ワークフローサンプル: 名刺発注申請ごときを可視化する意義とは

日本の営業マンにとって、名刺は「大量消耗品」だ。展示会に立とうものなら数百枚単位で無くなる。日頃から残存枚数を気にして、適宜「追加発注」を行わなければならない。

名刺作成依頼は、非常にシンプルなワークフローだ。実際、申請フロー（システム）など無くとも、「メール依頼」でそれなりに業務は回る。

しかし、実際に名刺作成申請をワークフロー化すると、色々と可視化されて面白い。

セールスマン別の「消耗スピード」を比較
営業部全体の「大量消耗時期」をグラフ化
営業部内の「資格保有者」を検索

業務プロセス設計の練習題材にするのにもモッテコイだ。是非、試してほしい。

[名刺作成依頼フロー]

このワークフロー定義では、まず「差し戻しの処理」にセンスを感じる。
すなわち、「上司」が承認できない場合、ステップ『1.名刺情報』に戻すのも良い。しかし、ここではあえてステップ『1x.上司指摘対応』を設定して分流させている。これは次工程の「総務」が承認できない場合に、「上司」を経由せずに申請者ステップ『1y.総務指摘対応』に"差し戻す"ための布石だ。非常に見やすい。

また「受領確認」にもセンスを感じる。
すなわち「申請者」と「受領者」が異なる場合を想定している。確かに、派遣社員や新人社員は、自ら名刺作成申請できない場合もあろう。実際、（多忙にかまけて）、秘書や事務職員に"代理申請"を依頼するケースもある。

なお「名刺発行枚数」はある意味で「下らないデータ」だ。しかし、誰しもがこの手の「下らないデータ」にアクセスできる様にしておく事、の意義は実は大きい。つまり、全ての社内情報を社内公開する姿勢こそ、隠蔽や不正が起きない風土を作る。

[名刺作成依頼フロー: 「1.名刺情報」画面]