知れない。

以下のワークフローは書籍購入申請だ。「購入依頼」だけでなく「事後報告」にも利用できる。つまり、全ての書籍購入が記録され、自動的に保有書籍のデータベースが出来上がる仕組みだ。

[書籍購入申請フロー]

子プロセスで業務データを加工する（翻訳プロセス）

「業務フロー」に組み込まれるべき「業務フロー」を考える。（へ？）

結論から言えば『専門技能を部門横断的に発揮すべき仕事』が、それにあたる。事業内容あるいは会社規模によって大きく異なるが、「誤植確認」「原稿翻訳」「商標法違反チェック」「プレゼン資料ブラッシュアップ」などなど様々だ。

以下のワークフロー定義は、「原稿の日英翻訳業務」が多くの部署で発生する会社の「原稿翻訳フロー」だ。他の業務フローから呼び出される事（組み込まれる事）が想定されている点が秀逸だ。しかも翻訳完了後、「元の業務プロセス」に対して英訳済原稿データを自動的に送り返す。古いIT用語で言えば『サブルーチン』と言う仕組みだ。ビジネスプロセス的（BPM的）には『サブプロセスの呼び出し』と言っても良い。

社内の「翻訳センター」とでも言うべきこのチームは専門技能者の集まりだ。「彼らへの入力」と「彼らからの出力」を定義することは全社の業務効率の改善に大いに貢献する（在宅勤務制度のヒントにもなろう）。ちなみに、しばしば「本業に集中すべくこの業務は社外アウトソースしましょう」と言う議論になるが、社内用語・専門用語を熟知している点で、社外へのアウトソースとはクオリティが違う。

[原稿翻訳フロー]