第493話：共有パスワードの利用を管理する（Sheets API v4）

日常業務は「共有パスワード」だらけ。。。

ルータを置けば「管理者パスワード」を設定する。ネットプリントに申し込めば「法人アカウント」を登録する。スキャナを買っただけでも「ユーザ登録」が必要となる。幼い日から「絶対にパスワードは他人に教えてはなりません」と教わって大人になったのに、、、現実の大人の世界には「組織内で共有（共用）せざるをえないパスワード」が沢山あるじゃないか！！　（そして会社のファイルサーバには、門外不出の秘密ファイルが。。。）

以下のワークフローは「共有パスワード」を管理する業務プロセスだ。

組織用の「パスワードマネージャ」と言っても良い。社員からのリクエストがあった際、その10分後にパスワードが自動開示される仕組みだ。誰が・いつ・どのパスワードを利用したか、すべて自動的に記録されるようになる。（加えて管理者側の「パスワード変更」も記録されるようになる）

[共有パスワード問合]

第492話：取引先マスタ Spreadsheet を 参照する（Sheets API v4）

「顧客リスト」を表計算ソフトで管理している会社は多い。

ただ、、、10年前は当たり前のように『Excel ファイル』が作られていたのに、今では、クラウド型データベースである『Google SpreadSheet』や『kintone』が利用されるケースの方が多くなってきたと思う。つまるところ、

• いつでも・どこからでもアクセスできる
• データが消失するリスクを小さくできる
• データを複製して持ち運ぶ必要が無い
• サービスプランによっては閲覧履歴を全て残せる

といった利便性をリーズナブルな価格で（もしくは無料で）享受できるのだから、特に中小零細企業には有り難い。

＜API 通信のイメージ図＞

しかも、クラウド型データベースを使えば、外部システムにも「顧客リスト」を参照させることが可能となる。（API 機能：Application Programming Interface）

以下のワークフローは、「Google SpreadSheet 上の顧客リスト」をワークフロー環境に取り込ませる自動フローだ。この例では、毎日深夜 1:00 に「顧客リスト」が自動的に同期されるようになる。（フローそのものは、以前紹介した kintone 同期とほぼ同じだ）

[顧客マスタ同期プロセス-スプレッドシート連携]

第491話：銀行 CSV を Google Sheets に流し込む

「通帳のログ、転記してるの？」

日本の銀行は「通帳」という冊子をくれる。ATM に挿し込めば、入出金の記録を全てキレイに印字してくれる。しかし「通帳」が紙としての冊子である限り、そこに記載された情報にアクセスできる人間が限られてしまう。かと言って「銀行帳.xls」に手入力するのもメンドウだ。

以下の業務フローは、銀行の入出金ログを Google SpreadSheet に流し込むという業務だ。

銀行のオンラインサービスで入手できる「入出金ログ」をインポートすれば、指定した SpreadSheet に、自動的に追記される仕組みとなっている。この例では「みずほ銀行」や「多くの地銀」が提供している『ANSER-API形式』というタブ区切りファイルを取り込むスクリプトがセットされている。

「オンライン通帳」とでも言えば良いのだろうか。。。便利だ。

[入出金のログ登録]

第490話：パスワードを自動生成するボタンを配置する

「入力フォームが多すぎる！」

ワークフロー・システムに対する不満。。。その多くは「データ入力の手間」だ。しかし、業務プロセスをカイゼンし続けていると、どうしても「入力しなければならないデータ」が多くなってしまう傾向にある。さて。。。

意外に思われるかもしれないが、最も効率的な負担低減策は「ありがちなデータをクリック入力できるようにすること」だ。実際に体験してみるのが一番だが、5文字や10文字の入力であってもワンクリックで入力できれば、非常に作業効率が良くなる。そして、タクサン居並ぶならぶ入力フォームに次々と入力できれば、実にキモチイイ。


以下のサンプルは、以前紹介した「ボタン de 入力」に、更に「パスワードを自動生成して入力するボタン」を追加したものだ。このようなボタンを配置すれば、たとえば「システムアカウントを発行する」といった作業を集中して対応できるようになるだろう。
参考）第481話：入力フォームに「ボタン de 入力」の工夫

[入力フォームのテストフロー２]