請求書 PDF の自動化

2013年5月13日
「Web フォーム」で参加申込を受け付けて、自動的に「請求書」を送る。

イマドキ「ITを使った省力化」なんて誰でも考える。
もし『PayPal 決済』や『Google Wallet 決済』など、決済を特定の方法に限定すれば、「Web フォーム」と「決済システム」をつなぎこんだ、(完全に自動化された) Web サイトだって、簡単に作り込めるだろう。

しかし実際の所、50人や100人程度のイベントなら、メールと電話で対応したくなる。何故か?
端的に言って「法人名義に対する請求書送付」や「イベント当日の現金支払い」などなど、様々な要望(例外)があるからだ。人間が対応すれば、何でも柔軟に処理できてしまう。(当然ながらミスも発生するケド…)

以下の業務プロセスは、入金確認業務を人間が行う業務フローだ。
Google Spreadsheet で受け付けた参加申込データを引き継ぎ、その後の処理を人間が担う。具体的に言えば、『請求書発行+銀行振込』『PayPalクレジットカード』『当日の現金手渡し』の決済完了を人間が確認する。

秀逸な点は、参加申込者が『請求書発行+銀行振込』を指定した際に、「請求書 PDF」が自動的に送付されるところだ。

[請求フロー]



[請求フロー:「1.事前入金確認」画面]

[請求書PDF]

[サンクスメールの設定]


極めて当たり前の話だが、、、
「人間の処理」から「機械(コンピュータ)の処理」への置き換え(省力化)は、業務効率化において非常に大きなテーマだ。

業務プロセス管理活動(BPM活動)では「自動化」(オートメーション)と呼ばれる。このワークフローでは、『サンクスメールの送信』が自動化され、また『PDFの生成』が自動化されている点がスバラシイ。

しかし実際に自動化を推し進めてみると、時にオートメーションと逆行するようなことをしたくなる事もある。たとえば「二十歳未満のエントリには電話確認ステップを挟む」などの「人間化」だ。その業務において、それが改善になるならなら「人間化」だってスバラシイ。

そんな時、「一度きりの改革」ではなく「継続的な改善」が大切だわ、、、と実感する。

まぁ、いずれにせよ、業務効率化(業務改善)は、現状フロー(As-Is)を業務フロー図として記述する所から始まる。そうしなければあるべきフロー(To-Be)が議論できない。カイゼン、カイゼン、日々カイゼン! 頑張って行こう!
参考サイト⇒『プロセス改善活動の進め方


[ダウンロード]
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