ワークフローサンプル: 「日付入り雛形」が準備されるメルマガ原稿作成フロー

メールマガジンは「購読者にとって有益な情報」を伝える仕組みだ。『旬な情報』を『正確に』伝えたい。

メールマガジン（英：News Letter）の位置づけは、発行者によって大きく異なるが、例えば、通販会社にとっては「売上に直結するマーケティングツール」であり、またメディアサイトにとっては「アクセスを大きく左右する誘導ツール」だ。すなわち、メールマガジンが「事業の重要な役割」を担うケースは少なくない。

原稿作成工程は『素早く処理が進み』かつ『ミスが発生しづらい』を実現する手順でありたい。

以下の業務プロセス例は、月間20本程度の原稿が作成されるメルマガ原稿作成ワークフローだ。「火木土週3本の定期発行」と「任意タイミングでの発行」が想定されている。この作業手順や自動処理工程には、滞留やミスを未然に防ぐ工夫がなされている。

定期発行前日に自動起動される
各工程の締切時刻が、明示的に設定される
定型部の「発行日付」や「コピーライトの年表示」などが、自動設定される

＜想定組織＞
プロデューサ：1名、ディレクター：1名、ライター：3名(兼務)、イラストレーター：3名(兼務)、フォトグラファー：1名(兼務)　（※ディレクターはイラストレーターの兼務も）

[メルマガ原稿作成ワークフロー]

このワークフローでは、まずプロデューサがメルマガ発行日前日(月水金)の朝10時までに『企画概要』を定める。言わば「メルマガのテーマ」だ。具体的には、文字列型データ項目『このメルマガで購読者に伝えるべき事』にテーマを入力する。以降、設定されたテーマに従い、

13時までに企画詳細(役割分担)の設定、
15時までに各パーツの作成、
17時には送信原稿全体が作成される

と言う流れになる。

ちなみに、設定されたテーマは、自動で関係者内にメール周知される。テーマの書き方によっては、社内SNSや口頭等にてアイデアや助言が寄せられるだろう。

ところで、この事例ではメール配信システム（メルマガスタンド）の連携については記述していない。
すなわちメルマガ原稿は「手動コピー」を想定している。HTMLメールなら、メルマガスタンド側での画像設定等が必要になるだろう。ただ可能な限り（メルマガスタンド側のAPIに依存するが）、メールやRESTでの自動連携させたい所だ。すなわち「手動コピー」時のミスを減らしたい。

「業務プロセスを恨んで、ヒトを恨まず」の BPM 精神で、人間作業（ヒューマンタスク）を少しでも減らすことは、ミス発生を減らす業務プロセス改善の基本作業と言える。
※ BPM: Business Process Management / 業務プロセス管理

「3a.原稿文作成[15時]」画面