合意文書の作成過程くらいオンライン化しよう

合意した内容は、個人間でも、会社間でも、そして国家間でも、≪紙≫にまとめられる。紙の発明ってホント凄い…（2000年前＠中国）　そして21世紀の今日。「ペーパレス」などと言う言葉もあるが、合意事項は≪紙≫でまとめられている…。

もっとも、合意文書はパソコン等で作成され、末尾の署名欄だけ直筆サインを書く。契約行為を行う社長達は、（その中身をあまり見ずに）、一日に何枚もサインする仕組みだ。（ハンコで認証する日本や韓国等では、代理の人がペタペタ押す）
前半の「合意文書がパソコン等で作成される過程」をワークフローを使って可視化しよう。

＜各タスク名＞
1.合意文書草案、2.草案チェック、3.指摘対応、4.法務チェック、5.印刷＆サイン取得

[署名捺印申請：「4.法務チェック」画面 ]

＜各プロセスデータ名＞

• 件名

▼合意文書情報▼

• ファイル型: 合意文書ファイル
• 文字型(複数2行): 合意の相手先
• 文字型(複数3行): 合意文書の概要

▼承認コントロール▼

• ユーザ型: 上司(User)
• 選択型: 上司チェック (OK / NG)
• 選択型: 法務チェック(OK / NG)
• 掲示板型: 社内通信

これで「押印申請書類に押印して回す」という、何とも前近代的な業務フローから脱却できる。紙の消費も減るので地球にやさしい。しかも合意文書がデジタルファイルとして自動的に記録されるので、過去調査する時の書類検索手間が大幅に省力化される。再利用性も高まるだろう。
以下は、締結完了記録も残しておくワークフローだ。

＜各タスク名＞
1.合意文書草案、2.草案チェック、3.指摘対応、4.法務チェック、5.印刷＆サイン取得、6.提出記録

＜追加プロセスデータ名＞

• 日付型: 締結完了日

• 署名捺印申請
• 署名捺印申請-完了記録