ワークフローサンプル: 第518話：業務プロセスの自動化とは？（その１）

そもそも「業務プロセス」とは何か？

業務プロセスとは「いくつかの工程」を並べたものです。

たとえば、多くの企業で日常的に発生する「受注報告プロセス」でいえば、

[1] 営業部社員：受注内容を登録する
[2] 営業リーダ：受注内容を確認する
[3] 営業部部長：受注内容を承認する

といった「工程」で形成されます。

自動化、２つの視点

そして今日、「生産性向上」のキーワードのもと、話題にあがることが多くなった「業務プロセスの自動化」は、

[A] 工程間における案件情報の受け渡しを自動化する
[B] とある工程における処理を自動化する

のいずれかの意味で、あるいは両方の意味で議論されています。

「A:受け渡しの自動化」とは？

第1の視点は「案件情報の受け渡しを自動的に行いたい」というニーズです。

「自動」の反対語は「手動」や「人手」であり、つまるところ「人間でない何か」に受け渡しを担ってもらうと言う話になります。今日においてはやはり、「コンピュータとインターネットによる自動化」が基本となります。

「ワークフロー・システム」と呼ばれる製品にとっては、必要条件ともいえる機能でしょう。そして、その様な自動化環境では、

[1]の工程のアウトプットが入力されれば[2]の工程に、
[2]の工程のアウトプットが入力されれば[3]の工程に、

自動的に伝達されるようになります。

もちろん「あらかじめ業務フローを設定しておく必要があります。そしてまた、現実的には、個々の案件情報が「デジタルデータ」で管理されていること（ペーパレス）が前提となります。

ワークフローによる「受け渡し」

そして今日では、フローの分岐やループに対応する製品が数多く存在します。

たとえば、以下の業務プロセス定義（業務フローの設定）は、

[1] 営業部社員：受注内容を登録する
[1x] 営業部社員：（差し戻し受け）改めて受注内容を登録する
[2] 営業リーダ：受注内容を確認する
[3] 営業部部長：受注内容を承認する
[4] 営業部部長：100万円超案件の内容を役員報告する

を表現しています。（国際標準表記法 BPMN： Business Process Model and Notation による）

[受注報告プロセス]

「B:工程の自動化」とは？

次に、この例にある［4.役員報告］という『工程』に注目してみましょう。

フロー図を見れば明らかなように、営業部部長は［3.承認］にて「承認する」を入力したのち、100万円超の案件については「案件の内容を全役員に報告する」という処理が必要となります。つまり、この業務プロセス定義に従えば、会議体や個別対面形式で報告したり、メールで報告したりする必要があります。

しかし、もしこの工程を「機械的な通知メール」に置き換えてしまえば、営業部部長の負荷は大きく下がります。

ワークフローによる「自動処理」

この様に「報告する」という「ヒューマン工程」を「自動工程」への置き換えることが、自動化の第2視点である「B:工程の自動化」にあたります。

業務プロセス全体視点では「省力化」、工程視点では「無人化」と言われることもあります。（またBPMN では「サービス工程化」と呼ばれます）

以下の業務プロセス定義（業務フローの設定）は、