ワークフローサンプル: 2014/03

商品カタログ、
製品マニュアル、
取扱説明書。。。

この「ペーパレス」な御時世(!!?)、、、情報は『データ』(PDF)で流通させるべきだ。「紙資源」もモッタイナイし、「本棚スペース」も埋まってしまう。

しかし、一方で『紙の冊子』にも長所はある。情報種類によって、アクセス頻度によって、読者状況によって、『紙の冊子』の方が都合が良いケースは少なくない。

見やすい。（←高解像度）
書き込みやすい。（←鉛筆でも）
そしてコンピュータに依存しない。（←電源イラズ）

しばしば比較される「情報を探し出す」と言う ≪機能≫ も、コンピュータの検索とは違った "不思議な方法" で素早く見つけ出せるケースだってある。（手垢、折り目、情報のレイアウト、ニオイ…？）

以下のビジネスプロセスは、マニュアル冊子（紙の冊子）を郵送する業務（郵送サービス）を定義している。希望者が Web サイトで「住所」や「宛名」などの情報をエントリすると、ワークフローが自動開始される仕組みだ。エントリフォームは、既存の Web サイトに埋め込む方式になっている。（「Web 資料請求」への対応業務）

[冊子郵送サービス]

申込件数が100人、500人、1000人の想定なら「自動処理システム」を必死に考える。
しかし一方、10人、20人、50人と言った規模なら？？？

イベント参加証を PDF で送る（ワークフローの自動化） (ワークフローサンプル 2014-03-17)

例えば「少人数セミナー」などのイベント受付。。。

イベント用のメールアドレスを設定し、受付業務は≪担当者によるメール対応≫とするのが手っ取り早い。それはそれで良い。何事にしても素早く行動に移すコト、とても大切。

しかし、「繰り返し開催されるイベント」になる様なら、どこかのタイミングで≪担当者によるメール対応≫は卒業すべきかも知れない。すなわち、その業務について「担当者しか知らない」と言う状況をやめ、キッチリと（できるだけ半自動的に）【記録】される様にしておきたい。

A. データ管理
B. フロー改善

２つ視点を踏まえてワークフロー化しておけば、受付担当者の【交代引き継ぎ】も容易になる。受付担当要員の【増員】の際にも協調的な対応が素早く実現できるだろう。そして、仮に「１年に１度」のイベントであったとしても「去年どうしたっけ？」と言う状況に陥らない。

[イベント受付フロー-公開フォーム]

（電話口）「他社宛の請求書が届いたんですケド・・・」

コレ、、、かなり、、、サムイ。。。

まぁ、多くの会社で1度や2度は経験している事とは思う(?!?)が、果たしてコレ、「事務担当者の気合が足りない！」と言う類の問題なのだろうか？

あなた自身が作業する姿を想像しよう。もし「業務に必要な書類をその都度 Excel や Word で作成する」と言う前提があるなら、おそらく100枚に１枚くらいはミスする。仮にダブルチェック体制（←さいはつぼーし策）を施したとても、1000枚に１枚くらいはミスが発生するだろう。つまる所、ミスの発生は「時間の問題」なのだ。

以下のワークフローは、イベント受付の対応業務だ。『イベント参加証 PDF』の作成工程と『領収書 PDF』の作成工程が自動化され、各書類の送付がメール添付によって自動化されている。（入金確認作業は人手）

[イベント受付フロー]

『請求書データ』を、クラウドで一元管理しよう！
『請求書PDF』を、自動生成させよう！

日本では、この4月から『消費税』（地方消費税含む）が「5%」から「8%」になる。近い将来に「10%」になることも決まっている。請求書に記載内容にミスが発生する可能性は、ますます高まる。

何より大切な事は「いつ／どんな請求書を発行したのか？」を素早く検索できる体制にしておく事だ。

以下のワークフローでは、単純な承認ワークフローに『PDF帳票の自動生成工程』が組み込まれている。請求書を発行する立場の人が Web 画面に必要データを入力し、上司が承認すれば、請求書 PDF が自動生成されるのだ。（『請求書PDFジェネレータ』と言ったところか？）

このシステムを使えば、全ての請求書データと請求書PDFを一元的に記録できるようになる。つまるところ、「請求額」「顧客名」「発行時期」と言った任意のデータ項目で『発行済み請求書』を検索／集計できるようになるのだ。

[請求書PDF作成フロー]

『Web サイトの更新』は、ほとんどの会社で存在する業務だ。
そして、その「業務フロー」は秘密のベールに包まれている。。。

そもそも一言で「サイト更新」と言っても様々な"レベル"がある。

誤字脱字を修正する
ブログ記事を追加する
プレス記事などの情報を追加する
製品サービスの紹介ページを追加する
トップページの誘導バナーを差し替える
サイトリニューアルと連呼する位にデザイン改変する
プラットフォーム(CMS)を変更し大改造＆大引越をする
外部専門会社に委託しプロジェクトを組んで大規模改変する

以下のワークフローでは、"レベル5"までのページ改変をターゲットにしている。平たく言えば、このワークフローは「日常的な Web サイトの運営」を円滑にする。そして Web ページの追加や編集を自動的に記録する。

関係者は、Web サイトの歴史（←コンテンツ管理視点）だけでなく、どのコンテンツを誰と誰が作成したのか（←ガバナンス視点）、それぞれのメンバーは毎月何件程度の更新を行っているのか（←人事考課視点）などが、いつでも確認できるようになる。

[Webサイト更新]