2017年の振り返り

本年も1年間、「ワークフローサンプル」のご愛読、ありがとうございました。

ブログ8年目となる2017年も、一週も欠かすことなく、52本の記事を投稿することができました。これも読者の皆様からの「いいね」や「シェア」のおかげです。

早速ですが、本年の「アクセス数上位記事」を調べてみました。結果は以下の通りとなりました。
  1. 第515話:契約書の承認はワークフローで!(改善編) (2016-12-26)
  2. 第462話:稟議書を回す(基本業務パック) (2015-12-21)
  3. 第471話:オレの申請に「決裁」は要らぬ! (by 部長) (2016-02-22)
  4. 第463話:物品購入依頼を回す(基本業務パック) (2015-12-28)
  5. 第510話:もう経費精算フローの中で「事後承認」すればイイ (2016-11-21)
ぬぬぬ。。。寂しいことに「2017年の記事」がありません。 (←この一年間、ワレワレは、何をやっていたのでしょう??)

2017年記事に絞ったランキング

ということで、(気を取り直すべく?)、2017年の発信記事に絞った「アクセス数上位記事」についても調べてみました。
  1. 第531話:テレビ番組表の自動検索 (2017-04-17)
  2. 第519話:業務プロセスの自動化とは?(その2) (2017-01-22)
  3. 第520話:業務プロセスの自動化とは?(その3) (2017-01-30)
  4. 第521話:業務プロセスの自動化とは?(その4) (2017-02-06)
  5. 第539話:時刻が来れば自動的に「受け取った」ことになる工程 (2017-06-12)

むむむ。。。 やはり「自動」がキーワードですね。(当ブログのミッションは「具体的な業務サンプル」を提供することではありますが)、2017年の結果として「抽象度の高いテーマ」が人気になっています。

[サーバサイドで乱数を発生させるプロセス]

 

業務:ユーザの所属情報

「管理部」「営業部」「開発部」、、、

たとえば、ホームページの問い合わせをトリガーに発生する「見積作成依頼に対応する」というタスク。自動的に「営業部の誰か」に対してオファーされるが、当然ながら、「営業部に所属していないユーザ」は永久に引き受けることができない。

やはり、ワークフローシステムの運用においては、「組織」の所属メンバが最新状態にメンテナンスされていることが極めて重要だ。もし、こういった基本情報がきっちりメンテナンスされていなければ、プロセスオーナー達の日々の業務プロセス改善も徒労と化してしまうだろう。

※ もちろん、「申請のたびに "上司:田中" と入力させる」といった業務プロセスも定義できる。しかし、それでは効率が悪い。。。(と言うか、違反や不正が常態化してしまいそう。。。)

組織ツリーのサンプル

課題:組織ツリーにない集団

メンバの「所属情報」については、API を使った追加予約や削除予約で自動化されている。(参照:第565話:自動化で実現するIT全般統制)。

しかし、「情報セキュリティ資格保有者」「研修中社員」「テニス同好会」、、、(ん??)、といったユーザの集まりはどうしたものか??? これらを「組織」と呼ぶに、はばかられる。そもそも、組織階層のツリー構造において、どこに位置づけられるべきか分からない。。。たしかに「テニス同好会」はオフィシャルな会社業務を担当しないのでメンテナンスする義理もないのだが、、、「情報セキュリティ資格保有者」や「研修中社員」といったユーザ集団はプロセスオーナーによっては「引き受けルール」の設計に活用したいと思うかもしれない。。。

[アカウント発行およびML登録-予約更新]

業務:ユーザ管理

「社員さんの所属部署変更」が発生したら、情報システム部門の雑務が増える。(風が吹けば…的な?)

例えばイチローさんが『営業部』から『カスタマーサービス部』へ異動するという辞令ケース。。。 Google Group で言えば、『ichiro@example.com』というメールアドレスを『sales@example.com』からメンバ削除し、『cs@example.com』にメンバ追加する処理をしなければならない。

ただし、こういった場合「引き継ぎ」を考慮し、加入組織へのメンバ追加は4月1日に、脱退組織からのメンバ削除は4月30日にセットする、というオペレーションを取っている。

課題:所属情報変更の自動化

Google Group 設定については、『第544話:Google Group 連携で、ラクラクML管理(2)』の業務テンプレを使って、自動化できている! 「API 連携」でタイマー処理についても自動化されているため、ミスやヌケモレはほとんど発生しない。

しかし、、、他にも「グループ設定の変更」は沢山あるのだ。(ディレクトリ・サービスは万能ではない)

あれれ? ワークフロー基盤の組織所属設定も自動変更したいのだが、、、どうやって??

[アカウント発行およびML登録-IT全般統制]

業務:FAXでの受注処理

FAX で注文を受け、受注の判断をする。

一昔前なら「人間がやって当然だったこと」も、クラウド時代の今日では「省力化・無人化の対象」だ。

実際、クラウド型FAXサービス(インターネットFAX)『eFax』を使いはじめたので、「紙」は存在しなくなった。そして、その受信ファイルもクラウド型ワークフロー『Questetra BPM Suite』に自動的に連携されるようになったので、「注文内容の確認」といったヒューマン処理もオンラインでキチンと記録されるようになった。(単純なメール連携)

もう「紙」を探すことは無い。すでに大きく業務改善されてはいる。しかし同時に、もっともっとカイゼンできそうな気がしている。

課題:FAXファイルの総覧

たとえば、こういった「クラウド化」「デジタル化」が進むことによって、業務監査への対応に意外と困っている。

つまり「注文書FAXファイルの存在」について、会計士や内部監査担当に確認してもらいづらくなった。もちろん、ワークフローシステムにログインしてもらい、モニタリング機能やデータ参照機能を使って見てもらえば良いのだが、、、ワークフローシステムには「彼らにとって不必要な機能」が多すぎるため操作に慣れてもらうに時間がかかる。(いろいろ説明がメンドクサイ)

そして彼らの口から「時代に逆行するような一言」が飛び出した、、、「注文書は紙に印刷して綴じておいてくださいよ」と。。。(ガーーーン)

なんとかして「沢山の注文書FAXファイル」を、総覧しやすい形/探しやすい形にできないものだろうか??

[受注FAX処理フロー]