ワークフローサンプル: 請求書PDF作成を自動化、データ入力もトコトン省力化

請求書発行を「自動化」しよう。うん、そうしよう。

請求書に記載すべきデータ項目は、ワークフロー内の決裁情報として保存されている訳だから、PDF雛形に差し込めばイイ。

ちなみに、ここでは、請求書発行フローの骨格を作る。
もちろん将来的に、請求書発行に至る「納品フロー」や「サービスの提供フロー」につなげる事も意識するが、まずは『請求書の発行状況』の社内可視化を実現したい。

[請求書発行フロー]

フロー自体は、至ってシンプルなワークフローだ。ただ実際にデータ入力してみると分かるが、「入力フォーム」のデフォルト値に工夫が施されている。
例えば、8月27日に申請した場合、発行日欄には「8月31日」が自動挿入されており、また請求先へのメッセージ文には「入金期限は9月30日です」の旨が自動挿入されている。いわゆる「月末締め翌月末払い」のルールが入力前から自動挿入される仕組みだ。ルール通りのお客さんなら、一切の入力手間を省ける。

ちなみに、具体的な設定方法は、各データ項目の初期値設定として

発行日に『#{#format(processInstanceStartDatetime.getLastTimeInMonth(), 'yyyy年MM月dd日')}』、
お支払期限に『#{#format(processInstanceStartDatetime.addMonths(1).getLastTimeInMonth(), 'yyyy年MM月dd日')}』

と言う記述をしておく。かなり複雑な記述も可能で、ヤヤコシイが、一度設定すればその後の作業は大幅に省力化される。是非適用したいトコロだ。詳しくは『モデリング: 設定可能なデータ型』の初期値設定方法を参照されたい。

なお、経理リーダの決裁日時を特別に記録している点も注目に値する。
過去の請求書の中で「バックデート」で（日付を過去にさかのぼって）書類発行したケースを簡単に検索できるようになる！！監査証跡の観点でも有効だ。（現実には「紛失再発行」などの正当な理由で、バックデート発行を行うことはある）

「1.請求情報を入力する」画面