「PayPal の『今すぐ購入』ボタンを作って!」

今や個人でも簡単に『オンライン販売』ができる。「画像」だろうが、「訪問サービス」だろうが、あらゆる製品サービスに対して『購入ボタン』を作成し、ホームページに設置する事ができる。しかも「3~4%」+「40円 (or $0.30 USD)」の手数料を差し引かれるだけだ。

具体的には、販売者は 『PayPal』 にログインし、『製品とサービス (Product & Services)』メニューから『ウェブ ペイメント スタンダード (Website Payments Standard)』に行き、ボタン種類を選択するだけで、ボタンづくりを始められる。(PayPal のまわしもの?)
  1. 単一商品販売 (Single items)
  2. ショッピングカート (Multiple items)
  3. 定期的な自動支払い (Automated payments)

しかし、
しかししかし、
組織内の誰しもが『今すぐ購入ボタン』を作れる状況は、あまり望ましくない。ボタンの命名規則(PayPal 側に保存される)や、ボタン設定の統一感も図りたい。

[PayPalボタン作成依頼フロー]
プリンタ用紙の在庫が無い!

最後に使い切った人が、総務部に連絡してくれたらイイのだけど、ナカナカ徹底できない。。。
実は、総務は連絡を受け取ったのだけど、その後の発注につながってなかった。。。

まぁ、色々と悩ましい「オフィス消耗品の発注管理」だ。今どき「発注」にさえ至れば、当日配送も可能になったのに・・・。

ここで紹介するワークフローは、複合機の前で、総務部に伝達できる点が秀逸だ。(もちろんメールアドレスは張り付けておく)
すなわち、紙が出てくるのを待っている間に、スマホでメールを送りさえすれば良い。わざわざ総務部に足を運ぶ必要もなければ、『プリンタ用紙の在庫無くなった』と言う内容をメールにしたためる必要もない。

[在庫切れ報告&発注フロー]


「このワークフローシステムでは、『代理承認』できますか?」
何気ない一言ではあるが、意外と幅広い意味で使われている様だ。
例えば日本政府でも、様々なケースを想定し、「分任官制度」や「代理官制度」「代行機関制度」などの内部委任制度が整備されている。

  • A. 往訪外出など短期不在の際にのみ、臨機応変に次席職位者が代行処理を行える
  • B. 往訪外出など短期不在の際にのみ、特定業務の特定処理を委ねる
  • C. 入院旅行など長期不在の際にのみ、あらゆる業務の全権を委ねる
  • D. 常に一部特定の業務について、その処理権限を委ねる

一般企業においても、忙しい営業部長がワークフローシステムにログインできず、なかなか決裁できない事態を想定し、決裁権限の委譲ルールを整備すべき場合がある。

以下の稟議フローは、上記Aのパターンである「代理官」による決裁フローの一例だ。
本官(営業部長)の決裁タスク『2.決裁』が3時間放置された際には、複数人の代理官(副部長や部長代理など)にも決裁権限が委譲される仕組みだ。

[3時間で決裁権限が委譲される決裁フロー]


日本の営業マンにとって、名刺は「大量消耗品」だ。展示会に立とうものなら数百枚単位で無くなる。日頃から残存枚数を気にして、適宜「追加発注」を行わなければならない。

名刺作成依頼は、非常にシンプルなワークフローだ。実際、申請フロー(システム)など無くとも、「メール依頼」でそれなりに業務は回る。

しかし、実際に名刺作成申請をワークフロー化すると、色々と可視化されて面白い。
  • セールスマン別の「消耗スピード」を比較
  • 営業部全体の「大量消耗時期」をグラフ化
  • 営業部内の「資格保有者」を検索

業務プロセス設計の練習題材にするのにもモッテコイだ。是非、試してほしい。

[名刺作成依頼フロー]