例えば「Facebookマーケティング」などの業務は、イチイチ業務規定なんて作ってられない。そんなマニュアル、作り終わった頃には、Facebookの仕様自体が変わっている。文字だらけの規程やマニュアルなんかやめて、いっそ業務フロー図(BPMN)そのものを業務規定とみなせば、スグに運用に入れるだろう。(取締役会の議論も早く済む)

ちなみに、公式 Facebook ページへの投稿は「メール」でも可能だ。ワークフローの途中でメールを自動送信さる仕組みを設定しておけば、「必要な手続き」を経た原稿がミスなく自動投稿される。(画像添付もイケル!)

[Facebookページ投稿]


毎月やらなきゃダメなコト。
一般社員なら、出勤簿、旅費精算、経費申請。。。
一方で、一般管理部門や販売部門の責任者なら、月次試算表作成や売上予想更新と言ったところか。

経理処理や人事労務系処理でお決まりの月次処理であれば、多くの社員が利用するので、ワークフローを整備するモチベーションが高い。しかし、月次試算表作成や売上予想更新と言った、少人数しか関わらない業務は、ナカナカ整備されない傾向にある。

しかしワークフロー化によって、販管業務が自動的に『正式な記録として残せる』様になる意義は、極めて大きい。例えば、新任の取締役など、新任の『データ閲覧権限者』も、いつでも過去にさかのぼって当該業務プロセスの履歴データを閲覧できる。

[売上予想の月次報告フロー]


各種帳票の電子化が進む今日ではあるが、「請求書」に関しては郵送で行っている会社が多い。
実際「郵送でなければ困る」という取引先がいるのは確かなのだが、逆に電子化を望む取引先も少なからず増えている。

(ま、後10年?、5年!もすれば、「紙」の請求書なんて滅んでいるだろう)

以下の業務フロー例では、「請求書発行」から「入金確認」までの工程だけをワークフロー化している。請求内容の送信において『郵送』と『メール送信』を選択できるハイブリッドタイプだ。

請求進捗や請求結果を、いつでも誰でも確認する事ができる様になる。

[請求書発行および入金確認フロー]

「ワークフロー・システム」と「業務マニュアル」は表裏一体だ。改めて説明するまでもなく、両者には密接な関係があり、切り離せるものではない。換言すれば『「業務マニュアル」を具現化したものが「ワークフロー・システム」』とも言える。

ワークフロー・システムの構築を検討する人から「業務マニュアルを先に作るべきか?」と言う質問を受ける事がある。結論から言って「同時」に作ればよい。すなわち

『フロー図』と『入力フォーム』を印刷するだけで、業務マニュアルになる状態

が望ましい。

もっとも一連の作業従事者が、多様な母国語圏の人で構成される場合には、色々と工夫が必要だ。典型的な業務フローは「翻訳作業」だ。以下の翻訳フローは、『フォームの画面構成』と『簡単な英単語』だけで業務の進め方を表現している。こうなると別途『マニュアル』は、作るだけ野暮だ。

[翻訳フロー(+サイト更新)]