ワークフローサンプル: インターネットFAX × SaaSワークフロー

「ファックスなんて、もう要らない!!」（時代錯誤）

ソウダ、ソウダー！
そう・・・なん・・・だが・・・、やっぱりファックスは、、、要るね。。。（汗）

多くの企業で「紙を浪費するFAX機」は引退させつつも、「インターネットFAX」を導入する。日本でも、eFax・BizFAX・D-FAX・ペーパレスFAX・Toonesなど、様々なサービスがある。単純な話、FAX機器費／消耗品費／通信費が削減できる。言うまでも無く回覧や保存もカンタンだ。

ここでは更に、「受信したFAX」(画像データ)を効率よくワークフロー処理する例を紹介したい。

[Internet FAX]

このワークフロー定義では、『メール連携プロセス開始』（通称：メール開始）の機能(※)を活用している。何と言うことはない、「インターネットFAXサービス」からメールが届いたら、ワークフローが自動的に起動される仕組みだ。この仕組みを導入すれば、いつでも、どこからでも「会社に届いたFAX」を確認できるようになる。当然ながら、だれ宛に、どのくらいの頻度で、どんなFAXが届いているのか、も可視化される。（要、データ閲覧権限）

※ 製品情報⇒ 無料で始められるクラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」
※ 設定方法⇒ 「FAXが届いた時」にプロセスが自動起動するように設定する

具体的な日常業務を見てみよう。
まず総務部の誰かが、第1タスク『1.FAX Control』を処理する。と言っても、画像化されたFAX表紙の宛先（部署名／担当者名）を見て、フロー『Email Notice Only』を選ぶだけだ。担当者宛にFAX画像がメール添付で送信され、結果、プロジェクトマネージャやセールスパーソンは外出中であっても「会社に届いたFAX」に気づく。（End 1）

もし、担当者不明のFAXが届いたら、どうすれば良いのだろうか？

受信FAXを印刷して社内をウロウロするか？
いっそ、社内メーリングリストを使って全社宛てに送信するか？？

そんな場合には「それらしき人」を選択して『Check フロー』に流せばよい。「それらしき人」に認定された人は、メールでFAXを確認できるだけでなく、タスク『2.FAX Check』で「宛先間違だよ」と返してくれたり、「適切な割当先に流しておくね」と回してくれたりする。（End 2）

受信FAXが「全て電磁気的に記録されること」自体には、まぁ、大した意味は無いかも知れない。しかし「すぐに共有できる状態にしておくこと」は、確実に業務効率化につながるだろう。

追伸：
≪受信≫ができるなら≪送信≫も・・・・？？？
賢明な読者諸氏なら推察に容易いが、次回記事は「ワークフローでFAX送信」を予定している。キーワードは、PDF自動生成、メール添付、ファイル画像形式、FAXアドレス帳・・・。乞う御期待！
（2012-09-18追記予定：「ワークフロー内でインターネットFAXを送信予約」）

[Internet FAX：「2.FAX Check」画面]