ワークフローサンプル: 2018/05

「階層にバラツキがある組織での上司とその上司の指定方法」について、「１」では「職位による絶対的な指定方法」を、「２」では「組織階層に従った相対的な指定方法」を学びました。

いずれの方法も、良し悪しがあり、承認・決裁者ほど、運用時に注意してもらう必要がありました。結局のところ「深さにバラツキがある組織」の場合、どうしても業務ルールをシンプルに記述することが難しくなってしまいます。

組織の規模や、組織メンバーの業務ルール／システム習熟度などによっても、運用しやすい・使いやすいワークフロー（設定方法）は変わってきます。今回、さらに２つのワークフローを紹介しますが、過去に紹介したものも含め、各社の実態に合わせて、「どの記述が誤解無く運用しやすいか」を検討＆選択してください。

ひとつ目は、起案者によってワークフローを分離する方法です。
つまり、申請する立場によって承認経路が変わるなら、ワークフローを分けてみても良いかもしれません。

[稟議フロー（マネージャ起案を別の業務プロセスとして分離）]

先週に引き続き「処理担当者の設定方法」について学びます。

「階層にバラツキがある組織での上司とその上司の指定方法１」では、『上司』の承認を得て、さらに『上司の上司』の決裁を得る二段階決裁の方法を紹介しました。稟議業務以外でも良くある承認フローの形式です。今回は、前回の業務フロー図について、違う書き方を紹介します。

以下のワークフロー図では、２番目のスイムレーンを「マネージャ」（職位による絶対的な指定）ではなく「申請を行った人の上司」（相対的な指定）にしています。
この様に設定すると、申請者が所属する組織の上司に『2.承認／決裁』仕事が割り当てられる事になります。すなわち「部長(役員)2人、マネージャ4人、メンバ12人」の内、『メンバ』が申請した場合は『マネージャ』が『承認』する事になり、『マネージャ』が申請した場合は『部長』が『決裁』する事になります。

[稟議フロー（相対的表記）]

過去の人気記事から、「処理担当者の設定方法」について学びます。

「上司」の指定方法については、いくつかの方法があり、組織構造との関係もあるため、ワークフロー設定の中では難易度が高めの内容となります。まずはいろいろな考え方を知っておくのが良いでしょう。

社長1人、部長(役員)2人、マネージャ4人、メンバ12人。仮に、この「メンバ12人」の内の2人が『部長直下』に配属されているとします。具体的に例示すれば、

2人の部長が主管する部に直接所属している人が『2人×2』
4人のマネージャが主管する「チーム」に所属している人が『2人×4』

の組織を想定してみます。もちろん「チーム」自体は「部」に所属します。具体的には、営業部の傘下に多くのチームがありながらも営業部長自身が営業事務メンバ2人を直接指揮し、製造部の傘下に多くのチームがありながらも製造部長自身が品質管理メンバ2人を直接指揮しているようなケースとなります。

この組織構造の特徴は「深さにバラツキ」がある、ということになります。良くある話ですね。

さて、こう言った「深さにバラツキがある組織」の場合、稟議承認フローのエスカレーションは、どの様な業務フロー図で表記すべきでしょうか？国際標準記法 BPMN に従った書き方を考えてみましょう。議論が分かれる部分は「原則として、マネージャー承認を経て、部長が決裁する」と言う社内ルールを、どの様に描くべきか、という点です。すなわち、この組織の『2人×2』にとっては「マネージャ」が居ません。

[稟議フロー（絶対的表記１）]

先週に引き続き、BPMN (Business Process Model and Notation) を利用したワークフロー定義の方法について、『Workflow Sample』の過去記事を紹介します。
BPMN は、「Model（モデル）)」であり、「Notation（記法）」です。BPMN で書いたワークフロー定義は、BPMシステム上でワークフローシステムとして稼働させるこができます。BPMN を覚えて、あなたの業務をシステム化してみませんか？
BPMN の書き方については、『BPMN超入門』も参考にしてください。

(5) トークンが無限増殖するループ構造
ワークフロー定義では、いろいろなループ構造を表現することができます。ただ、中には、エラーとなってしまうループ構造もあるので、注意が必要です。

[BPMNサンプル-ループエラー]

M204 (業務の流れ) 処理フロー途中に、ループ構造を設定する (使い方)

(6) 業務フロー図を我流で書くなんて、ダメダメ
複数人が同時並行で処理を進めている場合の、処理の「中断」に関する書き方を学びます。BPMN では、「全終了イベント」として定義されています。

[BPMNサンプル-一箇所全終了]

(7) 成果物は同じでも、プロセス開始のキッカケは様々
ワークフローは様々なキッカケで始めることができます。人が開始するだけでなく、タイマーなどにより自動的に開始する方法も想定されています。

[BPMNサンプル-複数多種開始イベント]

BPMNの基礎、Questetra でのモデリング方法

(英文記事 (English Entry))

本ブログ『Workflow Sample』では、様々な業務のワークフロー定義を紹介しています。ワークフロー定義は、BPMN (Business Process Model and Notation) を用いて書かれており、ワークフロー図を見れば業務の流れが（直感的に）わかるだけでなく、業務内容を共有することも容易です。

世の中は黄金週間（GW）、この２週は「BPMNの書き方」についての過去記事を紹介します。業務フロー図の表記法 BPMN や業務フロー図の書き方について、学習する機会としてください。

(1) 業務フロー図表記法BPMNの基本は「分岐」だ

業務の流れを「分岐」させる方法について学びます。3つある分岐パターンのうち、「どれかひとつ」に進む「XOR分岐（排他分岐）」と「全て」に進む「AND分岐（並列分岐）」を紹介します。

[BPMNサンプル-XOR分岐]