大企業での消耗品調達申請フロー

「プリンタのトナーが切れた…、けど、見なかった事にしよう」
貴方もこれまでに４回位（？）は見なかった事にしたハズだ。（決めつけ）。それでも、心ある誰かが予備トナーと交換し総務に報告してくれる。（助け合い？？）

総務としては、効率良く情報を集めて、効率良く外部発注したい。トナーに限らず、蛍光灯／ホワイトボードのペン／伝票といった共用のモノから、名刺や作業服といった個人が占有してしまうモノまで、ホントに多種多様な発注をしているのだ。
目立たない作業だが、結構タイヘンなのだ。

このワークフローでは「社員が必要と思った物品」について申請をあげる。他方管理部門は、在庫が社内にある場合はすぐに対応する(4-6の経路)が、外部発注が必要な場合には「4.発注or在庫払出」に滞留させておく。すなわち『急ぎの発注申請が到達した場合』や『毎週末』に滞留している申請を絞込検索して一括発注し、発注や納品検収の手間を低減させる。

良くある話だが、決裁された時点で『当事者』と『その上司』、あるいは『同じような申請を上げそうな人（欠品に気付くであろう人）』に対して自動でメール通知される様にしておくと、不毛な問い合わせを減らす事につながる。

ちなみに、多くの場合「申請データ」は何度も再利用される事になる。

• 物品購入-申請
• 物品購入-決裁後通知