ワークフローサンプル: 第499話：ナンデ見積提出の概況が分からないんだ！

「いま提出済の見積書、合計は幾ら？」

営業部長なら誰でも気になる売上予算。いや、営業部長でなくても、会社の売上進捗が気になって仕方がない人は多い。

何枚の見積書が提出されているのか？
その見積書の総額は幾らなのか？？
そろそろ「受注報告」が上がってきても良さそうな案件は何？？？

当然の話だが、、、「売上高」を予想したいなら『見積書トラッキング』が欠かせない。

もし「見積起案」や「見積承認」や「結果報告」といった一連の見積業務が進捗管理されていれば（ワークフローで管理されていれば）、『どの工程に、どんな案件が、何件あるのか？』が一目瞭然となるだろう。フローを流れた過去の案件を集計すれば『受注率』だって簡単に算出できる。

（ていうか、見積書の提出総額がワカラナイなんて「営業部の生産性」が問われる…）

以下のワークフローは「1.見積内容の起案」に始まり「4.受注失注報告」に終わる『見積作成フロー』だ。（将来的には『請求プロセス』に接続したい）

見積作業が開始されれば、営業部長も、営業も、自分が今やらなければならないこと（「見積書を承認しなければならない」、「見積書を客先提出しなければならない」など）が明確になる。そこに「ムダな待ち時間」はない。もちろん「対応モレ」や「報告モレ」なども一切ない。

そして役員連中は、四半期決算ごとに「提出済みで受失注報告待ちの見積書」（第4工程に滞留している見積書）をチェックするのだろう。

[見積作成フロー]

『見積書トラッキング』は、何も会社のためにだけ存在するのではない。

たとえば、個々の営業スタッフであれば、

自分が先月提出した見積書は何枚で、その総額は幾らだろう？
自分が今年提出した見積書は、何割くらいが成約につながったのだろう？
あの先輩は、先月何枚の見積書を提出したのだろう？？
あの先輩は、何割くらいの成約率なのだろう？？

全ての見積書がトラッキング対象になれば、「過去」や「現在」が明らかになるだけでなく、これから先の「未来」についても大きなヒントを得ることができるだろう。

なお、このワークフローでは「見積書PDF」が自動生成されるだけでなく、社内SNSでの情報共有も自動化されている。すなわち、見積書を起案した際には営業部内のSNS「OpenChat」に自動投稿され、めでたく受注した際には全社のSNS「Slack」に自動投稿される仕組みだ。

社内から沢山の「いいね」や「コメント」をもらえれば、モチベーションも上がる。

ちなみに、この自動投稿部分は、Questetra v11.1 から利用できる機能だ。詳細はプレスリリースをご参照願いたい。

クエステトラ：クラウド型ワークフロー、オリジナル自動工程の追加機能を実現
～「Slackへの投稿」や「CSVに変換」といった自動処理工程も、設置可能に～

[見積作成フロー：「1.見積内容の起案」画面]