ワークフローサンプル: 2014/04

業務プロセス『アルバイト採用』、、、における課題。

＜課題１：「今」が分からない＞

○○君の応募は、今、誰が対応しているのか？
○○君の応募に対して、次は、何をするのか？
採用(不採用)通知まで、何ステップが残ってるのか？
応募者とのコミュニケーションに、ヌケモレは無いか？

＜課題２：「過去」が分からない＞

○○君は、どんな評価で、いつ採用されたのか？
不採用となった人の不合格理由は何だったのか？
去年は何人の応募があって、何人合格したのか？
結果の通知まで、どのくらいの時間がかかるのか？

例えば、『履歴書の受理』、『電話での面談日程調整』、『口頭での合否通知』と言った「日常的な業務」、、、いずれも、記録を残すとなると結構な手間だ。結果として、業務ノウハウは共有されず、業務の流れは属人的になる。組織としての「あるべき業務フロー」が議論される事も無い。

確かに

　「採用活動なんて、その時々のマネージャによって手法がチガウもんだ！」　

そう言う結論もアナガチ間違っていないのかも知れない。しかし、（他の業務にも言える事だが）、「標準化」なくして「分業化」は実現しない。『採用フロー』は、事業規模の拡大、新規事業の開発、他市場への進出など、会社の進化を大きく左右する業務だ。人事業務の進め方は、少しずつであっても、「可視化」する方向に、そして「標準化」する方向に改善して行きたい。

[アルバイト採用判定フロー]

「自動メールへのデータ埋め込み、便利だよね！」

誰かが開始させた『案件』が、業務フロー図を流れ、そしてフロー図の中の「とある地点」を通過する。すると、

自動的にメールが送信されたり、
自動的にPDF帳票が生成されたり。。。

そう、、、業務の自動化は、「業務コスト」を大幅に下げ、「ミスの発生」を減らし、「し忘れ」を撲滅する。特に【自動メール】は、社内の関係者に「業務アラート」として送信したり、社外の方に「受付完了通知」として送信したり、応用範囲が非常に広い。

以下は【自動メール】へのデータ挿し込み（差し込み）を体験できるサンプル（業務テンプレート）だ。

文字列型だの、日付型だの、ファイル型だの、、、色々なデータをメール本文に挿し込んだ際に、実際どの様なメール本文が生成されるのか？、を体験できる。以前、『【入力インターフェース】を体験できる』と言うサンプルを公開したら、意外にも人気コンテンツになってしまったので、いわゆる「二匹目のドジョウ」だ。いつもの記事にある様な「仕事の進め方についての考察」は、今回もなーい。（なんか寂しい）

★『文字列型(!)、日付型(!!)、ファイル型(?!)、掲示板型(?!!)』 (2014-02-24)

▽公式マニュアルはコチラ▽
M224 自動イベント業務データを挿し込んだメール文が、自動的にメール送信されるように設定する

[自動メールのテスト]

[メール設定画面]

その【アイデア】は、ビジネスの「種」だ。

【アイデア】無くして、新製品（New Product）の「花」は咲かない。
【アイデア】無くして、新生産方式（New Process）の「花」は咲かない。
【アイデア】無くして、新市場創造（New Market）の「花」は咲かない。
【アイデア】無くして、新原材料（New Source）の「花」は咲かない。
【アイデア】無くして、組織改編（New Organization）の「花」は咲かない。

しかしながら、多くの【アイデア】は未成熟のままに死んでいく。つまり、誰かの脳の中でポンッと生まれても、その9割はその脳から出る事なく蒸発し、また幸運にもその脳から脱出した1割も上手く他の脳に寄生できずに絶滅する。【アイデア】の生存率は、あり得ない程に低い。（思いついた本人も、１晩寝ればキレイに忘れる）

もし、その【アイデア】が大切に育まれたのなら、、、
もし、その【アイデア】が社内に発散できたのなら、、、
イノベーションの花畑が広がったのかも知れないのだが。。。

以下のワークフローは、社内の【アイデア】を集めるフローだ。製品開発現場での利用が想定されている。『顧客の声』とは違い、一歩踏み込んだ生々しい『社内の声』（提案）が集まる。　もちろん、文学作品や映画制作のように「誰かの才能に大きく依存する製作手法」が否定されるべきではない。しかし多くの組織においては、組織内の優れた【アイデア】が有効に活用される仕組みを構築すべきだ。

[製品アイデア育成フロー]

【会社の意思】は取締役会で決まる。

多くの場合、「議論の深まり」の中で決まっていく。と言うか、典型的なパターンは社長が取締役達を説得し、「あーだ、こーだ」と事前のヤリトリがあった後、取締役会の場で決まる。当然ながら【取締役会議事録】には、『慎重審議の結果、提案は全員異議なく可決』とのみ記録される。込み入ったヤリトリや各取締役の当初意見などは、公式記録に残らない。

しかし【最も大切な情報】は、決まるまでの「過程」だ。
未来の取締役達が読みたくなる情報は、決まるまでの「過程」だ。

以下のワークフローは、各取締役が独立して意見を記録できるシステムだ。まず『-2.反対』『-1.どちらかと言えば反対』『0.分からない/判断保留』『+1.どちらかと言えば賛成』『+2.賛成』を選び、その上で、自分の意見を自由に記録する。とかく形式主義に陥りやすい『議事録』とは別に運用される。つまり、会議の前に意見や考えを表明しておくため、あるいは会議の後に議論後の意見や議論感想を記録しておくために活用される。単なる「電子採決システム」とは違う。

[事案に対する意見表明フロー]