立替金申請プロセスを月次起動させるタイマー設定

立替金申請を紙で回していると、他人の立替金の内容を覗き見る機会は無い。しかし、立替金申請がオンラインで全社可視化されると意外にも他人の立替金内容を見る事が多い。
そして、徐々に社内に「モラル」が生まれ、また「常識の範囲」が醸成される様になる。

立替金の申請を（極力）月に一人一枚にまとめてもらうべく、件名が「佐藤 3月分」と初期値設定された『1.立替金申請』タスクを月初にタイマー起動する。すなわち一か月間近く『1.立替金申請』で滞留させ、何度も上書き保存する習慣を付けてもらう仕掛けだ。

• 『お金の流れを社内に可視化する勇気を持とう』
• 『予定請求書登録で毎月のキャッシュアウトを予測』

を拡張する。


＜各タスク名＞
1.立替金申請、2.立替金承認、3.指摘対応、4.立替金経理承認、5.振込実行
1b.支払予定入力、2b.部長承認

[立替経費申請-支出確認-月初自動起動：「1.立替金申請」画面]

＜各プロセスデータ名＞

• 件名
  
  • ≪立替者・振込先 （例：佐藤 3月分、ＸＸＸ株式会社）≫
  • ≪注：各明細項目は同一月に限定≫

▼コントロール▼

• ユーザ型: 上司
• 選択型: 上司チェック(OK / NG)
• 選択型: 経理チェック(OK / NG)
• 選択型: 部長チェック(OK / NG)
• 日付型: 振込実行日
• 掲示板型: 社内通信

▼支払情報▼

• 数値型: 振込金額
• 日付型: 振込期限
• ファイル型: 添付ファイル
• テーブル型: 振込金額の明細
  
  • 文字型: 日付
  • 文字型: 適用
  • 数値型: 単価
  • 数値型: 数量
  • 数値型: 小計
  • 文字型: 備考

上記ワークフロー定義では、月初の9時に自動的に全社員のタスクリストに『1.立替金申請』が追加される。しかも件名の初期値が「佐藤　3月分」の様に自動で記入されているので、一般の社員は締切日である35日後まで、自分のタスクリストに表示させ続けることになる。

なお、１円も立て替えなかった月に「立替総額０円」でワークフローを回すのも悪くはない（未申請者の検知に役立つ）が、やはり申請自体を中止できるようにしておく方が良いような気がする。


＜各タスク名＞
1.立替金申請、2.立替金承認、3.指摘対応、4.立替金経理承認、5.振込実行
1b.支払予定入力、2b.部長承認

＜追加プロセスデータ名＞

• 選択型(チェックボックス): 申請者中止(中止する)

• 立替経費申請-支出確認-月初自動起動
• 立替経費申請-支出確認-申請中止