ワークフローサンプル: メールで仕事するな!!

申込件数が100人、500人、1000人の想定なら「自動処理システム」を必死に考える。
しかし一方、10人、20人、50人と言った規模なら？？？

イベント参加証を PDF で送る（ワークフローの自動化） (ワークフローサンプル 2014-03-17)

例えば「少人数セミナー」などのイベント受付。。。

イベント用のメールアドレスを設定し、受付業務は≪担当者によるメール対応≫とするのが手っ取り早い。それはそれで良い。何事にしても素早く行動に移すコト、とても大切。

しかし、「繰り返し開催されるイベント」になる様なら、どこかのタイミングで≪担当者によるメール対応≫は卒業すべきかも知れない。すなわち、その業務について「担当者しか知らない」と言う状況をやめ、キッチリと（できるだけ半自動的に）【記録】される様にしておきたい。

A. データ管理
B. フロー改善

２つ視点を踏まえてワークフロー化しておけば、受付担当者の【交代引き継ぎ】も容易になる。受付担当要員の【増員】の際にも協調的な対応が素早く実現できるだろう。そして、仮に「１年に１度」のイベントであったとしても「去年どうしたっけ？」と言う状況に陥らない。

[イベント受付フロー-公開フォーム]

[イベント受付フロー-公開フォーム：「1.確認/受付完了メール作成」画面]

[データ項目一覧画面]

このワークフロー定義は、ウェブサイトに「エントリフォーム」を埋め込む事が想定されている。

申込者がウェブサイトから申し込む事でワークフローが開始される。必然的に「自動的に記録」され、データ閲覧権限のある社員ならいつでも参照できる。

その後の対応は、「受付完了メール」の送信は自動化されているものの、仔細のやり取り履歴については受付担当者が手動記録する汎用的な仕組みになっている。もし「かならず行われるオペレーション」があるなら、工程として追加しても良いだろう。

なお「仔細のやり取り履歴」については、工程『2.質問対応の記録』を無くし、社内SNS機能のハッシュタグ（トピック）を使って記録する方法も良い。

[雛形ダウンロード (無料)]