ワークフローサンプル: 2012/08

請求書発行を「自動化」しよう。うん、そうしよう。

請求書に記載すべきデータ項目は、ワークフロー内の決裁情報として保存されている訳だから、PDF雛形に差し込めばイイ。

ちなみに、ここでは、請求書発行フローの骨格を作る。
もちろん将来的に、請求書発行に至る「納品フロー」や「サービスの提供フロー」につなげる事も意識するが、まずは『請求書の発行状況』の社内可視化を実現したい。

[請求書発行フロー]

見積書は、(1+)早くて、(2+)上手くて、(3+)安いのがイイ (♪)

(1+)早くて、(2+)見やすくても、(3-)「高い見積書」は、イラナイ。
(1+)早くて、(3+)安くても、(2-)「見づらい見積書」は、イラナイ。

しかし何と言っても、(1-)『遅い見積書』は、もっとイラナイ。「クイック・レスポンス」はビジネスの基本である。

以下のワークフローは、メールで受けた見積依頼に素早く対応する「見積書承認発行フロー」だ。

昨日(2012年8月21日)、発表されたクラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」の Ver 9.0 新機能を、ふんだんに使っている。

[見積書承認発行フロー]

ワークフローは、誰かが「申請」して開始される。。。
そんな「組織内ドリブン」な業務は沢山ある。しかし、本当は「組織外ドリブン」な業務、つまり「組織外（社外）からのリクエストをトリガーにした業務」の方がもっと沢山ある。しかも「組織外ドリブン」な業務は、的確にルールに従って処理されるべきだ。

ここでは、Googleドライブ（旧「Googleドキュメント」）の『フォーム』で、(1)イベント参加のエントリを受け付け、(2)サンキューメール発行を自動化し、(3)入金確認を人間が行い、(4)入金確認の御礼メールを自動送信するワークフローを紹介する。（イベント申込受付対応業務）

[イベント申込受付対応業務フロー]

(1)分岐と(2)分流は違うね!!

鉄道の場合、(1)「分岐器」でどちらかの線路に車両が導かれる。河川の場合、(2)「分流ポイント」で両方の支流に水が流れる。一方で業務の流れの場合、分岐(split)するケースもあれば、分流(fork)するケースもある。

以下のワークフロー定義は、『震災発生時』や『気象警報発令時』に、あるいは『重大なサービス障害が発生した時』に、社内で共有すべき「緊急連絡」を迅速に決定する業務フローだ。誰が何をすべきか？同時並行的に処理すべき事項は何か？結果として整理された正確な情報を素早く伝えたい。

[災害トラブル緊急情報共有フロー]