ワークフローサンプル: 基幹システムの開発コストが『３人日』？

会社の「基幹システム」を、ワークフローシステム上に作れるか？

今どきのワークフローなら可能だ。もっとも「ワークフロー」が何処までの機能を持って良いのか(?!?)…については議論が分かれるが、今日のノンプログラミング技術はホント・スゴイ。特に500人までの部署や会社なら、日々の業務実態を把握している社員こそが『自ら作る』べきだ。あえて乱暴に断言すれば「1000万円予算のオーダーメイドシステム」よりは、確実に良いものができる。

以下のワークフロー定義は、日本のSaaS事業会社「Questetra, Inc.」の『請求書作成フロー（受注報告＆サービス提供報告含）』だ(!?!)

データ項目数は72
内１つはテーブル型データ(可変長)
途中工程で業務データを差込メールする仕組みあり
PDF帳票(請求書)を自動生成させる仕組みあり
次月の請求書フローを自動開始させる仕組みあり
締切時刻になれば自動的・時限的に承認されたものとみなす仕組みあり
「外部システムからのメール」でワークフローを自動開始させる仕組みあり
入力者・入力時刻に応じた候補があらかじめ表示される、データ入力の省力化の仕組みあり

もしこれを「オーダーメイドシステム」で作るとしたら、おそらく「要件定義だけで２人月」と言ったところか？その後の「設計・開発・テストで10人月は下らない」だろう。

[請求書作成フロー]

ワークフロー図を凝視してもらえれば分かる事だが、「タスク数」（工程数）は意外と少ない。

管理部門のタスクは（例外を数えなければ）３つ
販売部門のタスクは、受注報告と月次確認のあわせて３つ

この業務フロー図を見れば、非常にシンプルで分かりやすい。しかし、賢明な読者諸氏なら重々承知のことだとは思うが、「あるべき業務プロセスの考察」には相応の時間がかかる。ここに至るには様々な議論や考察を経ている。

目安として、社内業務を熟知した人間２～３人が、20～30時間程度の議論と考察を行えば、「それなりに大きな改善」が図られるのではないだろうか？（年に１～２度）
多くの場合、その議論当初に描かれたタスク(工程)は、最終案に至り大幅に統廃合される事になる。

ちなみに議論の結果をワークフローシステムとして設定する際に、最も時間を要する作業は「説明文」だ。操作画面の簡易マニュアル、発信メールの文面、タスクの名称、、、色々と配慮したつもりでも、実際に社内公開してみると「ココ分からな～い」と言う話になる。『小さな改善』は毎週でも実践したい。（業務プロセス管理： BPM / Business Process Management）

「1.受注報告/Recieve Order Info」