ワークフローサンプル: ワークフロー内でインターネットFAXを送信予約

建設業や製造業、あるいはB2Cビジネスにおいて、FAXはマダマダ現役だ。
ここでは、「ワークフロー内の業務文書」を、インターネット経由で自動的に FAX
送信する仕組みを紹介したい。何と言っても、FAX送信側のペーパレス（Paperless）が実現する。加えて、送信日時や送信データなど、FAX送信に関わる全ての情報が自動的に記録される様になる！
（業務効率化指標もカンタン可視化）

何やらカッコイイ話に聞こえるが、しかし冷静に考えてみれば、今日2012年、「2001年宇宙の旅」どころか「2010年宇宙の旅」すら終わっているハズのこの時代に、

「複合機で印刷」して、
その紙をまた「その複合機でスキャンFAX送信」する

などと言うナンセンス極まりない作業手順が撲滅されていないこと自体がマズイ。さぁカイゼンだ！

[Internet FAX Outbound]

このワークフロー（業務プロセス）は、何てことはない「インターネットFAXサービス」に対して「FAX送信データ」（デジタルファイル）を添付メールする仕組みになっている。実に汎用的でシンプルなフローだ。（しかも『送信予約』や『レビュー依頼』までできてしまう）

例えば、インテリア会社が内装レイアウト案をクライアントに送付したり、旅行代理店が旅行工程表をFAXしたりと言った様々なシーンで活用できるだろう。

＃もちろん『見積書をFAXで送付する』と言った具体的な業務でFAXを多様するなら、「PDF自動生成」を差し込み、業務特化プロセスとして拡張させるべきだ。

なお、最近のインターネットFAXは、PDF 以外にも JPG GIF TIFF と言った一般的な画像ファイルや、さらには、DOC XLS PPT などのオフィス形式のファイルにも対応してくれている。
※送信可能なファイル形式：『eFax』の例

ちなみに、インターネットFAX側で生成してくれる『FAX送付状』は、そのままでも十分に実用に耐えると思うが、どうしても「自社の送付状」こだわりたい場合には、「PDF自動生成」機能を活用すれば良い。

届けられたFAXの例