ワークフローサンプル: 請求書 PDF の自動化

「Web フォーム」で参加申込を受け付けて、自動的に「請求書」を送る。

イマドキ「ITを使った省力化」なんて誰でも考える。
もし『PayPal 決済』や『Google Wallet 決済』など、決済を特定の方法に限定すれば、「Web フォーム」と「決済システム」をつなぎこんだ、（完全に自動化された） Web サイトだって、簡単に作り込めるだろう。

しかし実際の所、50人や100人程度のイベントなら、メールと電話で対応したくなる。何故か？
端的に言って「法人名義に対する請求書送付」や「イベント当日の現金支払い」などなど、様々な要望（例外）があるからだ。人間が対応すれば、何でも柔軟に処理できてしまう。（当然ながらミスも発生するケド…）

以下の業務プロセスは、入金確認業務を人間が行う業務フローだ。
Google Spreadsheet で受け付けた参加申込データを引き継ぎ、その後の処理を人間が担う。具体的に言えば、『請求書発行＋銀行振込』『PayPalクレジットカード』『当日の現金手渡し』の決済完了を人間が確認する。

秀逸な点は、参加申込者が『請求書発行＋銀行振込』を指定した際に、「請求書 PDF」が自動的に送付されるところだ。

[請求フロー]

[請求フロー：「1.事前入金確認」画面]

[請求書PDF]

[サンクスメールの設定]

極めて当たり前の話だが、、、
「人間の処理」から「機械(コンピュータ)の処理」への置き換え（省力化）は、業務効率化において非常に大きなテーマだ。

業務プロセス管理活動（BPM活動）では「自動化」（オートメーション）と呼ばれる。このワークフローでは、『サンクスメールの送信』が自動化され、また『PDFの生成』が自動化されている点がスバラシイ。

しかし実際に自動化を推し進めてみると、時にオートメーションと逆行するようなことをしたくなる事もある。たとえば「二十歳未満のエントリには電話確認ステップを挟む」などの「人間化」だ。その業務において、それが改善になるならなら「人間化」だってスバラシイ。

そんな時、「一度きりの改革」ではなく「継続的な改善」が大切だわ、、、と実感する。

まぁ、いずれにせよ、業務効率化（業務改善）は、現状フロー（As-Is）を業務フロー図として記述する所から始まる。そうしなければあるべきフロー（To-Be）が議論できない。カイゼン、カイゼン、日々カイゼン！頑張って行こう！
参考サイト⇒『プロセス改善活動の進め方』

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