ワークフローサンプル: 採用プロセスの標準化、注意すべきポイント

業務プロセス『アルバイト採用』、、、における課題。

＜課題１：「今」が分からない＞

○○君の応募は、今、誰が対応しているのか？
○○君の応募に対して、次は、何をするのか？
採用(不採用)通知まで、何ステップが残ってるのか？
応募者とのコミュニケーションに、ヌケモレは無いか？

＜課題２：「過去」が分からない＞

○○君は、どんな評価で、いつ採用されたのか？
不採用となった人の不合格理由は何だったのか？
去年は何人の応募があって、何人合格したのか？
結果の通知まで、どのくらいの時間がかかるのか？

例えば、『履歴書の受理』、『電話での面談日程調整』、『口頭での合否通知』と言った「日常的な業務」、、、いずれも、記録を残すとなると結構な手間だ。結果として、業務ノウハウは共有されず、業務の流れは属人的になる。組織としての「あるべき業務フロー」が議論される事も無い。

確かに

　「採用活動なんて、その時々のマネージャによって手法がチガウもんだ！」　

そう言う結論もアナガチ間違っていないのかも知れない。しかし、（他の業務にも言える事だが）、「標準化」なくして「分業化」は実現しない。『採用フロー』は、事業規模の拡大、新規事業の開発、他市場への進出など、会社の進化を大きく左右する業務だ。人事業務の進め方は、少しずつであっても、「可視化」する方向に、そして「標準化」する方向に改善して行きたい。

[アルバイト採用判定フロー]

[アルバイト採用判定フロー：「3.面談の実施(合否判定)」画面]

[データ項目一覧画面]

このワークフロー定義は、応募者の「アルバイト応募」に始まる業務プロセスだ。全ての社内処理が自動的に記録される。大まかな流れは、[1]『応募フォーム』へのエントリ、[2]電話での面談日程調整（確認メール送信）、[3]面談、[4]合否通知メール、となっている。
また、人事採用の事務処理は迅速でなければならないが、一方で合否通知等に誤記や誤植があってはならない。（特に応募者の名前やアドレスを間違えると大きな問題になりかねない）　このワークフローでは、＜面談日程＞や＜合否＞など、入力しなければならないデータを最小限に留め（複雑な操作を排除し）、全ての通知メールが自動的に組み立てられる様になっている。

無機質な印象を与えてしまう可能性もあるが、「ミスの防止」と「スピーディな合否通知」を実現している。

ちなみに、

「アルバイト募集」の貼り紙をどう表記すべきか？　
どの時期に応募受付を行うべきか？　
募集期間は何日程度が妥当か？

と言ったノウハウは『採用判定フロー』と言う業務フローのスコープ外（範囲外）だ。

なお、言うまでもない事だが、会社業種や募集業務によって「あるべき業務フロー」は異なる。（『飲食店のフロア担当』、『受託会社のデータ入力事務』、『商社の役員秘書』など）　あるいは同じ会社の中でも、支店や地域によって異なる場合もあるだろう。その様な場合、基本的なフローを全社共通の『業務テンプレート』（業務雛形）として作成し、支店、店舗、地域、チームと言った単位で、個別にアレンジするのも悪くはない。

※ Drag＆Dropでアレンジできるクラウド型ワークフロー『Questetra BPM Suite』がオススメですよー。

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