ワークフローサンプル: 第520話：業務プロセスの自動化とは？（その３）

[A] 工程間における案件情報の受け渡しを自動化する
[B] とある工程における処理を自動化する

という業務プロセスの自動化についての２つの視点について述べました。

また、前回の記事『第519話：業務プロセスの自動化とは？（その２）』では、『[A] 受け渡しの自動化』が適用可能な範囲と実現方法について述べました。

今回の記事では『[B] 処理の自動化』が適用可能な範囲と実現方法について、整理してみたいと思います。

どの様な「処理」が自動化できるのか

◇ 完全な自動化（自動工程）

『[A] 受け渡しの自動化』が「とある工程から次の工程への案件情報受け渡し」をコンピュータに任せてしまう発想だったのと同様に、『[B] 処理の自動化』は「とある工程内の作業」をコンピュータに任せてしまいます。

たとえば「見積書の作成承認」のような人間依存度の高い業務プロセスにあったとしても、

見積書 PDF ファイルを作成する
ファイルを添付してメール送信する
見積概要を社内ソーシャルに投稿する

といった工程であれば、完全にコンピュータに任せてしまうことが可能です。

※ ちなみに『[A] 受け渡しの自動化』と対比させる必要が無い場合には、（『自動化』という言葉を使わず）、『業務プロセスの一部工程を「無人化」する』といった表現の方が分かりやすいかも知れません。

◇ 部分的な自動化

一方で、完全に任せてしまうわけではない工程もあります。

たとえば「見積書の作成承認」という業務プロセスにある「見積案を作成する」という工程で言えば、

見積総額を計算する
消費税額を計算する

といった支援機能は業務の省力化に貢献します。しかし、このケースは「見積書の作成」という工程が無人化できている訳ではなく、何らかの人間入力（ヒューマンインターフェース）が必要です。したがって、この様な工程は「ヒューマン工程」（人間工程）に分類すべきだと言えるでしょう。

[見積書の作成承認プロセス]

◇ 工程の分類

ところで、国際標準記法において「工程」は、以下の７種類に分類されます。

※ 以下の中にある「送信工程」と「受信工程」はそれぞれ「送信イベント」と「受信イベント」とほぼ同義です。つまり５種類と考えることも可能です。

サービス工程：パラメータだけで設定される自動工程
スクリプト工程：カスタムコードがセットされている自動工程
ビジネスルール工程：ルールエンジンで処理される自動工程
送信工程
受信工程
ユーザ工程：ユーザとの情報やり取りがある工程
（マニュアル工程：システムが検知できない人間等の作業工程）

そして、この分類で言えば、１～５の工程が「処理の自動化」（自動工程）に該当します。

自動工程においては、ワークフローシステム自身（ワークフローエンジン自身）が、

案件データや外部データを参照し、
必要な計算を行い、そして
案件データや外部データを更新

します。その工程において人間がかかわることはありません。（つまり、入力フォームといった「ヒューマンインターフェース」はありません）

◇ 自動工程の具体例

近年の業務システム（ワークフロー/BPM/ERP）であれば、様々な自動工程を組み込む（デザインする）ことが可能です。

たとえばクラウド型ワークフロー【Questetra BPM Suite】であれば、以下のような自動工程を配置できます。どの「自動工程」も灰色アイコンで表現されます。（一方で、ユーザ入力が必要な「ヒューマン工程」は水色のアイコンで表現されています。）

数値データの四則演算
日付データの加算減算
文字列データの結合
案件データを挿し込んだ PDF ファイルの生成
Google Drive などの外部ストレージへのファイル保存
乱数の生成（Addonによる拡張）
パスワードの生成（Addonによる拡張）
文字列データの文字数カウント（Addonによる拡張）
日付データの和暦変換（Addonによる拡張）
社内ソーシャルへの自動投稿（Addonによる拡張）

どの様な設定で処理が自動化されるのか

ワークフローシステムが「Webアプリケーション形態」の場合、自動工程は「サーバでの処理」となります。

クラウド型ワークフロー【Questetra BPM Suite】であれば、自動工程アイコンを業務フロー図に配置し、そのアイコンのプロパティを設定することで実現します。以下にあるキャプチャを参照して頂ければわかるように、「サービス工程」（サービスタスク）の設定であればプログラミング知識を必要としません。

『サービスタスク（データ設定）』 M227
『サービスタスク（PDF 生成）』 M228
『サービスタスク（Google ドライブ）』 M229
『スクリプトタスク』 M230
『サービスタスク（XXXX）』 M415　←Addonによって予め拡張したもの

ワークフローシステムとして稼働させた後は、案件が到達する度に自動的に処理されるようになります。

＜モデリング画面：「PDF生成」の設定画面＞

＜モデリング画面：「承認通知」の設定画面＞

＜モデリング画面：「社内ソーシャル投稿」の設定画面＞

近い将来の自動工程

昨今、日本では生産性向上の議論が非常に活発です。

たしかに今後、人工知能（AI / Artificial Intelligence）の実用化が進めば、

長文文章を要約する
質問文に対する回答文を書く

といった工程も、次々と「自動工程化」されていく可能性があります。

しかし、そもそも現状においてどのような工程が存在しているか、が把握されていなければ自動化は実現できません。

まずは日常的に繰り返し行われる「工程」が、どんなインプットで、どんなアウトプットになっているのか、を常に捕捉できる体制を整備する必要があると言えるでしょう。

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