ワークフローサンプル: 2012/11

「PayPal の『今すぐ購入』ボタンを作って！」

今や個人でも簡単に『オンライン販売』ができる。「画像」だろうが、「訪問サービス」だろうが、あらゆる製品サービスに対して『購入ボタン』を作成し、ホームページに設置する事ができる。しかも「3～4％」+「40円 (or $0.30 USD)」の手数料を差し引かれるだけだ。

具体的には、販売者は『PayPal』にログインし、『製品とサービス (Product & Services)』メニューから『ウェブペイメントスタンダード (Website Payments Standard)』に行き、ボタン種類を選択するだけで、ボタンづくりを始められる。（PayPal のまわしもの？）

単一商品販売 (Single items)
ショッピングカート (Multiple items)
定期的な自動支払い (Automated payments)

しかし、
しかししかし、
組織内の誰しもが『今すぐ購入ボタン』を作れる状況は、あまり望ましくない。ボタンの命名規則（PayPal 側に保存される）や、ボタン設定の統一感も図りたい。

[PayPalボタン作成依頼フロー]

プリンタ用紙の在庫が無い！

最後に使い切った人が、総務部に連絡してくれたらイイのだけど、ナカナカ徹底できない。。。
実は、総務は連絡を受け取ったのだけど、その後の発注につながってなかった。。。

まぁ、色々と悩ましい「オフィス消耗品の発注管理」だ。今どき「発注」にさえ至れば、当日配送も可能になったのに・・・。

ここで紹介するワークフローは、複合機の前で、総務部に伝達できる点が秀逸だ。（もちろんメールアドレスは張り付けておく）
すなわち、紙が出てくるのを待っている間に、スマホでメールを送りさえすれば良い。わざわざ総務部に足を運ぶ必要もなければ、『プリンタ用紙の在庫無くなった』と言う内容をメールにしたためる必要もない。

[在庫切れ報告＆発注フロー]

「このワークフローシステムでは、『代理承認』できますか？」
何気ない一言ではあるが、意外と幅広い意味で使われている様だ。
例えば日本政府でも、様々なケースを想定し、「分任官制度」や「代理官制度」「代行機関制度」などの内部委任制度が整備されている。

A. 往訪外出など短期不在の際にのみ、臨機応変に次席職位者が代行処理を行える
B. 往訪外出など短期不在の際にのみ、特定業務の特定処理を委ねる
C. 入院旅行など長期不在の際にのみ、あらゆる業務の全権を委ねる
D. 常に一部特定の業務について、その処理権限を委ねる

一般企業においても、忙しい営業部長がワークフローシステムにログインできず、なかなか決裁できない事態を想定し、決裁権限の委譲ルールを整備すべき場合がある。

以下の稟議フローは、上記Aのパターンである「代理官」による決裁フローの一例だ。
本官（営業部長）の決裁タスク『2.決裁』が3時間放置された際には、複数人の代理官（副部長や部長代理など）にも決裁権限が委譲される仕組みだ。

[3時間で決裁権限が委譲される決裁フロー]

日本の営業マンにとって、名刺は「大量消耗品」だ。展示会に立とうものなら数百枚単位で無くなる。日頃から残存枚数を気にして、適宜「追加発注」を行わなければならない。

名刺作成依頼は、非常にシンプルなワークフローだ。実際、申請フロー（システム）など無くとも、「メール依頼」でそれなりに業務は回る。

しかし、実際に名刺作成申請をワークフロー化すると、色々と可視化されて面白い。