ワークフローサンプル: 払込

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難解なビジネスプロセスも、業務の流れ図（フロー図）を見れば誰でも理解できる！
「フロー図の書き方」には色々あるが、『業務フローの描画手法 BPMN』の利点は BPMN と言う言葉を知らない人でも眺めていれば理解できる点だ。

最近では企業のみならず、政府機関や任意団体でも、業務の見直しに BPMN を活用するケースが急増してきた。人員の入れ替わり時や新人配置時にも「業務をスグに覚えられる」のがウケている。業務マニュアルより BPMN を優先するのは至って合理的だ。

(1) 簡単なビジネスプロセスも BPMN で描いて、キッチリと社内共有する。
(2) 定義した BPMN を使って、情報システムを構築する。（BPMツール）
(3) 情報システムの運用実績を元に、ビジネスプロセスを更に改善する。

ちなみに、意外と上手く運用に乗らないのが「紙との併用」が必要になるビジネスプロセスだ。ここでは、その代表格である「立替金申請」を考察してみたい。

※ BPMN: Business Process Modeling Notation (1.x) / Business Process Model and Notation (2.0～)
業務手順を分かりやすく図示して可視化するための表記ルール。複数の人間（や機械）が関わる「一連の業務処理」を記述するのに有効なモデリング手法で、（１）IT技術者でなくとも初見で理解できる、（２）システム実装に直結する、と言った特徴を持つ。業務プロセス管理（BPM：Business Process Management）ツールの基盤技術。業務フローのテンプレートをお届けしている『ワークフローサンプル』も、BPMN 手法を使っている。

参考）http://store.questetra.com/ja/bpm/bpmn/

[立替金申請フロー_デジタル領収書]

立替金申請を紙で回していると、他人の立替金の内容を覗き見る機会は無い。しかし、立替金申請がオンラインで全社可視化されると意外にも他人の立替金内容を見る事が多い。
そして、徐々に社内に「モラル」が生まれ、また「常識の範囲」が醸成される様になる。

立替金の申請を（極力）月に一人一枚にまとめてもらうべく、件名が「佐藤 3月分」と初期値設定された『1.立替金申請』タスクを月初にタイマー起動する。すなわち一か月間近く『1.立替金申請』で滞留させ、何度も上書き保存する習慣を付けてもらう仕掛けだ。

を拡張する。

＜各タスク名＞
1.立替金申請、2.立替金承認、3.指摘対応、4.立替金経理承認、5.振込実行
1b.支払予定入力、2b.部長承認

[立替経費申請-支出確認-月初自動起動：「1.立替金申請」画面]

『お金の流れを社内に可視化する勇気を持とう』では請求書管理について言及しなかった。

本当は、最初のタスク『1b.支払予定入力』を実施する前に、社外からの請求書のチェックフローと言う「上流工程」があるはずだ。
メッセージ開始イベントを追加し、その上流工程のデータを自動的に引き継げる仕組みにしたい。

＜各タスク名＞
1.立替金申請、2.立替金承認、3.指摘対応、4.立替金経理承認、5.振込実行
1b.支払予定入力、2b.部長承認

[立替経費申請-支出確認-データ連携：「5.振込実行」画面]

旅費精算も、外部委託も、人件費も、ぜんぶ「支出」だ。100人以下の会社なら『会社の支出』を全て可視化してしまうのもアリだ。そうする事で、会社全体を考えた意見が発信される様になる！（かも知れない）（流石に人件費は総額表示で！）

以下のワークフロー定義は、社内で発生する支出を全て捕捉する。

＜各タスク名＞
1.立替金申請、2.立替金承認、3.指摘対応、4.立替金経理承認、5.振込実行
1b.支払予定入力、2b.部長承認

[立替経費申請-支出確認：「5.振込実行」画面]

売掛金ほどではないにせよ、「買掛金の管理」も複雑な要望が多い。

請求書が来るより前に支払い情報を捕捉したい
原材料の購入(製造原価)と一般管理上の購入(一般管理費)を分けたい

と言った要望が経理側から挙がってくるのは時間の問題だ。

早速、『買掛金プロセスを少しずつ構築する』を拡張したい。

＜各タスク名＞
0.支払見込報告、1.請求書受領、2.支払承認、3.不明点対応、4.支払

[買掛金管理-支出見込管理：「2.支払承認」画面]

業務フローを改善し続ける事は、≪企業の競争力≫を磨き続ける事に等しい。特に、金融業界、情報通信業界、物流業界などでは既に、BPMのコンセプトが定着しつつある。BPMシステム側もベンダー各社それぞれに、テンプレートの種類と量を揃えてきた。

BPM の主たる適用領域としては、マーケティングおよび販売活動における「クレーム処理」や「ローン承認」、資源管理および調達購買における「買掛金管理」や「立替金精算」や「資産管理」などが挙げられる。BPM歴の長い企業では「売掛金の管理」や「予算編成」などの難易度が高い業務プロセスにもBPMを適用する傾向にある。

以下は「買掛金」を管理する仕組みの中でも、最もシンプルなものだ。スイムレーンに「経理」が登場しないが、上司承認された請求書を一覧すれば、月末に一括して振込処理を行える。

＜各タスク名＞
1.請求書受領、2.支払承認、3.不明点対応

[買掛金管理-上司承認：「2.支払承認」画面]

給与計算は大事な業務。各社員の勤務時間を集計し、残業手当（時間外労働手当）、休日労働手当、深夜労働手当を計算する。
以下のワークフロー定義は、全従業員が自身専用の出勤簿ファイル（Excelファイル）に出勤内容を記入し報告する形態だ。毎月入力になるがExcelファイルは12か月分のシートが用意されているので、同じファイルへの加筆作業となる。基本的な情報（プロセスデータ）は前月データを引き継ぐ。

＜各タスク名＞
1.出勤簿入力依頼、2.出勤簿入力、3.出勤簿上司確認、4.再提出対応、5.出勤簿経理確認

[出勤報告-入力依頼省略：「2.出勤簿入力」画面]

支払件数が多い会社なら、『請求書が届いたらスグにワークフロー登録を！』にあるような、請求書一枚一枚に対して担当者の確認を取る様な業務フローは手間がかかって仕方がない。経理部に直接届く請求書を中心に、ある程度は経理部内で支払処理を完結させたい。（ガス電気水道料金並みに (？)「チェック不要なもの」もある）（年次契約の支払等）

請求書はパラパラと届く。しかも、経理部に直接届くモノは半数程度。各部署に請求書が届いた場合、到着直後に、ワークフローに入力してもらいたいものだ。（シメビ間際の入力ではなく！）
以下の業務フロー定義では、請求書到着時の『1.請求書内容登録』を各部署でも、経理部でも、どちらでも実行できる。つまり請求書が到着し次第入力し、担当者の確認業務『2.請求支払内容確認』になる。