ワークフローサンプル: 2012/10

メールマガジンは「購読者にとって有益な情報」を伝える仕組みだ。『旬な情報』を『正確に』伝えたい。

メールマガジン（英：News Letter）の位置づけは、発行者によって大きく異なるが、例えば、通販会社にとっては「売上に直結するマーケティングツール」であり、またメディアサイトにとっては「アクセスを大きく左右する誘導ツール」だ。すなわち、メールマガジンが「事業の重要な役割」を担うケースは少なくない。

原稿作成工程は『素早く処理が進み』かつ『ミスが発生しづらい』を実現する手順でありたい。

以下の業務プロセス例は、月間20本程度の原稿が作成されるメルマガ原稿作成ワークフローだ。「火木土週3本の定期発行」と「任意タイミングでの発行」が想定されている。この作業手順や自動処理工程には、滞留やミスを未然に防ぐ工夫がなされている。

定期発行前日に自動起動される
各工程の締切時刻が、明示的に設定される
定型部の「発行日付」や「コピーライトの年表示」などが、自動設定される

＜想定組織＞
プロデューサ：1名、ディレクター：1名、ライター：3名(兼務)、イラストレーター：3名(兼務)、フォトグラファー：1名(兼務)　（※ディレクターはイラストレーターの兼務も）

[メルマガ原稿作成ワークフロー]

ビジネスに契約書はツキモノ。
そして「契約の締結」は、メンドウながらとても大切なヒューマン・プロセスだ。そして分業せざるを得ない。少しでも効率よくしたい。

ちなみに日本の大企業は、取引を始める際に「NDAの締結」を求める。しかし、その雛形に書かれている内容は『不正競争防止法』(1993)に重複する内容がほとんどだ。時に『パリ条約』(1883)で書かれている様な基本的な権利に関する事も加筆されたりする。いずれにせよ、受ける側の会社は「妙な事が書かれていないか」をチェックすると言う「不毛な作業」が強いられる。

法務チェックには「NDA締結」の様に極めて非生産的な案件も含まれる点に注意して業務プロセスを設計したいものだ。

※ Non-disclosure agreement/秘密保持契約
※ Unfair Competition Prevention Act/不正競争防止法
※ 工業所有権の保護に関するパリ条約

＃全ての大企業の「NDA雛形」を「第1条：不正競争防止法を守りましょう」だけに改めれば、日本のGDPはグンと伸びるかもね。。。

以下の法務チェック・ワークフローでは、上司による『2.契約書案を承認する』と、法務による『3.契約書案を承認する』を、スキップする事ができる。

[契約ワークフロー]

「パソコンを買う」、「人を雇う」。。。
実際のところ『トップダウン』で即決される事もあれば、『ボトムアップ』に決裁される事もある。どちらが良いと言うものではない。しかし『トップダウン決定』も『ボトムアップ決裁』も、どちらも組織としての決定情報として一元記録したいものだ。

以下の業務プロセス定義は、（起案者はさておき）、最終的な決定者、決定時刻、決定内容が、同じフォーマットで記録できる「意思決定プロセス」の事例だ。組織としての決定は、ここに流れたプロセスを参照すれば良い。ここでは「トップダウンで即決された事」を、さも「ボトムアップで決定された」かのように記録するような事はしない。

このクラウド時代にあって「組織としての決定データ」を電子化すべきは当然だが、この事例の様に「組織としての決定フロー」を複数想定しておくことも、組織機動性担保の観点で重要だと言える。

＃稟議書を『紙』で保存していたのでは、「過去の決定」を検索する事すらままならない。

ちなみに、、、
日本には、ボトムアップ型の意思決定記録フォーマットとして、「稟議(RINGI)」と言う仕組みがある。

社内規程で定められた起案責任者によって立案され、多人数の同意を得てから、決裁者が決裁する。例えば『大規模な広告』を出稿する際には、起案責任者は大規模広告が必要な理由や広告出稿の概要を書いた文書を作成し、それぞれの広告費の見積書を沿えて提出する。実際、その稟議書が決裁者に辿り着くまでに相当な時間と手間がかかってしまう。

しかし違う観点から見れば、決裁する時点で

本当に『大規模な広告』にする必要があるのか？
もっと『大規模な広告』にする必要があるのではないか？
その広告に伴う『リスク』に対応できているか？
その広告によって得られる『効果』は正しく予想されているか？

と言った議論は十分に尽くされているとも言える。すなわち、決裁後の広告出稿作業は、驚くほど迅速かつ円滑に進められる。多くの場合、トップ自らが広告出稿作業について指示する必要はない。
日本企業の中で根強く支持され、今後もしぶとく(?)生き残るであろう仕組みだ。

[調達決裁ワークフロー]

ワークフローシステムは「デスクワーカー」と相性が良い。
例えば、多くの時間をパソコンと向き合う『翻訳者』とは、実に相性が良い。

以下は、主にWebコンテンツを想定した『翻訳ワークフロー』だ。
日本語原稿を投入すれと英語とスペイン語が出来上がってくる仕組み??だ!?! ある程度運用すれば、徐々に原稿量とその所要時間の相関が見えてくる。

[翻訳ワークフロー]

[社内SNSの様子]

「ワークフロー」は2000年ごろから、

稟議決裁
経費精算
旅費交通費精算

などの領域で大きく進化し、大幅な事務工数削減に貢献してきた。これらを「ワークフローの３大アプリケーション」と呼ぶ人もいる。電子化(オンライン化)されて、履歴が自動的に残る様になり、集計が極めて高速化された。

その後、社内LANなどの環境整備にあわせて、社内業務は次々と電子化される。

勤怠・勤務時間報告
調達・資産管理
総務申請
人事採用

などもワークフロー化される様になった。特に部署横断的な業務フローや、遠隔拠点間をまたぐ業務を電子化する意義は大きい。

そして今日のクラウド時代。
ワークフローは社内業務に留まらない。
すなわち、社外からの問い合わせに対する対応業務もワークフローシステムで運用できる様になった。具体的には『製品問い合わせ』や『クレーム』あるいは『見積依頼』や『個人情報保護窓口』なども、業務手順（業務プロセス）に従って電子的に処理できるようになった。

以下の業務フロー定義では、Webやメールの問い合わせだけでなく、Facebook や Twitter 等での問い合わせ（社外トリガー）も、連携設定で同じ流れに取り込む事が可能だ。ワークフロー途中で「翻訳」や「助言」に流す事もできる。
ちなみに、「外部システムと連携する様な業務」を柔軟にカイゼンできるのは、≪クラウド型≫ワークフロー『Questetra BPM Suite』ならではと言ったところだ。（無料アカウント発行中!!）

[問い合わせ対応フロー]