ワークフローサンプル: 2010/10

次々とやってくる「見積書」の確認依頼。案件が多いのは、メンバが頑張っている証拠。

メンバ主導でどんどん見積書が提出されていくのは良いのだけれど、チラホラと宙に浮いた案件が気になる。
自分で見積書を作成しても良いのだが、最終的に自分で確認するのはイケテナイな。

『当番制』と言う言葉。聞くだけで、メンドウ！
でも現実、多くの会社に当番制の業務がある。朝礼スピーチや掃除などの≪準備が要らない当番≫もあれば、勉強会講師やブログ投稿など≪準備が必要な当番≫もある。
とある日、社長の御乱心…。「より広くより深く当社を知ってもらう為に【当番制のBlog】を発行するぞぉ！」

「だ・か・らぁ、パスワードは忘れるなよ」

まぁ、人間だれでも忘れてしまう事はあるのだが、よりによってパスワードとは…。なんてボヤイテいる管理者は世界中に５万人いる(？)。利用者が同じオフィス内にいれば、仮パスワードを付箋に書いて「犯罪人」のオデコに貼りに行けるのだが…。

社外からの≪問い合わせ≫に対して、キッチリと素早く回答できる会社は成長する！？！

各種「回答系業務」の王道は「FAQを整備して専任部署が回答する」と言う形だ。しかし、ちょっと複雑な質問がくると、メーリングリスト内を質問が飛び交う…。「あれ、今、誰が対応しているんだっけか？？？」

ワークフローシステムを導入するにしても、どんな業務フロー定義が良いのやら…。

≪メール配信業務≫って言ったって、原稿書くのは所詮ヒト。たまにはミスもする。

モチロン「緊張感を持って原稿を書け」「気合が足りん」など精神論に打って出るのも悪くないが、業務フロー視点で、ミスを減らす方法は無いものか？

まー原始的で恐縮だが、≪ダブルチェック≫と言う手法は悪くない。しかし部長が全ての原稿をキチンとチェックしているかどうかはハナハダ疑問である。特に原稿執筆者が５人以上いると、「部長チェック」も、はっきり言って「ザル」だ。

メンバが主体的に報告を行う日報プロセスでは、「外出先から直帰した」「メンバが報告しない」場合などに、そのまま報告が漏れてしまうことがある。

また、そのような場合に、複数のメンバを抱えるリーダは、報告漏れ自体に気付かない場合もある。
漏れなく、確実に日報を提出してもらう術はないものか?!

『稟議書（りんぎしょ）』って、日本企業にしかない独特な風土。

そもそもは「会議を開く手間を省く為のもの」らしいが、要するに「ミンナで承認して、ミンナで責任を共有しようよ…」と言う農耕民族の美しい文化だ。意思決定に時間はかかるが、確かに不正抑止力はある。

≪決裁権限者≫は『支払金額』によって決まるのが相場だが、起案者と決裁権限者の間の管理職者が全員≪承認役≫になる。