第502話:ユラギを無くすには「マスター参照」でしょ!

2016年9月26日
法人名の「ゆらぎ」が頻発!

見積書や請求書の宛先データが、「日本電信電話株式会社」になってたり、「日本電信電話(株)」になってたり、「NTT株式会社」になってたり・・・。やはり、見積書作成フローや請求書作成フローの入力フォームは、(TEXT フォームではなく)、セレクト方式にせざるを得ない。でなければ、集計に耐えないデータが溜まっていく一方だ。

いわゆる『顧客マスター』はスプレッドシートで管理しているのだが。。。


以下のワークフローは、『ワークフロー環境の顧客マスター』が、Google スプレッドシート内のデータによって自動更新される仕組みだ。様々な業務フローで「顧客名選択」というセレクト方式の入力フォームを設置することができるようになる。しかも、その入力フォームは、常に最新の『顧客マスター』が維持されるのだ。

※ ここで使われている[Sheet参照]という自動工程(サービスタスク)は、あらかじめ[アドオンXML]によって機能拡張しておく事で利用可能となる。(v11.1: 2016-09-05)

[取引先マスター同期]

クラウド型ワークフロー "Questetra" では、グレーの四角アイコンは「自動処理工程」を表し、水色の四角アイコンが「人間によるデータ入力工程」を表す。

一目して分かるように、毎朝の自動更新に人間は関与しない。ワークフロー環境上の顧客マスター(取引先マスター)は毎朝自動的に最新データに更新される。(「資本金」や「URL」といった他のカラムは参照されない)

つまるところ「顧客マスターを最新更新する」という業務プロセス全体が無人化されている。それでいて、必要とあれば、手動にて同期させることも可能となっているのだ。素晴らしい!


なお、ここで行われる自動通信は、ワークフロー環境(Questetra)側から「Google Sheets API v4」(2016年5月登場)に問い合わせる(リクエストする)形で実現されている。

確かに「API」(Application Programming Interface)と聞けば、何やらプログラマにしか扱えないシロモノにも聞こえる。が、それほど大した設定ではない。設定時に一度、通信を認可すれば、あとは自動的に日次更新される。APIを体験したことが無い方も、是非一度挑戦してみてほしい。

<OAuth2.0 通信>

1) Service Provider 側を設定する (※ Google Developer Console)
  • アプリケーションの種類: ウェブアプリケーション
  • 認証情報: qapp
  • 承認済みのリダイレクト URI: https://s.questetra.net/oauth2callback
2) Questetra 側(クライアント)を設定する (※[プロセスモデル詳細]>[OAuth 2.0 設定])
  • Name: sheets-api-v4
  • Authorization Endpoint URL: https://accounts.google.com/o/oauth2/auth?access_type=offline&approval_prompt=force
  • Token Endpoint URL: https://accounts.google.com/o/oauth2/token
  • Scope: https://www.googleapis.com/auth/spreadsheets
  • Consumer Key:(Google Developers Console で取得)
  • Consumer Secret:(Google Developers Console で取得)

<アドオンXML コンフィグ画面>

利用しているAPI: Method: spreadsheets.values.batchGet

[取引先マスター同期:「0.手動同期」画面]

<データ項目一覧画面>


[雛形ダウンロード (無料)]
<類似プロセス>
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