ワークフローサンプル: 物品調達

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プリンタ用紙の在庫が無い！

最後に使い切った人が、総務部に連絡してくれたらイイのだけど、ナカナカ徹底できない。。。
実は、総務は連絡を受け取ったのだけど、その後の発注につながってなかった。。。

まぁ、色々と悩ましい「オフィス消耗品の発注管理」だ。今どき「発注」にさえ至れば、当日配送も可能になったのに・・・。

ここで紹介するワークフローは、複合機の前で、総務部に伝達できる点が秀逸だ。（もちろんメールアドレスは張り付けておく）
すなわち、紙が出てくるのを待っている間に、スマホでメールを送りさえすれば良い。わざわざ総務部に足を運ぶ必要もなければ、『プリンタ用紙の在庫無くなった』と言う内容をメールにしたためる必要もない。

[在庫切れ報告＆発注フロー]

「パソコンを買う」、「人を雇う」。。。
実際のところ『トップダウン』で即決される事もあれば、『ボトムアップ』に決裁される事もある。どちらが良いと言うものではない。しかし『トップダウン決定』も『ボトムアップ決裁』も、どちらも組織としての決定情報として一元記録したいものだ。

以下の業務プロセス定義は、（起案者はさておき）、最終的な決定者、決定時刻、決定内容が、同じフォーマットで記録できる「意思決定プロセス」の事例だ。組織としての決定は、ここに流れたプロセスを参照すれば良い。ここでは「トップダウンで即決された事」を、さも「ボトムアップで決定された」かのように記録するような事はしない。

このクラウド時代にあって「組織としての決定データ」を電子化すべきは当然だが、この事例の様に「組織としての決定フロー」を複数想定しておくことも、組織機動性担保の観点で重要だと言える。

＃稟議書を『紙』で保存していたのでは、「過去の決定」を検索する事すらままならない。

ちなみに、、、
日本には、ボトムアップ型の意思決定記録フォーマットとして、「稟議(RINGI)」と言う仕組みがある。

社内規程で定められた起案責任者によって立案され、多人数の同意を得てから、決裁者が決裁する。例えば『大規模な広告』を出稿する際には、起案責任者は大規模広告が必要な理由や広告出稿の概要を書いた文書を作成し、それぞれの広告費の見積書を沿えて提出する。実際、その稟議書が決裁者に辿り着くまでに相当な時間と手間がかかってしまう。

しかし違う観点から見れば、決裁する時点で

本当に『大規模な広告』にする必要があるのか？
もっと『大規模な広告』にする必要があるのではないか？
その広告に伴う『リスク』に対応できているか？
その広告によって得られる『効果』は正しく予想されているか？

と言った議論は十分に尽くされているとも言える。すなわち、決裁後の広告出稿作業は、驚くほど迅速かつ円滑に進められる。多くの場合、トップ自らが広告出稿作業について指示する必要はない。
日本企業の中で根強く支持され、今後もしぶとく(?)生き残るであろう仕組みだ。

[調達決裁ワークフロー]

日本のソフトウェア業は「システム受託開発」を中核として発展してきた。通称「SI事業」だ。そして今、衰退期にある。

もっとも「洋服」や「住宅」などと同様、裕福なスポンサー（パトロン）が存在する限り、請負型事業は存続するだろう。しかし一方で、この後退する景気局面にあっては、業務プロセス（ワークフロー）の効率化は避けられまい。加えてサービス品質の向上も模索しなければならないだろう。

ここでは、SI会社（元請け会社）の業務委託契約（外注契約）業務に関するワークフロー・サンプルを例示したい。

[外注契約フロー]

消耗品管理の基本は「購入承認プロセス」と「使用プロセス」の管理だ。
業務フロー管理が進歩すれば、上記に加えて「変換プロセス」なども管理したくなるかも知れない。

ただ、それぞれを別々の業務プロセスで管理していたのでは、いわゆる『在庫数』が分からなくなる。ここでは『消耗品管理系』の全プロセスを統合させた「消耗品購入使用申請」を考えたい。当然ながら「使用申請」の時には、品目の数量を「-1」する。

そうすれば、ExcelダウンロードやGoogleSpreadSheetボタンで、いつでも『最新ログ』や『在庫の増減グラフ』を確認できるようになる(スバラシイ)。

なお、最初から管理対象とする消耗品の範囲を広げ過ぎると業務が上手に回らない。最初は「切手」と「収入印紙」くらいで始めて見るのはどうか？

[切手印紙申請]

販売促進のための販促品や記念品は「アイデア勝負」だ。何処かで見かけたノベルティではインパクトに欠ける。

そんな場合には、やっぱりプロに提案してもらうのが良い。社内の「無知」を集めるより、社外の「プロ」に聞いた方が早い。…と考えた時点で『ノベルティ制作フロー』には「社外のプロ」が関与する事になる。

ここで紹介するノベルティ制作ワークフローでは、マーケティング部の担当者が数量やテーマなどの要望を設定するところから始まる(タスク『1.要望設定』)。「社外のプロ」（ノベルティ販売会社）は、その要望にかなう提案書(GoogleDocs等)を作成し、そのURLを書き込む(タスク『2.質問／提案』)仕組みだ。

[ノベルティ制作フロー]

Business Process Outsourcing なる言葉がある。要するに外部委託だ。グループ企業内に特定業務を一元的に担う組織が存在する場合も、外部委託していると言って良い。

今日では、情報システム部門やコールセンター部門に留まらず、総務部門や経理部門も外部に委託する。それぞれの会社が得意な仕事を「分業」すると言う極めて合理的な考え方だ。しかし、現実は内製化したくなる場面も少なくない。多くの場合『コスト面』ではなく、『スピード面』や『品質面』で不満に感じる。

しかし、BPOサービスを提供する側が、BPMシステム（業務プロセス管理システム）を使いこなし、顧客の要望する業務フローに逐次近づける事ができたとしたらどうだろう？　『業務フローのダイアグラム』を使い、毎月のミーティングでカイゼン案を提示し、その日から業務フロー定義を変更できたとしたらどうだろう？

ここでは簡単の為に、総務アウトソーシングの名刺作成フローに注目し考察してみたい。

＜各タスク名＞
1.名刺作成申請、2.名刺作成承認、3a.作業着手通知、3b. 質問対応、4.作業完了報告、5.作業完了確認

[名刺作成：「3a.作業着手通知」画面]

売掛金ほどではないにせよ、「買掛金の管理」も複雑な要望が多い。

請求書が来るより前に支払い情報を捕捉したい
原材料の購入(製造原価)と一般管理上の購入(一般管理費)を分けたい

と言った要望が経理側から挙がってくるのは時間の問題だ。

早速、『買掛金プロセスを少しずつ構築する』を拡張したい。

＜各タスク名＞
0.支払見込報告、1.請求書受領、2.支払承認、3.不明点対応、4.支払

[買掛金管理-支出見込管理：「2.支払承認」画面]

業務フローを改善し続ける事は、≪企業の競争力≫を磨き続ける事に等しい。特に、金融業界、情報通信業界、物流業界などでは既に、BPMのコンセプトが定着しつつある。BPMシステム側もベンダー各社それぞれに、テンプレートの種類と量を揃えてきた。

BPM の主たる適用領域としては、マーケティングおよび販売活動における「クレーム処理」や「ローン承認」、資源管理および調達購買における「買掛金管理」や「立替金精算」や「資産管理」などが挙げられる。BPM歴の長い企業では「売掛金の管理」や「予算編成」などの難易度が高い業務プロセスにもBPMを適用する傾向にある。

以下は「買掛金」を管理する仕組みの中でも、最もシンプルなものだ。スイムレーンに「経理」が登場しないが、上司承認された請求書を一覧すれば、月末に一括して振込処理を行える。

＜各タスク名＞
1.請求書受領、2.支払承認、3.不明点対応

[買掛金管理-上司承認：「2.支払承認」画面]

調達（購買）の申請ワークフローについては『オフィス用品の総務購買ワークフローも工夫が必要』を例示した。と、なれば、その後の納入検収のステップも一元的に管理しておきたい、と思うのが人情というものだ。つまり「購買申請ワークフロー」と「検収ワークフロー」を合体させたい。（もちろん「紙管理」を含めて、別システムで管理される場合はある）

ちなみに「どの『調達申請』が納品待ち状態なのか」を誰でも把握できる事の意味は大きい。すなわち、例えば「トナー切れ」を発見した時に「既に他の誰かが申請して、今は納入前？」を調べる事が出来る。

申請系ワークフロー（ビジネスプロセス）として頻出の『調達購買』は、「支出総額の抑止」が大きなテーマ。

まずは「小さな支出」の削減の積み重ねが大切だが、その為にも「購買一元化」と「交渉力強化」を推進したい（SRM: Supplier Relationship Management の王道）。
すなわち各部署からの申請は、極力「商品名」に対して必要数量（希望数）を申請してもらう形で行ってもらいたい。以下の例では、プリンタ用紙やトナーなどの消耗品から、ソフトライセンス、チラシやカタログなどの販促ツール等まで、幅広い調達業務が想定されている。

「プリンタのトナーが切れた…、けど、見なかった事にしよう」
貴方もこれまでに４回位（？）は見なかった事にしたハズだ。（決めつけ）。それでも、心ある誰かが予備トナーと交換し総務に報告してくれる。（助け合い？？）

総務としては、効率良く情報を集めて、効率良く外部発注したい。トナーに限らず、蛍光灯／ホワイトボードのペン／伝票といった共用のモノから、名刺や作業服といった個人が占有してしまうモノまで、ホントに多種多様な発注をしているのだ。
目立たない作業だが、結構タイヘンなのだ。